第三节 会后落实
学习目标：通过的学习，使三级秘书了解及时总结会议筹备、组织及服务工作，评估会议工作效率和质量等项工作，掌握会议总结的方式、内容，建立会议评估体系的意义和方法等项基本的要求，从而实现有效的会务管理能力。
一、 会议总结工作的内容和要求
（一） 相关知识
1. 会议总结的目的
会议总结的目的具体来讲主要有以下几点：
（1） 检查会议目标的实现情况。
（2） 检查各个小组的分工执行情况。
（3） 将员工自我总结和集体总结相结合，以积累经验，找出不足，从而明确今后搞好同类型会议组织与服务工作的借鉴之处，不断改进会议的组织服务工作。
（4） 奖惩相关人员，并要妥善解决会议的遗留问题。
2. 会议总结的内容
总结内容包括会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、主要议题，参加会议的上级领导人，会议的主持者，领导报告或讲话的要点，对会议的基本评价和贯彻要求，会议的决议情况及今后的工作布置等。
3. 会议总结的方法与要求
（1） 会议总结的方法
会务总结的形式有座谈会、表彰会和书面总结等。中型以上的会议结束后，大会秘书处要组织全体工作人员进行总结。也有重要会议，如果有时领导有具体要求，就需要在弄好总结会的基础上，写出书面的会务工作总结，并交有关领导审阅后，作为大会的文件资料，连同会议记录、会议简报、会议文件等，一并作为完整的卷宗归入档案。对重要的会议，秘书可以在会议结束前印发一份问卷或会议组织评估表，以对会议的成效进行打分，所涉及的方面包括明确会议目的、完成任务、会场以及时间的安排等内容。这些反馈回来的资料对会议的总结具有相当重要的意义。
（2） 会议总结的要求
总结工作要以科学的绩效考评标准为指导。绩效考评标准是指对会议工作人员绩效的数量和质量进行监测的准则，它应具有完整性、协调性和比例性。
○1会议工作总结要根据岗位责任制和工作任务书的内容，逐条对照检查。
○2要切实回顾和检查会议工作中好的方面和存在的问题，认真总结经验教训，不断探索办会的规律。
○3应有理有据，实事求是，要突出重点，有所侧重。
○4会议的总结应一分为二，以激励为主。
○5总结出简单是易行的办会程序和制度，使会议工作科学化，程序化和制度化。
（二） 工作程序
会议总结工作程序为：对会议征询意见，拟就工作总结→向领导报告会议结论→总结定稿→印发→归档→组织全体工作人员进行总结。
（三） 注意事项
1. 撰写会议总结的注意事项
撰写会议总结要及时、全面、科学。一个会议召开完毕，秘书就应着手撰写会议总结或会议纪要。总结或纪要的内容包括会议名称、时间、地点、规模、与会人员人数、主要议题，参加会议的上级领导人，会议的主持者，领导人报告或讲话的要点，对会议的基本评价和贯彻要求，会议的决议情况及今后的工作任务布置等。
2. 撰写新闻稿件的注意事项
撰写新闻稿件应注意：一是要及时，强调报道的时效性；二是要准确地反映会议精神，有利于推动会议精神的贯彻落实；三是无论由谁撰写，发布前都应送领导人员审核，以免出现偏差或错误。
（四） 相关链接
发布会议新闻报道的方法如下：
（1） 邀请新闻记者到会，由新闻记者直接报道会议新闻。
（2） 召开记者招待会，发布会议新闻。特别重要的大型会议，在发布综合消息时，还要配发评论。
（3） 会议秘书部门自己撰写新闻稿件，提供给新闻记者丰富而具体的各种资料、数据，准确反映会议精神。
二、会议评估工作的内容和要求
（一）相关知识
1.会议评估工作的内容
会议的效率是会议所取得的效果和会议成本（包括各种人力、物力以及其他资源的支出或消耗）之间的比值。比值越大，会议的效率越高；反之，会议的效率越低。
（1） 构成有效会议的要素
人们总结出一个有效会议应该具备的若干要素，其中主要包括清晰的目标、适当的时间、合适的地点、恰当的形式、顺畅紧凑的议程、准确的信息传递、周密的前期准备、精心挑选的参会人员、参会人员得当的表现、领导人员良好的控制能力、合理的内容安排等。
（2） 影响会议效率的主要因素
影响会议效率的因素很多，主要可以归结3个方面：
○1会议的重要性。
○2会议前期准备工作的质量。
○3会议责任分工。
除上述三点外，影响会议成效的原因还有很多：
1） 会议多、长、大、高
① 会议多。
② 会期长。
③ 会议规模大。
④ 会议规格高。
2） 会议支出超标，浪费惊人
3） 会议准备不充分，会议质量不高
4） 组织者组织不当
① 会议组织不周密，对会议目标失去控制，会议被几个能言善辨的人控制了进程。
② 程序安排不当。
③ 理解不透。
④ 会议记录有误。 [NextPage]

2.会议评估的标准
会议评估的主要来源是会议主持人、训练有素的会议专业从士、与会人员。大致看来，评量会议效率与质量的标准如下：
（1） 目标
① 是否达成目标；目标达成与否的确切理由。
② 主持人的准备、主持是否理想；是否准备方程；开会目的是否清楚；是否指定会议记录者；是否准备开始与结束会议；是否照议程进行；是否适时整合众人意见；决议工作分配是否妥当。
③ 发言者的发言是否引起共鸣；讲稿是否准时提供，质量如何；发言者对辅助设备和资料的评价。
④ 会议形式‘地点是否合适；提供的用车状况是否令与会人员满意。
⑤ 会议发放资料是否及时适用，所花费用是否值得；会场风格布置、设计是否达到效果；器材设备是否有效率的工作。
（2）会议时间评估。
（3）与会人员参与会议的状态与收获；对会议的满意程度与理由；提出改进的意见或建议。
（4）会议服务评估。
（5）会议实际费用支出、会议成本评估。
（6）再度召开同样的会议时，继续推进与维持的事项。如下表。
会议继续推进与维持的事项表
事项 继续维持 改变或推进 说明
1.会议地点
2.会议时间
3.与会人员人选
4.目标
5.场地的摆设
6.视听器材
7.议程
8.会议规划与准备
9.会议通知
10.会议开始时的引言
11.主持人发言的比重
12.与会人员发言的比重
13.会议终了时的结语
3. 会议评估工作的方法和要求
评估方法可以在会议结束时以意见调查的方式进行，请与会人员填写会议评估表。另一个议事效率评估的方法是：告知与会人员有义务一同提高会议质量。规定各部门无论大小会议，都必须以书面方式在会议结束前两分钟做此调查。
4. 会议效果评估表格的设计方法
（1） 对会议管理工作的总体评估
会议管理工作评估表格应该覆盖会议工作的方方面面，包括会议方案、会议地点、时间、与会人员范围、食宿安排、会议经费和各项活动内容。
（2） 对主持人的评估
主要侧重于对主持能力、业务水平、实现会议目标的能力、工作作风和对会议进程的控制能力的评估。可请会议成员的观察员记录填写。
主持人的行为表现评估表