一、通告
　　(一)学习目标
　　如何拟写通告
　　(二)通告的拟写
　　通告的正文由三部分组成：
　　通告依据：主要写明为什么发布此通告，将原因、目的交待清楚；
　　通告事项：要分条列款表述，语言准确、简明；　　执行要求：通告的最后用简短的篇幅提出执行要求，或提出对违反者的处理办法。
　　例文：法规性通告
　　××市关于加强超限运输车辆
　　行驶公路管理的通告
　　(×年×月×日)
　　为切实加强公路保护，保证公路完好和安全畅通，根据《中华人民共和国公路法》及有关法规规定，坚决制止超限运输违法行为，特通告如下：
　　一、凡在公路上行驶的车辆的同载质量，必须符合公路工程技术标准要求。
　　二、超过公路限定标准的车辆不得在公路上行驶。有下列情况之一的运输车辆为超限运输车辆：
　　1.货物装载高度从地面算起4.3米以上;
　　2.货物宽度3.5米以上;
　　3.车货总长度25米以上;
　　4.大件车辆货总重量40吨以上;
　　……
　　七、对违反上述规定，拒绝、阻碍公路路政管理人员依法执行公务或围攻、殴打公路路政管理人员的当事人，由公安机关依照《治安管理处罚条例》的规定处罚，构成犯罪的，依法追究刑事责任。
　　八、本通告自×年×月起执行。
　　例文：周知性通告
　　××公司
　　关于撤销×××公司副总经理职务的通告
　　去年11月，公司副总经理×××带领一个由11人组成的工作组赴下属分公司检查工作，每到一处，都大吃大喝，肆意挥霍资财。×月×日，在××厂，中晚两餐共开席×桌，席上吃的是派专人从××市采购并请高级厨师烹制的猴头、发菜、海参、鱼翅等山珍海味。
　　公司副总经理×××和他带领的工作组在公司三令五申要刹住公款请客送礼歪风的情况下，大搞"吃、喝、拿"，违反了公司纪律，错误严重，影响十分恶劣。为了严肃纪律，公司决定撤销×××公司副总经理职务。同时决定：工作组成员吃喝挥霍和所收礼物的价款必须如数退赔。
　　公司特为×××的错误发出通告，目的是要求公司全体职工要从×××所犯错误中吸取教训，加强自我修养，廉洁奉公，遵纪守法，为公司建设努力工作。
　　××公司
　　×年×月×日
　　(三)相应知识
　　通告是国家机关、社会团体、企事业单位使用较为广泛的一种告知性文书。其种类有法规性通告和周知性通告两种。
　　通告和公告都属于公布性文书，在使用方法上有相同之处，但是也有严格区别，表现在：
　　1.从告知对象来看，公告大于通告。公告是向国内外宣告，告知对象极广，而通告仅对国内公布，其告知和约束的对象是作者统辖范围内的中国公民及有关的外国人士。
　　2.从宣告事项的重要程度来看，公告也大于通告。公告的事项，应具备使世人皆知晓的意义，通告则不限于此类性质的内容。
　　3.从发布单位来看，公告的作者大都地位、级别较高，通告则不受此限，一般的机关、团体、企事业单位也可以用。
　　4.公告带有新闻性、消息性，除特例外，不涉及强制性的执行要求，通告中则常涉及需要遵守和强制执行的事项。
　　(四)拟写通告的注意事项
　　第一，应注重对行文的法律、政策依据的交待。
　　第二，用语简明、准确、规范。
　　二、拟写通用文书的一般注意事项
　　(一)要掌握文书的文体特征
　　文书的文体特征，是指文书的表达方式和语言特点。也就是在文书写作中运用语言陈述事情，说明问题所采取的具体方法。
　　1.文书的表达方式
　　文书既须记述概要、揉合众情，又要议论发挥、剖析义理，还要说明措施、提出要求。文书的应用性，决定它在写作中兼用叙述、议论、说明三种基本表达方式。以叙述为基础、议论为手段、说明为目的，三者综合运用。
