第一章 文书概述
　　第一节 文书和文书工作
　　一、文书的概念
　　文书是人们在社会实践活动中，为了记载、公布、凭证和传递信息的实际需要，以文字或声像的文字方式在一定介质上表达思想意图的一种信息材料。
　　四、文书工作基础知识
　　（三）、文书工作机构的组织形式
　　1、  集中形式：是机关、单位的全部文书工作，除文件的承办外，其他环节的工作都集中由办公厅（室）统一处理。
　　2、  分散形式：是把文书工作较有办公室（厅）和各事业单位的文书部门或专职、兼职的文书人员来分工负责。
　　（四）、文书处理工作的基本原则和要求
　　1、  准确、周密、确保准确。
　　2、  即使、迅速、注重时效。
　　3、  精简、求实、注重效用。
　　4、  安全、可靠、确保国家机密。
　　5、  认真、负责、加强统一管理。
　　第二章 文书的撰拟与制发
　　第一节 公务文书的种类
　　一、国家行政公文的种类
　　（1）、命令（令）。
　　（2）、决定。
　　（3）、公告。
　　（4）、通告。
　　（5）、通知。
　　（6）、通报。
　　（7）、议案。
　　（8）、报告。
　　（9）、请示。
　　（10）、批复。
　　（11）、意见。
　　（12）、函。
　　（13）、会议纪要。
　　第二节 行政公文的格式
　　三、公文的文面格式
　　1、  眉首。
　　2、  主体。
　　3、  版记。
　　第三章 文书的处理
　　第一节 行文处理
　　一、行文方向与行文关系
　　（二）、行文关系
　　1、  隶属关系。
　　2、  非隶属关系。
　　第二节 文书办理
　　一、文书办理流程
　　收文办理：签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等。
　　发文办理：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等。
　　二、文书办理的方法和要求
　　（一）、收文办理
　　1、签收。
　　2、拆封：由办公室的内收发人员对外收发送来的文件启封并做进一步检查清点。因此，拆封是文秘人员的特有职责，除领导人员“亲启”、“亲收”的文件和信函外，其他人员无权随意拆启文件和信函。
　　3、登记：收文登记是随文件办理的进程逐一记录的，而不是一次性登记完的。
　　4、分办。
　　5、审核。
　　6、传阅：（1）有密级；（2）按一定的级别从高到低一一传看；（3）有时间限制。
　　7、拟办。
　　8、批办。
　　9、承办。
　　（二）、发文办理
　　1、 草拟。
　　2、 审核。
　　3、 会搞。
　　4、 签发或会签。
　　5、 编号。
　　6、 复核。
　　7、 用印。
　　8、校对。
　　9、用印：在文件正本的落款处盖印，即盖上发文单位的公章，以示文件正式生效。（1）应以领导人在定稿上的签发意见为依据；（2）印章必须与发文机关一致；（3）盖印的位置。
　　10、登记。
　　11、分发。
　　第四章 文书的整理与归档
　　第一节 文书整理归档的含义与意义
　　一、文书整理归档的含义
　　文书整理归档是指文书部门对办理完毕的文件，将其中有查考、利用、保存价值的，按照他们在形成过程中的联系和一定规律，以“件”为单位，分类整理，并进行装盒或编立案卷，定期移交给机关、单位档案室集中保管的过程。
　　第二节 文书整理归档工作的改革
　　案卷：有关某一问题或某项工作活动的、系统的、有密切联系的文件组合体。
　　第三节 文书整理的范围和要求
　　二、文书整理的基本范围
　　不归档的范围：一是重要文件。
　　二是未成文的草稿和一般性文件的历次修改稿。
　　三是事务性、临时性的没有查考价值的文件材料。
　　四是与本机关主管业务无关的文件和非隶属机关送来的参考性文件。
　　五是内容被其他文件所包括的文件。
　　六是各机关之间一般往来发文的信封。
　　三、文书的整理的基本要求
　　（1）反映机关文书之间内在的历史的联系。
　　（2）齐全、完整、系统的收集和管理文书材料。
