一、决定
　　(一)学习目标
　　如何拟写决定。
　　(二)决定的拟写
　　1.表彰与处理决定的拟写
　　表彰与处理决定主要用于表彰对社会或对本单位做出了重要贡献的先进个人或先进集体；或用于批评处理个人或集体的违法乱纪行为。无论是表彰决定，还是处理决定，都是重大的带有全局性影响的事项。
　　表彰决定的正文由四部分组成：被表彰者的身份、事迹，对被表彰者的评价，表彰决定，希望与号召。
　　被表彰者的身份、事迹：主要写明被表彰者的姓名、职业，以及英雄模范事迹。事迹部分的行文应丰满、具体；
　　评价：是指对被表彰者的评价，应中肯而准确；
　　表彰决定：是发文单位对被表彰者精神或物质方面的奖励措施；
　　希望与号召：即用简短的语言提出向英雄模范人物学习的号召。
　　处理决定正文的开头写明针对的事件、当事人的问题；然后分析问题的性质、产生的原因、应当吸取的教训等；最后写明处理意见并提出希望。
　　例文：表彰决定
　　××厂关于授予×××、×××
　　先进工作者称号的决定
　　×年×月×日
　　××车间技术员×××、×××在自己的工作岗位上，不怕困难，刻苦钻研……为全厂的技术改造工作做出了重大贡献，是全体职工学习的榜样。为此，经研究决定：授予×××、×××先进工作者的称号，并颁发证书。
　　希望全厂职工，向×××、×××同志学习，为超额完成今年的生产任务而努力工作。
　　2.知照类决定的拟写
　　知照类决定多是较简要地记述决定事项，传达给有关范围，一般没有执行的具体要求。因此，其正文一般由决定根据、决定内容两部分组成。
　　决定根据：是指作出决定的会议、机关、政策根据或事实依据。
　　决定内容：指决定的事项，往往分条列项写明。
　　知照类决定的使用范围较广，诸如对一件具体事项的决定，机构设置、调整与撤销的决定等，都属于知照类决定。知照类决定的特点是重在宣告、知照，只要求有关部门或人员知道就行了，没有执行的具体要求。
　　例文：知照类决定
　　七届全国人大一次会议关于设立海南省的决定
　　(一九八八年四月十三日七届人大一次会议通过)
　　第七届全国人民代表大会第一次会议审议了国务院关于设立海南省的议案，决定；
　　一、批准建立海南省，撤销海南行政区。海南省人民政府驻海口市。
　　二、海南省管辖海口市、三亚市、琼山县、文昌县、万宁县、屯昌县、……
　　3.任免决定的拟写
　　任免决定的正文比较简短，只写明任免根据、日期、被任免人员的姓名与职务即可。
　　(三)相应知识
　　决定是对重要事项或者重大行动做出安排时使用的文种。是一种重要的领导性、规定性文书。决定按其用法可分为指挥性决定、表彰与处理决定、知照类决定、任免决定。决定在机关、团体、企事业单位使用频率较高。
　　(四)决定的拟写注意事项
　　1.决定正文的结构安排应根据决定篇幅的长短、事项的复杂程度等来决定。凡内容单纯，不需阐述说明的，用一段式的写法。如：知照类决定、任免决定都可采用一段式的写法；如果内容较多，且需要阐述说明的，可用分条式或分题式写法，指挥类决定，表彰与处理决定应采用此种写法。
　　2.决定的文字要简明，语言要准确，词语不能引起歧义；决定的事项要写得明白、具体，便于实际操作。
　　二、指示
　　(一)学习目标
　　如何拟写指示。
　　(二)指示的拟写
　　指示的正文一般包括三个组成部分：指示的缘由、指示事项、执行要求。
　　指示缘由：主要写明为什么发指示，然后往往用一句过渡语，如："特作如下指示"转入指示事项部分。
　　指示事项：即指示的具体内容，一般应分条列项叙述。
