一、能够草拟会议通知
　　(一)学习目标
　　能够草拟会议通知。
　　(二)会议通知的草拟
　　1.会议通知的一般形式
　　会议通知按形式分，有口头通知和书面通知；按通知的行为方式分，有当面通知、电话通知、电报(明码电报)通知、墙报通知、报纸通知、广播通知、电视通知等。按作用又分为预告性通知和正式通知。会议邀请函、请柬也是会议通知的书面形式。
　　会议通知都应按规定办理，没有规定时，应依照惯例和具体情况办理。如果应该被通知的人没有接到通知，他可以提出这次会议没有按照法定程序办理，而否认会议的效力。有的国家一些公司的股东会议，常有因此而发生诉讼的。接到通知的人不参加会议，是他自己放弃权利；但是组织者不发通知或通知有错误，就是组织者的责任。
　　有些单位内部所发的书面通知，要求当事人签名，当事人不在，请别人代通知，也要求通知人签名，事后通知人要追踪落实。
　　2.发会议书面通知的技巧
　　(1)写信封。要写清收文单位的地址和单位全称，有时还要写收信人姓名。特别要注意的是，单位名称不要任意简化，例如收文单位是"京华外贸公司"，不能简化成"京华公司"，如果随意简化，就容易使人误解和错发。
　　(2)装通知。信封写好后，要装入会议通知，并在封口之前仔细检查一遍，不要漏装。
　　(3)封信皮。通知装入信封后，要逐个的将信皮封贴起来，防止失落。
　　(4)核对。将名单与信封进行核对，防止遗漏或重复。
　　(5)发送。信封送到收发室时要进行清点，请收发人员打上编号，以备查询。
　　(三)发会议通知应注意的事项
　　(1)对拟任免、调动的人员发通知要特别注意，不能把准备调动但尚未调动的人的通知发错单位。
　　(2)一般的会议只发一次正式通知。有些会议需要发预备性通知，其常用于与会人需做大量会前准备工作如准备发言材料或方案的会议。
　　(3)对于一些区域性、全国性乃至国际性会议，需要安排与会人员食宿和回程的，还要在发送会议通知的同时附上会议通知回执，以便会务人员安排接站和订购车、机票。
　　(4)发会议邀请函和请柬的方法，与发送会议通知基本相同。
　　会间通知要贴在醒目处，一定要写清会议的详细场所。会间的通知最好在会上宣布或在饭前通知，否则很难通知到所有与会者或有关与会者。
　　4.书面通知的格式要求
　　二、能够按计划准备会议文件
　　(一)学习目标
　　按计划准备会议文件。
　　(二)会议文件的准备
　　会议文件的准备是会议召开前准备工作的一项重要内容，需要秘书人员认真、仔细、周到地加以安排。
　　对于秘书而言，会议文件的准备一般包括以下几方面内容：
　　1.做好文件的印制或复制工作
　　秘书参与印制或复制的文件种类大致包括：
　　(1)会议的程序性文件。如会议议程与日程安排表、会议时间安排表、选举程序及表决程序安排表等。
　　(2)会议的中心文件。如领导人讲话稿、代表发言材料、经验介绍材料等。
　　(3)指导性文件。如有关的法律、法规、政策等文件。
　　(4)参考性文件。如统计报表、技术资料。
　　(5)会议管理性文件。如会议通知、证件、作息安排表及会议须知等。
　　2.认真校对会议文件
　　文件校对工作实际上是文件印制工作的一个重要环节。文件的校对是一件非常细致的工作，要求杜绝差错，切实保证文件正文文字准确。校对时还应同时检查文件结构的各个组成部分、各种标记及文件的格式。因此，要求秘书在校对文件时要严肃认真、耐心细致，一丝不苟。惟有如此，才能把住会议文件的文字关，确保文件的质量。
　　3.做好会议文件的分发工作
　　有些会议文件需要在会议召开之前发给与会者，有些则在会议召开时分发。但无论何时分发，都应尽量提前做好文件分发的准备工作。
　　(三)相应知识
　　准备工作的内容与要求
　　1.按照与会人员名单，准备好每人一个文件袋，在文件袋上填上与会者的姓名，并注明"会议文件"等字样。
　　2.分发重要文件一般要编号、登记。文件编号通常印在文件首页的左上角处。字体字号应有别于文件正文。具有保密内容的文件，还要注明密级。
　　3.一些征求意见稿，或保密性文件，需要在会后退回的，则应附上一份文件清退目录或清退要求的说明。
　　4.分装文件要认真、细致，不能出现漏装或重装的情况。对于需要提前发出的文件，要在封皮上仔细填写好收件人的姓名、地址与邮政编码，按照会议的时限要求与保密程度选择适当的文件传递方式。[NextPage]

