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    咨询工程师2010年项目组织与管理复习资料(13)
    作者:培训吧 来源:px8.com 更新日期:2010-2-8
      第三节工程项目的沟通和协调(熟悉)
      一、概述
      (一)项目团队内部的沟通
      项目所有各方的沟通可概括为两大类:项目团队内部的沟通和向团队外部管理层和客户进行的沟通。
      项目团队成员有四种主要的沟通要求:
      (1)责任。每一个项目成员都需要非常确切地知道他负责的是项目的哪一部分,与其它部分有哪些联系。
      (2)协作。在项目实施过程中,参与项目建设的各方相互依赖,相互协作、相互影响,通过实施过程的沟通使相关各方有效地协调工作,确保项目目标的顺利实现。
      (3)决策要求。要通过沟通使项目成员知道由顾客、项目主办者和管理者所做出的与项目实施及其业务环境相关的所有决策,从而与相关决策保持高度的一致性。
      (4)项目进展情况。要通过沟通使项目成员了解项目进展情况并跟上项目的进展。
      一次富有成效的项目情况会议可以满足项目团队内的多种沟通需求,为项目管理人员提供机会:
      ①提升团队凝聚力;
      ②将来自团队外部的有关项目进展的信息通报给大家;
      ③发现潜在问题或就共同问题的解决方法进行沟通;
      ④确保整个团队共同分担责任以达成所有的项目目标。
      (二)与管理层和顾客进行沟通
      成功的项目管理人员可以满足利害相关者的期望,在所有应得到满足的利害相关者中,顾客和管理层应排在名单的最前面。项目管理人员应该考虑如何将信息传递给管理层和顾客。
      二、工程项目沟通管理的特征
      ⑴复杂性。
      ⑵系统性。
      三、工程项目沟通的重要性
      (1)为项目的决策和计划提供信息。
      (2)作为组织和控制管理过程的依据和手段。
      (3)是改善人际关系构建项目管理团队必不可少的条件。
      (4)是项目管理人员成功进行项目管理的重要手段。
      四、沟通方式
      沟通方式包括:
      1.书面正式的沟通
      2.书面非正式的沟通
      3.口头正式的沟通
      4.口头非正式的沟通
      沟通方式的选取取决于欲要沟通的对象。
      口头沟通的方式有私下联系、团队会议或者打电话,这种沟通方式的优点是沟通方便,具有很大程度的灵活性且沟通速度快,能提供一些正式沟通中难以获得的信息,缺点是容易失真。而书面沟通则要求精确,它通过文件的发放、会议记录、往来信函、报告及备忘录以及电子邮件和工程项目管理信息系统等作为其传输载体,其优点是沟通效果好,有较强的约束力,缺点是沟通速度慢。
      五、消除障碍,提高沟通的有效性
      (一)有效信息沟通的障碍
      沟通的障碍:①认知障碍;②语义障碍;③个性和兴趣障碍;④态度、情感和偏见造成的障碍;⑤组织结构的影响;⑥信息量过大造成的障碍。
      (二)有效沟通需要的条件
      ⑴相互之间的文化背景的了解。
      ⑵具有明确的沟通动机和期望。
      (三)有效沟通的途径
      沟通的有效性,主要取决于发送者和接收者对沟通的态度和环境。
      为了实现有效的沟通,项目管理相关各方应该:
      ①明确希望通过沟通所达到的目标,并做好工程项目的沟通计划安排;
      ②考虑沟通时的一切环境情况,包括沟通的背景、社会环境、人的环境以及过去沟通的情况等,以便沟通的信息符合环境情况要求;(
      ③确定进行沟通的方式,并注意使用和改进沟通的技巧;
      ④引起相关人员的兴趣,应尽可能取得他人的意见,与他人商议,既可以获得更深入的看法,也易于获得其积极的支持;
      ⑤要使用简单、明确的表达,做好工程项目信息传播管理;
      ⑥要进行信息的追踪与反馈,充分发挥工程项目的绩效报告的作用;
      ⑦做好工作终结的信息处理。

     
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