一、熟悉档案利用工作的方式和途径
　　(一)学习目标
　　熟悉档案利用工作的主要方式和途径
　　(二)档案利用与相应知识
　　企事业单位开展档案利用的方式和途径有很多，这里择其要者，做些介绍。
　　1.开设阅览室，直接提供档案原件或复制件借阅
　　阅览室是机关、企业事业单位专门为利用者设置的阅览档案材料的场所。设置阅览室是由档案的特点决定的。档案材料往往只有一份，有的还有一定机密性。因而，就档案部门的普遍情况而言，它一般不宜像图书一样外借。借阅者在阅览室利用档案则有许多优点：首先，便于保护档案材料的物质安全，不仅可避免档案的丢失，而且能减少档案的辗转、磨损，从而使其延长"寿命"。其次，便于及时周转，提高档案利用率。再者，有利于维护党、国家和一个机构内部机密的安全。
　　阅览室是联系档案的保管者和利用者的纽带，是档案工作发挥作用的主渠道，是社会各界了解和认识档案事业的窗口，它的水平反映着管理者的思想水平、业务水平，因而，做好阅览室工作十分重要。一般应注意这样几点：
　　(1)阅览室的设置需兼顾优质服务和严格管理两个方面。阅览室要求明亮、宽敞、安静、舒适、清洁和方便。一般应有服务台、阅览桌和存物处等设施。阅览桌以无抽屉为宜，以便于管理人员必要的监护。为方便利用，还应准备历史、地理、政治、经济、文化和语言等方面的工具书以及与所藏档案密切相关的参考材料。
　　(2)为维护阅览室秩序和档案的安全，阅览室应建立必要的规章制度。其内容包括：阅览室接待对象、档案材料的阅览范围、批准权限和入室手续、档案索取和归还手续，以及利用者应爱护档案的若干具体规定等。
　　(3)利用接待人员需要良好的工作作风和扎实的业务基本功。工作人员既要主动热情，急利用者之所急，又要熟悉政策，懂得业务(如熟悉室藏和各种检索工具等)，善于对外接待，同时还要有认真负责的精神，注意提醒利用者遵守有关规定，在借出和收回档案时，仔细检查材料状况，维护档案的完整与安全。
　　对于科技档案的利用工作，为简化手续，方便科技人员迅速地大量查阅，在某些企业、事业单位，可以有条件地实行内部开架阅览。
　　开架阅览的基本做法是：第一，可供阅览的是科技档案副本；第二，开架的科技档案是非密的或密级较低的；第三，提供专门的开架阅览场所；第四，编写开架部分科技档案的检索工具，注明存放位置，并在每个阅览架上编制"科技档案检索图表"，以不使利用者盲目寻找；第五，有资格进入开架阅览室的是本单位内部的有关人员，在其间能自由阅览。
　　2.档案外借
　　这里的档案外借，是指按照一定的制度和手续，将档案携出档案馆或档案室阅览、使用。
　　档案馆档案一般不借出馆外使用，在个别情况下，为照顾某些工作岗位的特殊需要或必须用档案原件作证等特殊需要，才可以将档案暂时借出馆外。在机关和企业内部，尤其是企业，档案携出档案室使用，包括到科研、生产一线现场提供，则相对多些。但特别珍贵和易损的档案，是禁止借出的。
　　对档案外借使用，须建立严格的制度。经一定的审批手续，档案材料方能外借；借出期限不易过长；数量也应有所限制；借用单位和个人要负责档案的安全，不能将档案转借和私自摘录、复制、翻印、更不能遗失、拆散、调换、抽取和污损档案材料，并保证按期交回。多年来，企业的科技档案人员在组织档案外借工作中，本着既方便服务，又严于管理的思想，摸索出许多行之有效的工作方法和制度，如借阅者身份审查手续、借阅登记手续、借阅清点手续和借阅证制度、催还续借制度、调离认可制度等。
　　3.制发档案复制本
　　根据档案原件制发各种复制本，是开展档案利用工作的一种重要方式。在企业、科研部门的科技档案利用服务中，这项工作通常又被称为复制供应。它包括内供复制和外供复制。外供复制又是实现科技档案有偿交流的一个途径。
　　档案复制本分为副本和摘录两种。副本，反映档案原件的某些部分，复制方法主要有复印、手抄、打字、印刷和摄影等。
　　这种服务方式有较多的优点，既可以提高档案利用率，缓和供需矛盾，又便于保护档案原件。这种服务方式也有一定缺点。第一，利用者查阅档案，总想看到原件，尤其用作凭证时，一般的档案复制本往往不令人满意。对此，一方面，要努力提高复制技术水平，尽可能使复制件十分近似于原件；另一方面，应在档案文件空白处或背面注明档案保管单位名称、档案原件编号，必要时，还要加盖公章，以示负责。第二，由于现代复印技术的快速发展，尤其静电复印机的广泛应用，就可能使复制本失控，造成多处多份复制，随意公布档案的事情发生，不利于档案保密和维护技术产权等方面的权益。为此，必须对档案复制本制发范围和批准权限严格管理。单位秘书在有关事务中要切实负起责任。