　　（3）既便于文书处理部门的暂存和利用，又便于档案室的保管。
　　（4）实事求是的收集、鉴定和整理文书材料。
　　第四节 文书整理归档的方法和步骤
　　二、文书立卷的方法和步骤
　　立卷：将单份文件组成案卷。
　　（一）文书立卷的基本办法
　　1、按文件特征立卷
　　（1）问题特征
　　（2）作者特征
　　（3）名称特征
　　（4）时间特征
　　（5）通讯者特征
　　（6）地区特征
　　第五章 档案概述
　　第一节 档案的概念
　　一、档案的定义
　　档案：机关、组织和个人在社会活动中直接形成的、保存备查的文字、图表、影响及其他各种方式和载体的历史纪录。
　　（三）档案的形成条件
　　1、  办理完毕。
　　2、  有保存价值。
　　3、  集中保存。
　　第二节 档案的价值与作用
　　一、档案的价值
　　（一）凭证价值
　　（二）参考价值
　　二、档案的作用
　　（一）行政查考作用
　　（二）业务参考作用
　　（三）文化传承作用
　　（四）法律凭证作用
　　（五）宣传教育作用
　　三、档案作用发挥的必要作用
　　（一）档案的提供利用
　　（二）社会的发展水平
　　（三）全社会的档案意识
　　1、  形成意识
　　2、  保存意识
　　3、  贵党意识
　　4、  利用意识 
　　（四）档案管理水平 [NextPage]

　　第六章 档案工作
　　第二节 档案工作基本原则
　　一、统一领导，分级管理
　　（一）全国的档案工作由各级党委和政府统一领导，由各级档案行政管理机构分层负责监督与指导。
　　（二）国家全部档案由各级档案机构集中统一管理。
　　（三）实行党政档案和党政档案工作的统一管理。
　　二、维护档案的完整
　　（一）维护档案的完整
　　（二）维护档案的安全
　　三、便于社会各方面的利用
　　第七章 档案的收集与整理
　　第一节 档案收集工作
　　一、概述
　　（一）档案收集范围
　　1、  档案室对本单位文书部门和业务部门形成的具有保存价值的档案的接受。
　　2、  档案室对于本单位业务工作有关资料的收集。
　　3、  档案馆对现行机关具有长远保持价值档案的接受。
　　4、  档案馆对撤销机关档案的接受。
　　5、  档案馆对分散在各地的历史档案馆和保存在个人手中的有重要保存价值的历史档案的征集与接受。
　　6、  档案馆之间的档案的交换。
　　二、档案室的收集工作
　　（一）归档制度
　　1、  归档范围
　　2、  归档时间
　　3、  接受归档文件（案卷）的要求
　　三、档案馆的收集工作
　　（二）馆藏档案的收集方法
　　1、  现行机关文件及档案
　　2、  撤销机关档案
　　3、  历史档案
　　第二节 档案工作整理
　　一、概述
　　（一）整理工作内容
　　（二）整理工作原则
　　二、全宗
　　（一）概念
　　（二）立档单位及其构成条件
　　1、  行政上
　　2、  财务上
　　3、  组织人事上
　　（三）立档单位的变化和全宗的划分
　　（四）全宗内档案分类
　　1、  常用档案分类法
　　（1）年度分类法
　　（2）组织机构分类法
　　（3）问题分类法
　　第八章 档案的鉴定、保管与统计
　　第一节 档案鉴定工作
　　一、概述
　　（一）鉴定档案价值的原则
　　鉴定档案价值的原则是：从国家和人民的整体利益出发，用全面地、历史的、发展的观点判定档案的价值。
　　三、档案保管期限表与档案保管期限
　　（一）档案保管期限表
　　（3）保管期限
　　永久，长期保管期限为16-50年左右，短期保管期限为15年以下（含15年）。
　　（三）档案鉴定工作的组织
　　3、档案的销毁
　　销毁档案应履行批准和监销制度。各单位需要销毁本单位形成的档案，须经本单位领导人批准。档案馆需要销毁档案，须经主管领导机关批准。如需销毁建国前的历史档案，还须报国家档案局批准。
　　第二节 档案保管工作
　　一、概述
　　（二）档案保管工作的任务
　　1、  内因
　　2、  外因
　　（1）人为因素