　　执行要求：指示正文的最后用简明的语言提出贯彻执行的具体要求。
　　(三)相应知识
　　指示是上级对下级布署工作，阐明工作活动的指导原则时使用的文书。它是上级对下级布置重要工作和指导执行政策时发布的一种领导性文书。指示带有法规性，并具有很强的约束力。指示的内容一般是根据法律、法规以及有关的决定精神对下级布置工作，是完成某项任务，解决某项具体问题的依据。有的指示本身就是政策规定。指示一般侧重于原则、方法、步骤、措施、策略方面的指导，针对性较强。实际工作中，企事业单位使用指示的情况较少。 [NextPage]

　　(四)拟写指示注意事项
　　1.指示的内容应该与上级的有关方针政策相一致。
　　2.指示的语言要精练，条理要清楚，措施要求要具体。
　　例文：指示
　　中共中央、国务院关于深入扎实地开展绿化祖国运动的指示(节选)
　　(一九八四年三月一日)
　　近几年来，绿化祖国的群众运动，正在中华大地上蓬勃展开。随着中共中央、国务院《关于保护森林发展林业若干问题的决定》和五届全国人大第四次会议《关于全面开展义务植树运动的决议》以及有关政策的贯彻执行，全国植树造林工作取得了一定的成绩，积累了不少好的经验。在农村，给五千万农户划了二亿五千万亩自留地，80%的社队落实了山权林权，建立了林业生产责任制，林业专业户、重点户应运而生，新的林业合作经济开始出现。但是，我国森林覆盖率低，荒山荒地也很多，而绿化祖国运动的发展也很不平衡，造林质量不够高，一些地方乱砍滥伐，破坏林草植被的现象还相当严重，绿化祖国的任务仍然十分艰巨。为把这项治理国土、造福子孙的伟大事业继续推向前进，做到一年比一年好，一年比一年扎实，以适应社会主义现代化建设的需要，特作如下指示：
　　一、进一步提高对绿化祖国重大意义的认识。……
　　二、扩大视野，因地制宜，加速绿化。……
　　三、放宽政策，建立和完善林业生产责任制。……
　　四、积极支持林业专业户的发展。……
　　五、深入开展全民义务植树运动。……
　　六、切实抓好种苗，保证绿化需要。……
　　七、认真保护林草植被。……
　　八、讲究科学、注重实效。……
　　九、自力更生为主，广辟绿化资金渠道。……
　　十、切实加强对绿化工作的领导。……
　　中共中央、国务院要求各级党委和人民政府都要十分重视绿化工作，进一步动员各族人民，知难而进，坚持不懈，为加速绿化我们伟大的社会主义祖国，尽快改变山河面貌而奋斗
　　三、批复
　　(一)学习目标
　　如何拟写批复。
　　(二)批复的拟写
　　1.指示性批复的拟写
　　指示性批复的正文由三部分组成：批复依据、批复内容、针对批复的问题提出原则性指示。
　　批复依据：即指明根据什么来文，一般引用来文的标题或发文字号，如："你单位×年×月×日关于××的请示收悉"等；
　　批复内容：是针对来文的内容进行答复，写明对所请示事项的态度和意见；
　　针对批复问题提出原则性指示：这是指示性批复的特点，一般针对重要请示单位领导要进一步指明来文所述问题的意义和重要性，强调指出其中需要特别注意的问题或提出补充意见。
　　批复一般有贯用结束语，即"特此批复"或"此复"，另起，不注标点。
　　例文：指示性批复
　　国务院关于将辽宁蛇岛、老铁山
　　划归国家重点自然保护区给辽宁省人民政府的批复
　　辽宁省人民政府：
　　省辽政发〔1980〕190号文收悉。国务院同意将蛇岛、老铁山候鸟停歇站列为国家重点自然保护区，由你省环境保护部门归口领导。