　　4.出具档案证明
　　档案证明是档案保管单位向申请询问、核查某种事实在所藏档案中有关记载的利用者出具的书面证明材料。
　　在社会生活中，有些机关、企事业单位或个人，为处理和解决问题往往需要档案部门提供证明材料。例如，公安、司法、检察部门在审理案件过程中需要证明材料；公证机关或个人在确认工龄、学历、财产方面需要证明材料等等。
　　出具档案证明，是很严肃的工作，档案人员只有在利用者正式申请下才能进行这项工作，而且对申请的审查和证明的拟写，都必须认真对待。申请书应写明要求出具证明的目的以及所查证问题的发生地点、时间和经过。档案证明一般应根据档案的正本或可靠(如经过认真校对)的副本来拟写。在没有正本或副本的情况下，也可利用草稿(草案)。不论根据什么材料，都应注明其出处。同时还应注意，档案部门和人员在这方面的职责仅是对某一问题在所藏档案中有无记载和怎样记载的情况加以证明。因而，在证明中不能妄加评论和总结，只能对有关材料进行客观地、如实地叙述或摘录，尤其对所要证明的问题起关键性作用的内容应做到与原件的字、句甚至标点完全吻合。加盖公章后，拟写的档案证明才能生效。
　　5.提供咨询服务
　　这种服务形式是档案人员以档案为依据，以自己所掌握的业务知识和专业技术知识为基础，对查询者提出的问题进行解答，或指导利用者获得有关某一方面档案的线索。档案利用工作搞活后，档案人员会接纳到各种情况的咨询业务，有一般性咨询，也有专门性咨询；有事实性咨询，也有知识性咨询；有专题研究性咨询，也有情报性咨询。
　　6.印发目录
　　这种方式多用于科技档案的利用服务工作。是将档案目录印制分发到有关部门。它包括内部印发(向内部各机构和下属单位印发)和外部交流两种。其目的是为了交流情况，互通信息。
　　7.举办档案展览
　　档案展览，就是根据某种需要，按照一定主题，系统地陈列档案材料。
　　档案展览的作用突出地表现在两个方面：
　　第一，大力宣传档案和档案工作的重要意义。参展的档案材料一般是经过精心挑选的，其中有的还属于档案的珍品，因而它能以原始性、可靠性和丰富的内容，给观众留下深刻的印象，进而引起人们对档案和档案工作的进一步重视。
　　第二，广泛发挥档案的作用。举办档案展览本身就是一种提供利用的方式，而且这种形式能在一定时期、一定范围内满足较多观众的参观要求，服务面广泛，尤其是对那些有普遍宣传教育意义的档案材料，这种形式会使档案的宣传教育作用得到充分发挥，取得其它任何形式都达不到的广泛、深刻、生动的效果。 [NextPage]

　　(三)注意事项
　　负责档案管理的秘书人员可配合中心工作，举办各种小型展览会，如工作或生产、科研成就展览会，公文质量展览会等。
　　举办档案展览，既要突出思想性，又要体现一定的科学性、业务性和艺术性。为使其达到满意的效果，首先要选好展览主题，然后精心选取和组织材料，其次要对入选档案合理分类，编写前言、各部分标题、提要和介绍。并在不涂写档案的原则下，对其陈列内容做必要的艺术加工。还要注意保密和保护工作。对于机密档案，要严格按照事先确定的范围组织参观。参展档案，一般使用复制品，必须展出原件时，应将其陈列于玻璃柜或采取其它保护措施，以确保档案不受损坏。
　　二、能够开展档案信息的深层次开发
　　(一)学习目标
　　能够开展档案信息的深层次开发
　　(二)档案参考资料的编写与相应知识
　　档案信息深层次开发的途径和方式有很多。这里只介绍其中的综合档案内容，编写档案参考资料。
　　档案参考资料，是档案部门或档案人员依据一定题目，根据所存档案综合而成的一种可供人们参考的档案材料加工品。档案参考资料不同于档案原件和复制件，它已改变了档案原来的形式，具有问题集中、内容准确、文字精炼、概括性强的特点；档案参考资料也不同于档案检索工具，它不仅能起到一定的介绍和报道档案情况的作用，而且更重要的是，可以直接为利用者提供有实际内容的档案材料。参考资料的最大优点在于利用者不必翻阅大批档案，便可简而明地得到所需的材料。
　　下面是6种常见档案参考资料：
　　1.大事记
　　大事记，就是按照时间顺序，简要地记载一定时期发生的重大事件的一种参考资料。它可以向利用者提供某一问题的历史梗概，便于人们研究史实的演变及其规律性。是总结工作、编写资料、考证历史的重要依据。
　　大事记也有许多种，需要秘书人员编写的大事记主要是持续反映本单位情况的机关(单位)大事记。