　　叙述。叙述是对人物的经历和事件的发展变化过程所作的叙说和交代。包括写"人"和写"事"两个方面。它是写作中运用最广的一种表达方式。文书中的叙述，与一般文章中的叙述不同，带有明显的概括性，往往直述本质、明确无误，不作过多的描述。
　　议论。议论就是议事说理。文书中的议论带有直接的目的性，是为解决实际工作中某一问题、围绕既定要求而发，不允许偏离目的，旁及与要求无关的内容，更不得放言空论。议论不是贯穿文书全文的主要表达方式，而是从属于叙述和说明的一种方法。
　　说明：说明是用简明扼要的文字，把事物的本来面貌说清楚。在文书的表达方式中，说明占的比重最大，每一篇文书中都有完整的说明文字。
　　需要指出的是，文书的内容往往制约着表达方式的采用。一般说来，以反映情况为主的文书，表达方式侧重叙述；以阐明道理为主的文书，表达方式侧重议论；以提出要求为主的文书，表达方式侧重说明。
　　2.文书的主要表达方式
　　请示、报告：以叙述文字为主，间或夹杂议论、说明。
　　通知：事项通知，以叙述为主；指示性通知，采用议论与说明并重的表达方式；批转、转发性通知，以议论为主，辅以说明；会议通知以说明为主。
　　函：函的内容比较灵活，其表达方式无一定之规，应根据每一函件的具体内容而定。
　　决定：以议论为主，辅以叙述、说明。
　　指示：采用议论与说明并重的表达方式。
　　批复：以说明为主，兼议论。
　　通报；以说明为主，兼议论。
　　命令：公布令、任免令以说明为主，不作议论；行政令以说明为主，兼议论；嘉奖令、惩戒令则是叙述、议论、说明并用。
　　公告：以说明为主，不作议论。
　　通告：以说明为主，兼有议论。
　　会议纪要：以叙述为主，间或夹杂议论和说明。 [NextPage]

　　3.文书的语言特点
　　文书在语言方面的特点主要是：准确、简明、庄重、朴实、规范。
　　准确。准确是文书语言的主要特征和基本要求。文书的内容必须用准确的语言来表达。每个词、每句话都必须有明确的含义，力戒使用"大概"、"可能"、"估计"等含糊之词。这是由文书的性质决定的。
　　简明。简明是指文书的语言表达要简明扼要，"文约而事丰"。要去浮词，免冗长空泛，同时又不苟简，即服从行文目的和表现主题的需要，当祥则祥，当略则略。这是由文书的现实效用性决定的。
　　庄重。庄重是指文书的语言必须端庄，格调郑重严肃，以表明作者的严肃态度和立场。这是由文书的严肃性、法定权威性所决定的。
　　朴实。朴实是指文书的语言要平直自然，明白晓畅，恰如其份，通俗易懂，无浮华夸饰，无矫揉造作，无渲染，不使用华丽词藻，不滥用辞格。
　　规范。规范是指文书用语、选词选句要符合语法与逻辑规则，正确运用术语。
　　(二)要懂得文书的不同稿本及其作用
　　在文书的制作过程中，会形成各种不同的稿本。不同的稿本产生于不同的制作阶段，各自的性质和作用也不同。
　　1.文书的文稿
　　(1)草稿
　　草稿是文书起草阶段作者根据腹稿草拟的初始稿，它没有正式文书的效用，仅供讨论、修改、审批使用。文书一般都要经过拟写草稿的过程，内容简单的文书，通常只有一次草稿，内容重要而复杂的文书，尤其一些法规性或领导指导性文书，往往有多次草稿。草稿按其形成先后顺序可划分为初稿、二稿、三稿……；按其用途分为原始稿、修改稿、讨论稿、送审稿等。
　　(2)定稿
　　定稿是经过审阅修改、由单位领导人亲自审定、签发或会议正式通过的最后完成和生效的文稿。它标志着文书全部酝酿时期的结束，最大限度地体现了文书形成者的思想成果。定稿只有一份，是据以印制正式文书的标准稿。定稿上有领导人签发的文字标记，或者会议通过情况的批注，是制作、校订、考证正本文书的唯一依据，如日后据它印制发出的文书又需重新修订，不可再把它拿出来当草稿涂改，应该用复制本作为草稿进行修改补充和重新签批。定稿应与正式存本一起保存备查。