　　（2）自然因素
　　三、档案库房管理措施和档案存放管理
　　（一）档案的存放管理
　　4、维护档案存放秩序的措施
　　（3）档案代理卡
　　档案代理卡又称代卷卡，是档案人员为掌握库藏档案去向而设置的一种卡片。
　　（二）档案库房管理措施
　　1、档案库房的“八防”、“二控制”措施
　　库房温度一般应控制在14°C -24°C之间，相对湿度应在45%-60%之间。
　　4、建立全宗卷
　　全宗绢丝档案馆（室）在管理档案全宗的过程中形成的、能够说明该卷宗历史情况的各种文件材料所组成的专卷。
　　第三节 档案的统计与登记
　　二、档案的登记
　　档案登记对档案的流动、变化状况及档案工作各环节进展情况，通过簿、册、表、单等形式加以记载，以揭示档案和档案工作变化过程的一项基础工作。
　　第九章 档案检索、利用与编研
　　第一节 档案检索工作
　　二、档案著录
　　档案著录，是指编制档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程，是编制档案检索工具的重要环节。
　　（一）著录项目
　　1、  题名与责任说明项
　　2、  稿本与文种项
　　3、  密级与保管期限
　　4、  时间项
　　5、  载体形态项
　　6、  附注与提要项
　　7、  排检与编号项
　　（二）著录用标识符
　　.—置于下列各著录项目之前。
　　稿本与文种项，密级与保管期限，时间项，载体形态项，附注项。
　　四、档案检索工具的编制
　　（一）档案检索工具的分类
　　1、按编制体例划分
　　（1）目录
　　（2）索引
　　（3）指南
　　2、按载体形式划分
　　（1）书本式检索工具
　　（2）卡片式检索工具
　　（3）缩微式检索工具
　　（4）机读式检索工具
　　3、 按功能划分
　　（1）馆藏性检索功能
　　（2）检查性检索功能
　　（3）介绍性检索功能
　　第二节 档案利用
　　二、档案利用工作的方式
　　（一）阅览服务
　　（二）外借服务
　　（三）制发复制件
　　（四）举办展览
　　（五）制发证明
　　（六）咨询服务
　　（七）数字档案信息服务
　　三、开放档案
　　开放档案就是将可以公开的和保密期限已满的档案文件向社会开放。一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。
　　第三节 档案的编研
　　三、档案编研材料的编制方法
　　（四）参考材料
　　1、  大事记
　　2、  组织机构沿革
　　3、  基础数字汇集
　　4、  专题概要
　　第十章 专门档案的管理
　　第二节 会计档案管理
　　一、概述
　　1、 会计档案的特点与作用
　　会计档案，指会计凭证、会计账簿和财务报表等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
　　第三节 声像档案的管理
　　二、照片档案的管理
　　（一）照片档案的成分
　　照片档案，包括底片、照片和说明三部分。
　　（四）照片档案的管理
　　2、 存放环境
　　照片底片应恒温、恒湿存放。长期储存环境，24小时内温度的周期变化不应大于±2°C，相对湿度变化不应大于±5%。
　　三、磁性载体档案的管理
　　（三）磁性载体档案的鉴定与保管
　　2、磁性载体档案的保管
　　（1）控制温湿度
　　（3）科学存放与维护保养
　　正常保存的磁性载体档案，可每10年复制一次。特别重要磁性载体档案的复制周期可视需要适当调整。
　　第十一章 电子文件与电子档案
　　第一节 电子文件及其收集与积累
　　一、电子文件概述
　　（一）电子文件特点
　　1、  非人工识读性
　　2、  系统依赖性
　　3、  信息载体可分离性
　　4、  制作合成性
　　5、  信息易操作性
　　6、  多媒体集成性
　　7、  存储高密度性
　　第二节 电子文件的归档、保管和利用
　　一、电子文件的归档
　　（二）归档时间
　　电子文件归档分为逻辑归档和物理归档两种类型。