　　编写大事记应按照历史唯物主义的观点，坚持实事求是的原则，尊重历史、尊重史实，维护事物的本来面目，客观地加以记述。其具体要求有三：第一，观点正确，用材真实；第二，大事突出，要事不漏，小事不要；第三，系统条理，简明扼要。
　　大事记的内容，主要由大事记述和大事时间两部分组成。
　　(1)大事记述
　　大事记述是大事记的主要组成部分，通过许多重大事件的记述，反映历史发展的概貌和规律。大事的合理选择，是撰写这部分内容的关键。如何选择和确定大事，要考虑如下三方面因素：
　　第一，要立足于本单位，突出本身活动。属于全国或其他较大范围内的大事，只有与本单位密切相关的大事才记，否则，不予记述。记述的目的在于说明大事的背景和由来。
　　第二，要根据本单位的性质、任务和主要职能活动选择大事和要事。一般情况下，反映主要职能活动的重要事件，才能列入大事记的范围。
　　第三，要体现本单位的特点，突出一定时期的中心工作、重大事件和要事。
　　借鉴多年来一些部门编写大事记的实践经验，大事记的内容一般包括以下几方面：
　　(2)大事时间
　　大事时间，一般要求记载准确日期，每件大事年、月、日齐备。对时间不确切的事件，应尽力进行考证，大事记条款，严格按照大事发生的先后顺序排列，先排有确切日期的大事，后排接近准确日期的大事，日期不清者附于月末，月份不清者附于年末。
　　2.组织机构沿革
　　组织机构沿革是系统记载一个单位或专业系统的体制、组织机构和人员编制变革情况的一种文字材料。内容大致包括单位(系统)概况、机构名称改变、地址迁移、成立、撤销或合并时间、隶属关系、性质和任务、职权范围、领导人员变动、编制扩大与缩小以及内部机构设置等方面变化情况。
　　组织机构沿革可以采取文字叙述或图表的形式，也可图文并茂。其主体结构的体例通常有两种：一种是以时期(年度或阶段)为主线，先将材料分成若干阶段，然后在每个时期下面再分别叙述其内容；另一种是以题目为主线，先将材料按其叙述的内容分成若干题目，然后在每个题目下面逐年或逐阶段叙述。
　　3.统计数字汇集(基础数字汇集)
　　统计数字汇集，就是反映一个单位、系统或某一方面基本情况的一种数字材料。由于这种材料简单明了，形式灵活，因而是了解情况、研究问题、制订计划、指导工作和总结经验的不可缺少的依据和参考。
　　统计数字汇集按其内容可分为综合性和专题性两种。综合性的统计数字汇集是记载和反映一个单位、系统全面情况的，包容性强，篇幅较大。专题性的统计数字汇集则是记载一个单位或系统某方面基本情况的。
　　4.会议简介
　　会议简介，是简明扼要地记述会议基本情况的一种文字材料。由于召开会议，民主协商问题，是单位管理活动中的一个重要方式。广大机关、企事业单位干部经常需要查考会议的档案材料。筹备一个会议之前，先行查阅以往有关会议的档案材料，许多程式性的内容便可延用旧例，以收事半功倍之效。因而会议简介颇受欢迎。
　　会议简介的主要内容应包括会议届次，召开的时间、地点、主持人、参加人(代表名额、分配情况、列席范围)，会议议程，讨论与会议决策事项以及选举结果等。
　　5.科技成果简介
　　科技成果简介，是科技档案的编研成果之一，是指对获得成果的科研设计项目的档案资料，扼要摘录其内容，汇集编印成册的一种参考资料。其内容一般包括：项目名称、项目内容、投资费用、主要技术经济指标或主要技术参数、经济效益、应用推广情况、鉴定评审情况、获奖情况、转让方式和费用等。
　　科技成果简介有多种功效：能起到促进学术和技术交流，推动科技成果推广的作用；能起到检阅和考核获取科技成果能力和水平的作用；能起到推动技术成果转让的媒介作用。
　　科技成果简介，有用简明文字叙述的，也有采用表格形式的。它根据所汇集成果数量的多寡，可以编印成一册，也可以编印成多册。
　　6.企业年鉴
　　企业年鉴，是记录和汇集一个企业一年间的生产、经营、基本建设、科学研究等各类大事的有关文献、照片和统计数据等的综合性的参考资料。
　　企业年鉴的特点是，利用年度的各种文字总结、数据报表、照片和说明文字等，记述和反映一个企业的综合发展状况，它一年编制一个卷册，年年更新，但又前后连贯。
　　企业年鉴对于了解企业的综合情况和数据，进行工作总结、预测未来、计划决策，以及进行科学研究和编史修志等，可以提供比较系统和全面的档案材料。所以，它受到企业领导、职能部门和有关人员的欢迎，被誉为办公桌上的档案数据库。
　　(三)注意事项
　　1.要广泛征集资料，掌握一定的原始材料以供编写。
　　2.注意真实、准确、表述恰当。
　　3.注意实用性，注意保密性。