　　(四)注意事项
　　1.发通知要注意准确性。
　　2.发文件尤其是发文书文件要填写清楚。
　　3.注意文件密级。
　　三、能够按要求准备会议的各种用品
　　(一)学习目标
　　能够按要求准备会议的各种用品。
　　(二)会议用品的准备
　　做好会议用品的准备工作，会议用品包括除会议文件以外所有会议所需的物品与设备。
　　1.会议的必备用品
　　一般情况下，各种类型会议都需要准备以下种类的物品：
　　(1)文具用品。如纸、笔、本册等。
　　(2)桌椅、台布。
　　(3)茶具。如暖水瓶、保温桶、水杯、茶、饮料等。
　　(4)扩音设备、照明设备、通风及空调设备等。
　　2.会议的特殊用品
　　不同类型的会议，由于内容要求不同，对用品的要求和使用也不尽相同。例如，选举性会议需要准备好投票箱、选票等物品；表彰会需要准备好奖品及颁奖时的音乐；接待性会议要准备好迎送客人的交通工具；代表会议和纪典性会议要求准备好会议开始时的国歌等音乐或乐队；专业性会议或咨询性会议应准备好幻灯机、投影仪、录音录像机等设备；谈判性会议要准备好签字笔等用具。此外还根据会议的要求准备好会议的横幅、宣传标语、花卉等物品。
　　3.会议用品准备工作的要求
　　(1)制定会议用品的准备方案
　　在准备会议用品之前，秘书人员应制定一个周密的方案或者开列一个用品准备清单，将所需物品的名称及数量详细列出。例如，召开选举性会议，应当考虑到填写选票的用品；如果在炎热的夏季召开会议，空调冷饮等是必不可少的物品。总之，准备物品的方案考虑得越周全越好。
　　(2)准备物品工作应一丝不苟、认真对待
　　会议准备工作充分与否与秘书人员是否具备一丝不苟认真细致的工作作风有着直接的关系。其实，这种工作作风是每一个秘书人员最基本的职业素养。也反映出一个秘书人员对待工作是否具有高度事业心和责任感。
　　(3)准备会议用品应当经济适用
　　准备会议用品应当符合会议需要。价格昂贵的物品不一定就适用。所以，准备用品时应考虑到有用、适用、好用，既不能将就凑合，以次顶好，又不可大手大脚铺张浪费。
　　(三)相应知识
　　会议的种类与作用
　　1.会议的种类
　　会议作为人们从事社会活动或从事各项工作的一种重要手段和方法，其应用十分广泛，因而可以从各种不同角度划分出许多种类型。这里只列举秘书接触较多的会议类型。
　　(1)根据会议的性质划分
　　根据会议的不同性质可以将会议划分为决策性会议与非决策性会议两种基本类型。
　　? 决策性会议
　　决策性会议是指拥有立法权或决策权的领导机关或领导层为了制定和颁布法律、法规、政策，或就某些重大问题进行商讨，进行表决而召开的会议。由于这类会议是研究决定本地区、本部门重大问题的会议，因而是各类会议中最重要的会议。
　　决策性会议主要包括以下几种：
　　第一，代表性会议。即按照法定的程序、定期召开，为了听取审议有关工作报告，制定颁布法律、法规、条例，选举产生新一届领导班子等重大事项而召开的会议。如各级党代会、人代会、工会代表大会、职代会等。
　　第二，领导办公会议。即按照规定的办公制度定期召开研究决断日常工作中重大事项的会议。会议的周期、参加人员、会议地点相对固定。如各级领导机关的领导办公会议、常务会议、董事会议、厂长经理办公会议等。
　　? 非决策性会议
　　非决策性会议是指不产生需要贯彻执行的政策、法律及法规的会议。因而除决策性会议以外，各种类型的会议都可以称为非决策性会议。
　　非决策性会议大致可分以下几种
　　第一，日常工作会议。亦可称执行性会议。主要指根据上级有关法律、法规、政策，研究本单位、本部门如何贯彻执行的具体工作方案、步骤与方法的会议。如各种例行的工作会议，联席会议等。
　　第二，专业性会议。即为解决工作中的某些专门性问题或专业技术问题而召开的会议。如教育工作会议、科技工作会议、生产经营性会议、可行性论证会议以及各种学术性会议等。
　　第三，庆典性会议。即指为了纪念重大历史事件或人物或为庆祝重要的节日、纪念日而召开的会议。也包括联欢会、茶话会等。
　　第四，总结交流性会议。即在某项工作进行到某一阶段或者宣告结束之后，有关领导机关为总结工作评比表彰先进，交流经验而召开的会议。
　　第五，座谈恳谈性会议。即为了发扬民主听取各方面意见或交流与沟通思想而召开的会议。