　　蛇岛盛产蝮蛇，是研究海洋岛屿生态系统和蝮蛇生态学的理想基地。蝮蛇及蛇毒有很高的医药和经济价值。老铁山是候鸟迁徙的重要停歇站，每年有大量的多种珍贵候鸟经过这里停歇，认真管理好这个地区，对于保护候鸟资源有着重要意义。请你省建立必要的管理机构，搞好保护区的规划和科学研究，按自然保护区的要求，采取有效措施保护候鸟和发展蝮蛇资源。保护区所需人员编制、经费、物质(资)、设备等应纳入省的计划。
　　中华人民共和国国务院
　　一九八○年八月六日
　　2.表态性批复的拟写
　　表态性批复的正文由两部分组成：批复依据和批复内容。这类批复只对请示事项表明态度，同意或不同意。实际上是按规定完成某一事项的法定批准程序。
　　例文：表态性批复
　　××总公司
　　关于××分公司开发××产品的批复
　　××分公司：
　　四、通报
　　(一)学习目标
　　如何拟写通报。
　　(二)通报的拟写
　　1.表彰性通报的拟写
　　表彰通报主要用于表扬好人好事，从正面树立榜样，弘扬其品德与精神，推广其先进经验和做法，树新风，明道德，互相学习与促进，推动或改进各项工作。
　　表彰通报的正文，通常由主要事实、分析评价、表彰决定、希望与号召四个部分组成。
　　主要事实：是指通报事件发生的背景、经过，包括时间、地点、人物、模范事迹；
　　分析评价：主要是分析阐述受表彰者的可贵精神和教育意义，即对受表彰的对象进行评价和肯定；
　　表彰决定：是对先进单位或个人在精神上与物质上的奖励办法；
　　希望与号召：是发文单位向有关单位或人员提出向先进学习的号召，以此作为全文的结束语。
　　例文：表彰性通报
　　××厂关于表彰
　　×××同志拾金不昧的通报
　　我厂退休职工，共产党员×××同志，于×月×日拾到人民币两万元，虽然×××同志爱人长期瘫痪在床，家境比较困难，但×××同志不为重金所动，将拾到的钱款如数交到××派出所。×××同志在金钱面前，体现出的高尚品德，受到了广泛的称赞。
　　为表彰×××同志拾金不昧，本厂决定奖励×××同志500元奖金，并在全厂通报表扬。
　　希望全厂职工，尤其是共产党员，向×××同志学习，树立良好的道德风尚，为两个文明建设做出贡献。
　　×××厂
　　×年×月×日 [NextPage]

　　2.批评性通报的拟写
　　批评通报用于在一定范围内批评不良的人和事，归纳教训，引以为戒。
　　批评性通报的正文由四部分组成：主要错误事实、对错误和事故的分析、处理决定、希望与号召。
　　主要错误事实：即写明事故发生的前因后果，包括时间、地点、人物、错误事实，主要过程。
　　对错误和事故的分析：即找出产生原因，指出其性质、危害及造成的恶劣影响。
　　处理决定：即对当事人的处罚办法。
希望与号召：向有关单位或人员提出警戒，避免类似情况的发生。
　
　
例文：批评性通报
　
××市食品酿造工业公司关于××食
品厂司机×××私自开车去北戴河游玩的通报
　
公司所属各单位：
　　今年×月×日晚，××食品厂司机×××以磨合汽车为借口，私自做主开"630"食品防尘车带着五人从××分厂去北戴河游玩。于××日早八点左右到达北戴河，第二天夜间十二点多钟返回。往返行程六百多公里。
×××此次私自开车去北戴河游玩，目无组织纪律，错误实属严重。车队负责人在问题发生后未及时向公司汇报，这种做法也是错误的。为了严肃纪律，维护公司利益，教育本人和广大职工，经公司研究决定：对司机×××予以通报批评，扣发三个月奖金，并补交去北戴河全程所用汽油费。
望各厂接此通知后，组织车队同志学习、讨论，从中吸取教训。各厂必须加强对车辆的管理，建立健全各项规章制度。今后磨合车，要指定时间、路线、人员，同时可以结合送货进行磨合；车辆存放要指定地点，严格限制去外省市。努力使车辆管理工作提高一步。