　　2.文书的文本
　　(1)正本
　　正本是文书形成阶段根据定稿按一定的格式印制，供发出和贯彻执行使用，具有实际效力的正式文本。正本具有法律效力和证据作用，是受文单位办事的依据。
　　(2)存本
　　存本是发文单位在正本文书制作完成后，从中抽出一至数份与定稿一起留底保存，以备查考的文本。它由正本转化而来，与正本具有同等的法律效力。
　　(3)副本
　　副本是正本的复制本或抄本。它的格式与内容与正本一样，也与正本一样具备同等效力。但副本的作用多是传阅、参考、备查。
　　(4)各种文字文本
　　各种文字文本，是指同一内容的文书具有多种文字的文本。当一份文书在不同民族或不同国家同时具有法定的现行效用时，往往要印制成几种民族文字或几个国家文字的文本。这些不同民族和国家文字的文本，都是正本，具有同等效力。
　　(三)要掌握文稿书写规范
　　文稿书写规范主要包括：
　　第一，文稿应在质量较好、统一印制的具有固定栏目相同规格的"发文稿纸"上从左至右横向书写。
　　第二，所有文字、标记、符号、图形必须书写在划定的图文区内。
　　第三，每页稿纸不得随意接长、截短或在中间、左右加贴浮签。
　　第四，书写格式必须统一，每段起首空两格，回行顶格。大小标题应书写于稿纸行间居中位置上。
　　第五，字体必须清楚整齐，切勿潦草，忌用异体字、复合字及一切不规范的简化字。除非必要，不使用繁体字。各种计量单位一律写国家公布的中文名称。
　　第六，标点符号应按国家的统一规定正确使用，忌误用和书写不清、含糊混乱。
　　第七，外文字母采用国际通用和我国规定的有关标准写法书写。书写时，用印刷体或工整的手写体，分清正斜体、大小写和上下角码。容易混淆的字母和大小写字形相似的，要用铅笔注明。
　　第八，文中数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。一文中，数字表示方法前后一致。
　　第九，序号一般按层次用"一"、"二""、"三"、……，"(一)"、"(二)"、"(三)"……，"1"、"2"、"3"……，"(1)"、"(2)"、"(3)"……表示。同一文中各级序号不得混用，以避免眉目不清，层次难分。
　　第十，标注文书的格式设计、排版、印刷时的注意事项应用铅笔，并使用通用的标注符号。
　　第十一，文稿中修改之处必须勾划清楚。删节的字句应涂抹彻底，添改的字句应写在原字句的上方行间，不得改在远处用长线牵连；大段添加字句不能用纸条粘贴，应用相同格式的稿纸重新抄写，不得使用恢复符号；文稿修改之处较多时，必须将其全部重新誊清。
　　第十二，全部稿纸均需标注连续页码，尾页页码旁应标注"完"字。
　　第十三，简短的注释内容可采用"正文夹注"注释方式，即将注释内容置于正文中注释对象之后，并用圆括号括起来。注释内容较复杂时，须将其置于文后。
　　第十四，文中的各种公式应居中写，有编号的公式略靠左书写，将编号加圆括号标在公式右边。公式下有代号说明时，应顶格书写"式中"，空一格后再书写代号说明。较长公式的转行处，应选在等号或加、减、乘号处，应在行首出现这些符号。
　　第十五，文中的表格应编列序号并赋予表名。表格内位项要对齐，表内数字、文字连续重复时，勿用"同上"等字样或符号代替。表内数字使用同一计量单位时，可将该单位从表中提出并置于圆括号内。表内有整段文字时，起首处空一格，回行顶格，最后不用标点符号。
　　以上通用文书拟写的注意事项同样适用于企业事务文书的拟写。