　　第六，洽谈、谈判性会议。主要指为进行商业贸易或工程招标等经济性活动，围绕合同、协议等有关事项召开的商讨性会议。
　　第七，礼节性招待性会议。一般包括各种会见、招待会、酒会、宴会等。
　　第八，商品展销展示性会议，主要包括展览会、展销会、定货会、博览会、交易会等。[NextPage]

　　(2)依据会议的形式划分
　　? 工作会议。工作会议是处在特定管理层次的管理人员就职权范围之内的工作问题，按照民主集中制原则，共同商讨、互通情况、作出决定的会议。常见的部务会、厅务会及各种形式的办公会均属这种类型。
　　? 座谈会。由特定的组织或个人出面就某一或某些问题召集有关人员进行征询和交流意见的会议。
　　? 恳谈会。融洽宽松的气氛中，以增进与会人员之间的了解和理解为目的，以诚恳和无拘束地交谈为表现方式的会议。这种会议也被称为谈心会。
　　? 动员会。就一项重要和较大规模的工作或活动的开展而进行鼓动布置的大会。
　　? 现场会。选择有助于说明会议主题、强化会议效果的现场做为会址而举行的会议。
　　? 务虚会。旨在就某些政治、思想、政策、理论等方面的问题进行研究讨论的会议。
　　? 记者招待会。政府部门、企事业单位、社会团体的代表(或以个人名义)以现场回答记者提问的形式或直接向记者发布有关新闻的形式而召开的会议。召开记者招待会有两种目的：一种是有关部门为某一重要工作、重大事件或热点问题发布而举行，另一种旨在与新闻媒介进行沟通。
　　? 听证会。立法或行政机构在自己的职权范围内接受、要求并听取有关人员或团体组织的代表就特定问题作出公开或秘密陈述并进行作证的会议。
　　? 联席会议。由若干平等单位或相互没有隶属关系的单位，为共同完成某项任务，联合开展某项活动或共同协商一些与各方面利害攸关的问题而联合举行的一种会议。此类会议通常有一个由各方推举的牵头单位负责会议的召集和组织。
　　? 董事会。特定企业或经济组织的董事会成员在讨论决定本企业或经济组织的重大问题时所召开的会议。
　　经理会。具有经理身份的人研究和决定企业目标和方针的会议是经理会。经理
　　会一般由负责全面工作的经理以例会的形式召集。
　　(3)根据会议的规模划分
　　会议的规模主要指参加会议的人数多少，有时也包含会期的长短。依据这一标准、可以将会议分为以下几种类型。
　　? 小型会议
　　小型会议一般指参加会议的人数少则几人，多则几十人或百人以下的会议。如领导办公会议、例行工作会议、座谈会、洽谈会等。
　　? 中型会议
　　中型会议一般指参加会议人数大约在百人至千人以下。如有的代表会、规模中等单位的全体会、经验交流会、专业性会议、学术交流会、酒会、招待会等。
　　? 大型会议
　　大型会议一般指参加会议的人数在千人以上的会议。如代表大会、评比表彰会、各种大型庆典会、博览会、交易会等。
　　? 特大型会议
　　特大型会议指参加人数一般在万人以上的会议。如大型节日集会、庆祝大会等。
　　(4)根据会议所跨的地域范围划分
　　会议所跨地域范围一方面是指会议的内容涉及的地区范围，另一方面是指参加会议的人来自不同的地区或国家。
　　根据会议所跨地域范围可以将会议划分为以下几种类型：
　　? 国际性会议
　　国际性会议是指会议的内容涉及不同国家和地区，参加人来自不同国家与地区的会议。
　　? 全国性会议
　　全国性会议指参加会议的人来自全国各个地区，会议内容涉及全国性问题的会议。
　　? 地区性会议
　　地区性会议一般指省、市、县或企事业单位召开的各种工作会议，代表会议等。
　　? 部门性会议
　　部门性会议也称为局部性会议。指某个机关、企业、事业单位召开的内部会议。
　　会议类型除以上划分外，还可以从保密角度划分为公开性会议、秘密性会议；从会议召开的载体上划分，可分为常规性会议、电视电话会议、电子计算机网络性会议等。
　　2.会议的作用
　　会议是人类在社会活动中形成的一种互动方式。随着社会不断发展和信息流量的迅速增加，会议形式越来越受到人们的重视。当今，会议已成为各级领导机关、企事业单位重要的工作方法之一。其主要作用可概括为四个方面：
　　(1)集思广益、科学决策的作用
　　(2)发扬民主，密切干群关系的作用
　　(3)交流信息，发挥信息共享、开发智力的作用
　　(4)协调矛盾、统一思想、推动工作的作用
　　(四)注意事项
　　1.对会议类型要清楚，以便准备用品。
　　2.准备工作要注意与有关方面合作。