　
××市食品酿造工业公司
×年×月×日
　
　　3.情况通报的拟写
　　情况通报用于传达上级的重要精神或某一方面工作的重要情况，指出工作的重点或必须关注的问题。这类通报的特点是具有强烈的时间性，对于统一认识，推动当前工作，具有重要作用。
　　情况通报的正文包括两部分：情况介绍、情况分析。
　　情况介绍：即把通报的情况、信息、事实、材料等如实反映出来。
情况分析：即对通报的情况做必要的阐述、评价，有时还可针对具体问题提出一些指导性的看法。
(三)相应知识
　　通报是表彰先进、批评错误，传达重要精神或者情况时使用的文书。通报按其用法有表彰性通报、批评性通报、情况通报。通报一般用于具有普遍意义的典型事例、成功的经验和失败的教训，借以对人们起到示范、教育和警戒作用。通报还可以起到沟通消息、互通情报的作用。通报的使用范围：上级对所属下级可发通报，本单位也可对各内部组织机构和有关人员发通报。
　　(四)通报拟写注意事项
　　1.选材要典型，要具有普遍意义。表彰先进要有感召力，批评错误要有警诫作用，确保行文的积极效果。
　　2.事实准确、具体，评述恰当。通报的事实部分行文要丰满，成绩讲够，事迹摆足，问题不隐瞒，不缩小。评价部分要进行科学分析，不妄加推论。
3.通报具有强烈的时间性，起草、印制通报要及时迅速，以起到宣传教育、推动工作的作用。
五、拟写通用文书的一般注意事项
　　(一)要懂得文书的分类
　　文书的使用范围十分广泛，各种性质、各种类型的机关单位在工作活动中都会产生和使用文书，适应各行各业进行各种业务活动的需要，文书的种类也很多。为了保证文书工作的顺利进行，有必要对各单位常用的文书进行分类。常见的、基本的文书分类，主要是从文书的来源、作用、行文关系、处理要求等方面来划分。
　　1.从文书的来源上分，一个单位的文书可以分为对外文书、收来文书、内部文书。
　　对外文书：简称发文。是指本单位拟制的向外单位发出的、作为传达本单位意图时使用的文书。如：本单位向下属单位发出的指示、通知等。
　　收来文书：简称收文。是指由外单位拟制的、作为传达其单位意图发送到本单位的文书。如：上级发送来的指示、批复，下级发来的请示、报告等。
　　内部文书：是指本单位制作的供本单位使用的文书。如：单位内部的规章制度、会议记录、工作计划、工作总结以及内部的通知、通报等。
　　需要说明的是，发文、收文、内部文书的划分不是绝对的，有时内部文书如计划、总结等也需向上级报送或与其它单位交流，有时收来文书又需向外转发。
　　2.从文书的作用上分，有指挥性文书、规范性文书、报请性文书、知照性文书、记录性文书。
　　指挥性文书：它是上级制发的，作为领导和指导下级工作的文书，需要下级认真贯彻执行。如：命令、指示、决定、批复等。
　　规范性文书：是指由机关、团体、企事业单位制定的，要求其成员在活动、工作等方面严格遵守的行为规范，它是一种兼有政策性和法规性的文书，有较强的规范性和强制性。如：章程、条例、规定、办法、细则等。
　　报请性文书：是下级向上级报告工作、反映情况、请示问题的文书。如：请示、报告等。
　　知照性文书：是机关单位发出的需要周知或遵守，以及各单位之间通报情况、联系工作时使用的文书。如：公告、通告、函等。
　　记录性文书：是指各单位用以记载、归纳公务活动以备查考的文书。如：会议记录、大事记等。
　　3.从文书的行文关系上分，有上行文、平行文、下行文。
　　上行文：是指下级向所属上级发送的文书。如：请示、报告等。
