一、什么是档案
　　关于档案的定义，中外档案界至少有几十种不同的说法。我国档案界比较权威的一种提法认为，档案是国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。这个定义揭示了档案的本质属性，也对档案的形成、档案的形式和范围作了表述。根据1996年第八届全国人大常委会修正的《中华人民共和国档案法》规定:"档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录"。通俗的讲:档案就是历史的记录。具体讲，它包含以下内容:
　　1·档案是各种机关、组织和个人在其特定的社会活动中连续积累而形成的。档案的来源极其广泛，既包括各种机关、团体、部队和工厂、学校等企事业单位，也包括个人和家庭等。档案的产生和积累，始终围绕档案形成者的职能活动。如一个机关的档案，是这个机关在行使其职责的活动中按照一定的内容逐渐形成的，处理一项工作、召开一次会议、办理一个案件……都必然会产生许多相互联系的文件材料，陆续将这些文件材料作为档案条理地积累起来，就能系统完整地反映出这个机关的面貌。档案的一个特点，就是它的产生和积累，始终不能脱离其特定的形成者及其职责活动，并由此构成档案材料之间的历史联系。这一特点，使得档案存在、运动的形态和图书、情报等其他文献资料具有明显的不同之处。
　　2·档案是保存备查的历史文件。档案是由文件转化而来的。我们这里所说的文件，是指广义的文件，它既指普通单位的一般公文，也包括技术图纸、手稿等工作中直接使用的材料。由于工作的持续进行和事业发展的客观需要，人们又自然而然地把日后仍将查考的文件，有意识地留存下来，就成为档案。所以，"今天"的档案就是 "昨天"的文件，"今天"的文件将是 “明天"的档案。这是对档案与文件之间转化关系的一种通俗概括。当然，并不是所有文件都需要或可能成为档案，文件转化为档案一般需要具备以下三个条件:
　　(1)办理完毕的文件才能作为档案。正在办理中的文件不是档案，文件具有现行的效用，档案一般是完成了传达和记述等现行使用而备留查考的历史文件。一些重要指导性文件，虽已立案归档，但并不失其行政和法律效力。
　　(2)对今后工作具有查考利用价值的文件才有必要作为档案。由于当时工作需要形成的文件数量庞大，没有必要也不可能将其全部作为档案保存，档案只是经过人们鉴别挑选而留存下来的文件。
　　(3)按照一定规律保存起来的文件，才能最后成为档案。档案虽然是由文件转化而来的，但是文件不能自动地成为档案。文件是逐年累月、逐份逐件地产生的，只有把这些文件按照一定的程序和条理集中保管起来，它们才能转化为档案。
　　综上所述，档案是处理完毕的、具有查考价值的、集中保存起来的文件。
　　3·档案的形式是多种多样的。在丰富的社会实践中，各个时期、各个机关、组织或人物，由于不同的需要，形成了各种形式的文件。由于档案是从文件转化而来的，因此，档案的形式也是多种多样的。就档案的载体(记载档案信息的物质材料)而言，我国既有古代遗留下来的龟甲兽骨、竹简木牍、金石、缣帛等档案，也有以纸张为主的书面文电等传统形式的档案，还有胶片、磁带、磁盘等现代形式的档案。档案的记录方式也是各种各样的，从记录信息的方法看:有文字的、有图像的、有声音的。从表达信息内容的文体表达方式看，古代有诏、诰、奏折等，近现代有训令、条例。决定、通知、请示、报告、会议纪要、简报，以及条约、合同、会计凭证等。总之，档案的形式是丰富多彩的，档案的范围是极其广泛的，既包括一般的公文，也包括簿册、技术图纸、音像等各种形式的文件材料。
　　4·档案是原始的历史记录。档案是原始的历史记录，这是档案的本质属性。档案作为一种历史和文化的沉淀，同时具有原始性和记录性的特点，它不同于一般的历史遗物 (如从地下出土的陶器和纺织品等)，因为它是以具体内容反映档案形成者特定活动的历史记录物，因而具有很强的记录性。档案也不同于一般的信息资料，它是特定的机关、组织或人物在当时当地直接使用的原始文件的转化物，不是事后编写或另外收集的，因而具有原始性的特点。所以，档案注重原稿、原本，而且往往又只有一份孤本，这也正是档案更为宝贵的原因之一。 [NextPage]

　　二、档案的历史演变
