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    秘书职业资格考试——信息的存储
    作者:培训吧 来源:my8848.com 更新日期:2009-12-14
      (一)相关知识
      1.信息存储的载体
      (1)纸质载体。纸质载体是目前使用最多的信息存储载体,具有记载和阅读方便的特点,比磁性或其他媒体的存储程序更具标准化。
      (2)磁性载体。磁性载体的类型主要有:
      1)软盘。软盘是一种很薄的磁性盘片,能随时存取信息,成本低、体积小、重量轻,可脱机存放,但存储的信息难以长期保存,数据容易丢失。
      2)硬盘。它是计算机系统一中最常用的外存储器,存储容量大,存取速度快,传输率高,可靠性高,但内置式硬磁盘不易拆卸,不易脱机保存,不适于保存期长的文件。
      3)磁带。它是一种磁性带状存储介质,可脱机保存,比软盘存储容量大,但存取速度慢,易磨损,存储信息需要配置相应的磁带机。
      4)光盘。光盘有只读式光盘、一次写入光盘和可擦式光盘之分,可用于记录图像、声音和文字信息,是理想的多媒体存储介质。光盘存储容量巨大,可靠性高,保存信息时间长,数据传输速度快,单位成本低,应用范围广。
      5)缩微品。它包括有缩微胶卷和缩微胶片,是利用专门的光电摄录装置,把纸质载体的信息或机读文件按一定的缩小比例拍摄于感光材料上,制成缩微复制品。存储密度高,可以节省存储设备,便于存储和管理,查找迅速,传递方便,保存时间长,利于保护信息原件。
      秘书无论采用何种载体存储信息,都要明确信息存储的意义,在信息存储中体现价值性、时效性、科学性、方便性,掌握不同信息存储载体的保管要求,根据各种信息存储载体的特点,采用相应的管理和保护措施。
      2.信息存储的装具与设备
      信息存储装具与设备有:文件夹、文件盒、文件袋、文件柜与文件架(如:直式文件柜、横式文件柜、敞开式资料架、卡片式储存柜、显露式文件柜)。
      3.信息存储管理系统
      (1)信息集中管理系统将所有类型的信息集中在一起存放管理,形成完整、标准
      的信息系统,建立高效信息服务体系和案卷借调系统。信息集中管理系统便于实现科学化、现代化,具有整体性的特点,能有效利用存储空间,减少信息的重复存储,保证信息质量,使用标准化的分类系统,实行有序的存储检索。但归档和查阅不太方便,不利于满足各部门的特殊需求。
      (2)信息分散管理系统
      所有信息都由单位内各个部门分别保管。信息管理方式有灵活性和专门性,可根据实际情况采用适宜的立档方式,发挥熟悉业务的优势,提高文档质量。但不利于建立统一的分类体系,不利于信息的综合管理和利用。
      (3)信息计算机辅助管理系统
      在手工管理的基础上,用计算机对信息编目、整理、检索、利用和保管等工作进行辅助管理,用计算机进行数据处理。其功能有信息扫描、信息录入、信息加工处理及存储、信息目录或全文检索、信息传递等。
      4.信息存储的要求
      (1)选择有使用价值的信息存储。
      (2)按信息内容确定存储期,对过期的信息及时进行调整和清理。
      (3)分类存储信息。
      (4)防止存储信息受到损坏、失密。
      (5)信息的存储要便于查找和利用。
      (二)示例分析
      天地公司部门多且分工明确,形成的信息材料数量大。为了使信息有序化、易查找,钟苗按照信息来源的部门,结合时间顺序进行信息排列,然后将信息装入文件夹中,整齐地放入文件柜中保存。人们来查阅信息时,可以根据形成部门和形成时间迅速找到信息,提高了信息的利用率。
      点评:为了在工作中方便迅速地找到信息,要根据实际情况,进行信息的分类、登记、编码、排列,实现科学的存储,保证及时迅速地检索和利用。秘书要了解信息存储方式,掌握信息存储步骤与方法,按信息存储要求存储信息,更好地提供信息服务。
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      (三)工作程序
      1.登记
      登记是建立信息的完整记录,系统地反映信息存储情况。信息登记有总括登记和个别登记两种类型。总括登记反映存储信息的全貌,一般登记存人册数、种类及总量等。个别登记是按照信息存储的顺序逐件登记,便于掌握各类信息的具体情况。
      2.编码
      登记存储的信息要进行科学的编码。信息的编码由字母或数字组成基本数码,再由基本数码结合成组合数据。信息编码的方法有:顺序编码法,按信息发生的先后顺序或规定一个统一的标准编码,用于不很重要或无需分类的信息的存储;分组编号法,利用十进位阿拉伯数字,按后续数字来分别信息的大、小类,进行单独的编码。
      3.排列
      对经过编码的信息要进行有序化的存放排列。常用的排列方法有:时序排列法,按照接收信息的时间先后顺序存放排列;来源排列法,按信息来源的地区或部门,结合时间顺序,依次排列;内容排列法,按信息所反映的内容分类排列;字顺排列,按信息的名称字顺排列。
      4.保存
      (1)手工存储
      通过手工将信息保存在信息存储装具与设备中。手工存储便于利用信息,阅读信息,存储设备便宜,但存储设备占用空间大,信息可能受到火、潮湿、蛀虫的破环,信息排放有误会影响查找效率。
      (2)计算机存储
      以数据库、电子表格、文字处理或其他应用程序的形式形成的信息能以计算机存储保存。计算机存储的信息量大,节省存储空间,容易编辑或更新。保存于网络系统的信息,能迅速查找,但设备昂贵,信息可能被病毒破坏,也容易丢失。要对信息进行定期备份,并将备份另行存放。重要信息要制作书面备份。 考试大收集整理
      (3)电子化存储
      利用电子文档管理系统存储信息。文档存储在CD—WROM(光盘,一次写入,多次读出)盘上,纸质的文档被扫描,而且计算机文档保存在CD-WROM盘上。电子化存储节省空间,容易制作备份,信息查找容易,保存在网络系统上的信息能直接由用户从他们的计算机上访问,但设备昂贵,查找信息的质量和使用程度取决于系统初始设置。
      (4)缩微胶片存储
      利用照像方法,将信息记录保存在缩微胶片上。缩微胶片存储节省空间,节省存储设备费用,但照像和阅读胶片需要昂贵的设备,缩微胶片图像的质量会随时间的推移而下降。
      5.保管
      有序化保存的信息要进行保管,做到防火、防潮、防高温、防虫害,防失密、盗窃、定期或不定期进行清点,及时剔除失去保存价值的信息,及时存储更新,不断扩充新的信息,建立查阅、保管制度,实施科学保管。
      (四)注意事项
      (1)存储信息要选择质量好的存储载体。
      (2)加强存储载体的日常保管。
      (3)注意调节存储场所的温度与湿度。
      (4)防尘、防磁场,勿折、勿摸磁表面。
      (5)定期检查、复制。
      (6)计算机存储应采取必要的保护措施:制作备份;重要信息应制作书面备份;磁盘存放在磁盘盒中;不使用外来的磁盘,以防带来病毒。
      (五)相关链接
      信息存储的意义
      信息存储能够丰富信息资源,利于集中管理信息,使信息的查找方便、迅速,减少信息的无序存放和丢失,实现信息资源共享。

     
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