　　平行文：是指平级或不相隶属的机关单位之间的行文。如：公函、通知等。
　　下行文：是指上级对所属下级的行文。如：命令、指示、批复等。
　　4.从文书的处理要求来看，可作多种划分。如：从内容处理要求分，有需办件、参阅件；从时间处理要求分，有急件、平件；从保密处理要求分，有秘密以上件、普通件等。
　　(二)要了解主题词及主题词标引
　　1.主题词
　　根据《国家行政机关公文处理办法》第十条第十款的规定：法定公文应当标注主题词。其它文书亦应参照执行。
　　主题词(正式主题词)又称叙词，它是将自然语言中的名词术语经过规范化得出的词或词组，在标引中用以表达文献的主题概念，在检索中用它组成提问式，以表达检索的要求。除正式主题词外，还有非正式主题词。非正式主题词又称非叙词，是正式主题词的同义词或准同义词，不能用于文献的标引和检索，只起指导作用。
　　文书标注主题词的作用是：提高检索、查询速度，有利于文书管理的规范化、系统化、科学化。
　　2.主题词表
　　主题词表又称叙词表，它是将文献、标引人员、利用者的自然语言转换成规范化的检索语言的一种词汇控制工具；它是概括各行各业或某一学科领域由语义相关、族性相关的术语组成的规范化的动态词典。一般由说明、字顺主表及附表组成。
　　主题词表按性质可分为综合性主题词表和专业性主题词表两大类，如《汉语主题词表》属综合类。《国务院公文主题词表》等属于专业类。
　　文秘人员在撰写文稿时，应使用主题词表中的规范化的词。 [NextPage]

　　3.主题词标引
　　(1)标引及主题词标引概念
　　标引，是将文稿进行主题分析，将分析结果，用一定的检索标识记录下来，作为存储和检索的依据，这一处理过程，称为标引。主题词标引是对文稿的主题内容赋予主题检索标识--主题词的过程。
　　(2)标引工作的要求
　　①按照有关规定进行标引。文稿标引必须遵循标引的规定与规则，才能确保各单位在标引工作上的一致性，克服各自为政的现象，提高标引工作的质量。文稿主题标引应以国家标准GB3860-83《文献主题标引规则》为准绳，按照《国务院公文主题词表》并参照《汉语主题词表》进行标引，使标引工作标准化、规范化。
　　②标引工作应当做到：对文稿内容的分析要全面、深入，判断主题要准确，不遗漏文稿中有查考利用价值的信息；在标引上要正确运用检索标识，提高专指性，恰当地表达对文稿分析结果形成的主题概念，既要有一定的深度，又要有所选择和取舍；对同一概念的标引，赋予的标识要前后一致。
　　(3)标引人员的素质
　　文稿标引的质量不仅与标引规则、标引方法、主题词表本身的质量有关，而且受标引人员素质的影响。标引是标引人员赋予文稿以检索标识的过程，也是从文稿中获取有价值信息的过程，因此，提高标引质量的措施之一，就是要提高标引人员的素质。
　　首先，标引人员要有一定的检索知识，要懂得检索语言和检索理论，熟悉所使用的主题词表、标引规则、标引步骤和方法，掌握标引工作技巧。
　　其次，标引人员应具备本专业的知识，标引时能恰当地选取表达本专业的主题标识。
　　再次，标引人员要有一定程度的汉语水平。
　　(4)标引规则
　　①一般标引规则
　　以《国务院公文主题词表》为例，主要有以下四点：
　　第一，数量规则。一份文书的标引，除类别词外，最多不超过5个主题词。
　　第二，格式规则。主题词在文书的抄送栏之上，顶格写。主题词后用冒号，各主题词之间空一格，不用标点。