　　档案从起源到今天，经过了几千年历史。大家都知道远古时期，在文字出现之前，人类的祖先通常是靠 "结绳刻契记事"等方法，来记录狞猎、劳作、人口繁衍等事情，其实，这就是档案的雏形。而关于 "档案"一词，明朝以前还未见到，各朝的称谓也不相同。商代称 "册"、周代称"中"、秦代称"典籍"、汉魏以后称 "文书"、"文案"、"案牍"、"簿书"等。根据现有史料，"档案"一词，最早见于清代康熙十九年 (1680年)的《起居注》。"档"字，《康熙字典》解释为"横木框档"，就是木架框格的意思;"案"字，《说文解字》解释为 "几属"，就是像小桌子一类的东西。由此引申，又把处理一桩事件的有关文件叫做一案，并统称收存的官方文件为"案"或"案卷"。"档"和"案"连用，就是存入档架的案卷。档案一词，历经三百多年，一直延续使用，现已成为一个科学概念，它的定义仍是原义的深化和发展。
　　档案的载体形式同样也是随着历史的变迁和科学技术的发展，在不断的丰富。大家都知道 “甲骨文"，它就是刻在龟甲、兽骨上的早期象形文字档案。通过对甲骨文的考证与研究，我们可以了解到数千年前当时社会的一些情况。
　　相信大家都从一些历史题材的电影中看到过片中人物阅读在竹木上市写的文件和书籍的一些画面。请注意，这就是我们通常所说的"简牍档案"。我国以竹木作为文件和书籍的书写材料，早在殷代就开始了。直到西汉以前，国家公文和私人著述主要是书于用竹、木制成的简牍之上的。二千多年来，我国曾多次发现简牍档案，可惜大都散失了。解放后又在各地陆续发现了不少战国和汉代的简牍档案。
　　商代后期，出现了用铜锡合金铸成的铜器。当时人们把器物上面刻铸的字叫做 "铭文"，后人也称之为"金文"，青铜器一直沿用到西汉。这种青铜铭文是作为记言记事的档案文件而保存的，都有极大的文献价值，为研究当时社会历史情况，提供了第一手档案史料。
　　还有一种档案的载体出现在秦汉时期，当时，纺织工业开始发展，生产出了细薄的丝绢，所以在秦汉时期，宫廷文书、官方文书便开始使用丝绢代替木竹，便产生了缣帛档案。我们大家经常在影视作品中看到的宣读圣旨，那就是缣帛档案的一种。
　　纸张出现后，它自然成为了一种广泛使用的档案载体，近代以来，还出现了其它载体形式的档案，如胶片、照片等。
　　近50年来，随着科学技术的高速发展，又出现了电子档案。所谓电子文件，就是能被计算机系统识别，外观按照一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传递的数字代码序列，而具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软件。随着科学技术的不断发展，还会有新的材料提供给我们，用来记录各种有保存价值的信息。
　　当然，我们前面谈到的是国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。通俗地讲，它们是法律所规定、必须收集整理保管的"国家档案"。
　　按照它们的属性和科学管理的需要，可以将档案划分为不同的种类。比如:按来源可分为国家机关档案、企业档案、名人档案、家庭档案等;按内容可分为行政档案、诉讼档案、科学技术档案等;按记录方式可分为文字档案、图形档案、音像档案、实物档案、电子档案;按时间可分为古代档案、近代档案和现代档案。
　　那么，是否档案与我们公众并无多大关系呢?其实不然。我们大家都熟悉一句话:社会是由无数个家庭所构成的，而每一个家庭又是由我们每一个人所组成的。可以说，我们每一个人从出生的那一天算起，就与档案结下了一生的缘分。比如说你的出生证明就是你的第一份档案!无论今后几十年，它都客观记录了你来到这个世界时的几乎全部情况:出生的时间、性别、体重、健康情况、是否顺产、父母情况、接生的医院、医生、家庭住址，甚至于你的脚印等。至于你成长过程中的照片或DV、各种学历证明、日记或工作笔记、各种奖励证书、患病诊治记录、婚姻证明、银行存折、工作履历证明、社会保险手续、甚至商业活动中的购房、购车、购物的发票、借据、贷款手续等等，经过整理保存就是你的个人档案，也可称为家庭档案。所以，从这个意义上说，我们国家档案的构成、民族文化的传承、民族历史的书写，都离不开中华人民共和国的每一个公民。
　　档案学是一门内容十分丰富的边缘学科，它和其他学科一样，也是我国科技园林中一朵盛开的奇葩。