　　第三，排列规则。标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文书内容的词，最后标反映文书形式的词。如《××县人民政府关于开展春耕生产工作的指示》，先标类别词"农业"，再标类属词"春耕生产"，最后标上反映公文形式的词"指示"。
　　第四，选词规则。选定的词一般应是主题词表中规定使用的正式主题词，且能直接地、客观地反映出文书所论述的主题，其书写形式要与词表中的词形一致。
　　除上述之外，标引时还应遵循下列要求：
　　第一，标引的主题词必须选用主题词表中相对应的、最专指的能够准确反映文稿主题概念的主题词进行标引，一般不得用上位主题词或下位主题词标引。
　　第二，文稿主题概念能用单个主题词表达时，则必须使用单个的主题词标引，不得使用组配形式。反之，当没有相对应的、专指的单个主题词时，则可以选用两个以上的主题词进行组配标引。
　　第三，如果组配仍无法达到要求时，应选用最直接的上位主题词或近义主题词进行上位标引或靠词标引。必要时也可以选择适合的自由词标引。
第四，如果上位主题词或近义主题词仍不适用时，标引人员不必囿于词表，应根据揭示文稿主题内容的实际需要，增补新的主题词。新增补的主题词必须是：在本专业领域内经常出现的，具有较大的检索意义的基本名词或词组；具有较高的使用频率，或今后有可能大量出现的名词或词组；具有相当的研究价值，表达文稿主题内容组配能力较强的词汇；词义明确。
②组配标引规则
　　所谓组配，是指在标引时，通过两个以上的主题词的合理组合来描述一份文稿的主题。组配一方面能提高专指性，另一方面又能避免误差，提高检索的查准率。
　　组配的类型有两种，一是概念限定组配。即凡是有限定关系的主题词，可以进行组配。所谓限定关系，是指主题词的概念之间，一个概念对另一个或几个概念起限定作用的一种概念关系。这种限定关系表示事物及其方面的关系，整体与部分的关系。例如：文稿的主题是档案学的性质与任务，则应以下列方式进行限定组配：档案学--特性、档案学--任务，前一个主题词是主体，后一个主题词是限定，两者组配后形成一个新概念。这个新概念表示该事物的某一方面或某一特称，从而使这两个词的概念具有更高的专指性。组配的另外一种类型是概念相交组配。所谓相交是指两个概念之间的内涵不同，而外延则部分重合的一种概念关系。主要表现在同级主题词之间，进行相交组配，形成一个新概念。例如：工人与工程师之间可以组配出"工人：工程师"。
　　组配的要求是：
　　第一，组配必须是概念组配，而不是单纯的字面组配。所谓概念组配，是指几个相互组配的主题词之间，在概念上必须有某种逻辑关系或语法关系，才能进行组配。例如：孔雀电视机，字面组配为孔雀--电视机，概念组配则为孔雀牌商品--电视机。
　　第二，组配不能越级组配，只能选用与文稿主题关系最密切、最邻近的主题词进行组配。
　　第三，组配结果，要求概念清楚、确切，只能表达一个主题含义。
　　第四，组配使用两种符号："-"用于限定概念之间的组配；"："用于相交概念之间的组配。
　　(5)标引的操作程序
　　①审读文稿。标引一份文稿，首先是从审读文稿开始，目的在于了解文稿所论述的中心内容和研究对象，进而确定主题。文稿的正文是确定主题的主要依据，标题也具有一定的价值。
　　②分析主题。在审读文稿的基础上，进一步对文稿进行概念分解和概念综合，从而弄清楚文稿的主题内容，形成主题概念。
　　③查表选词。确定主题概念之后，应通过查阅公文主题词表，将确定的主题概念转换成词表中的正式主题词。
④标引。确定了选用的主题词，并明确了各主题词之间的关系以后，即标在文稿的抄送栏之上。