一、常用办公设备的使用
　　(一)电话机
　　电话机是利用电流和电波传播声音的通信设备，已成为人们不可缺少的通信工具。
　　1.程控电话机
　　程控电话机是在电子计算机程序的控制下进行自动转接的自动电话机，具有自动拨号、多次重拨、自动计时、储存电话号码、免提通话等多种功能。在我国已被广泛使用。
　　2.电视电话
　　电视电话是电话通信技术同电视技术、大规模集成电路和数字处理技术相结合的产物。这种新式通信设备不仅可以传送声音，还可以传递通话双方的现场画面以及文件、图表、实物等图像信息。电视电话主要由电话机、电视摄像机和电视接收机三部分组成。在通话时，利用摄像机将现场画面传递给对方，同时利用接收机将对方的现场画面显示在屏幕上。电视电话是电话事业发展的一个趋势。
　　3.移动电话
　　移动通信是指移动点与固定点或两个移动点之间的通信，这是一种有线通信和无线通信相结合的通信方式。移动电话在我国已广泛使用，它将具有广阔的发展前途。
　　(二)传真机
　　传真是利用有线电路或无线电路对各种图文原稿进行远距离真迹传送的通信技术。
　　1.传真机的操作使用
　　发送时，首先将欲发送原稿放入传真机内，并根据原稿情况选择发送参数(扫描线密度、对比度)，然后拨通对方电话，听到回答信号后，表明对方已经开机准备接收，这时便可按下启动键(START)开始发送，放下话筒。待发送结束后，传真机自动恢复到待机状态。
　　接收方接到发送方的电话，通话后便可放下话筒按下启动键(START)，开始接收，直到接收完毕。
　　2.更换记录纸
　　以理光RIFAX580 为例，说明换纸步骤。
　　(1)打开传真机的上盖。
　　(2)把记录纸侧板调到适合记录纸幅宽的位置，取出侧板。
　　(3)放入记录纸，此时要特别注意卷纸方向。将纸拉出至超出绿色带约5cm.。
　　装上侧板，盖好上盖。
　　3.使用传真机的注意事项
　　在操作时应注意原稿的质量，防止发生堵塞、损坏等事故。纸张太厚或太薄的文件，有皱折、卷曲、潮湿、切边不齐的文件不宜发送；应将文件上的紧固件如曲别针、订书钉、胶带等在发送前全部去掉，以免造成机械故障；机器发出堵纸信号时，应及时将卡住的原稿取出。
　　(三)静电复印机
　　静电复印机属精密设备，其品种型号很多，结构性能也各有差异。在使用时，操作者应根据所用复印机的具体情况，严格遵守操作规范，以确保复印机的正常运行。
　　1.静电复印机的操作步骤
　　(1)开机预热：接通电源开关后，定影器开始预热升温，此时面板上显示出预热等待信号，待信号消失后即可复印。
　　(2)放置原稿：将原稿放在稿台玻璃板相应的标志线(如B5、A4等)之内，复印纸的大小(如B5、A4等)和输纸方向(竖向或横向)应与原稿的大小和放置方向一致，然后用盖板压紧原稿。
　　(3)复印纸的选择与安装：选定复印纸尺寸后，将复印纸抖松，以便清除静电，防止粘连，并将断裂、破损、有毛边的复印纸挑出，以免影响机器的正常运行，然后将纸磕齐装入纸盒内，并将纸盒插到机器上。
　　(4)复印倍率的选择：对有缩放功能的复印机，复印前需预置缩放倍率，以便据此来确定复印纸的尺寸。
　　(5)确定复印份数：复印前，利用复印份数键或旋钮，将所设定的复印份数表示出来，若预置有误，还可通过清除键清除后重新设定。
　　(6)调节曝光量：根据原稿的深浅和反差，利用浓度调节杆(或旋钮)改变光缝的宽度或改变曝光灯亮度来调节曝光量。
　　(7)开始复印：待预热指示灯熄灭，复印指示灯亮时，即可按下复印按钮，开机复印。
　　(8)复印完毕。一次复印结束后，从接纸盘上取出复印品，进行整理、装订，并将原稿从稿台上取下整理好，放回原处。对于使用次数频繁的复印机，在每次复印完毕后可不必切断电源，使其保持待印状态，这样可缩短以后的预热等待时间。
　　2.复印品质量缺陷
　　在复印过程中，由于设备、操作和技术等原因会使复印品产生各种缺陷。常见的复印品缺陷主要有：底灰大、颜色浅、图像模糊、复印品浓淡不均匀；出现白点或白条、复印品出现黑点或黑条；复印品全白、复印品全黑。仔细分析产生缺陷的原因，找出排除故障的方法，是提高复印品质量的重要环节。
　　3.静电复印机的保养和维护
　　(1)经常性保养
　　在静电复印机的复印份数达到一定数量时，应对复印机中易污染的部件进行清洁保养。主要包括清除感光版、电极丝、屏蔽罩、镜头、反射镜、搓纸轮、输纸辊、稿台玻璃等易污染部位的污垢和灰尘，对其进行吹拂或擦拭。
　　(2)定期检查和维护
　　在静电复印机经过长期使用后，应对其机件进行全面检查和维护，主要是做好机件的全面清洁、润滑、调整以及更换易损件和失效的零部件等工作。
　　(3)消耗材料和易损件的更换与补充
　　在静电复印机的日常使用中，需要对各种消耗材料和易损件进行定期的更换和补充。主要包括：感光鼓的更换、墨粉的补充、复印纸的补充等。
　　二、其他办公设备的使用
　　(一)照相机
　　照相机的种类繁多。各类照相机的功能尽管不同，但它们的结构是基本相同的，主要包括镜头、光圈、快门、暗箱、测距器、取景器等部件。下面以135小型相机为例说明其操作步骤和使用注意事项。
　　1.照相机的使用
　　(1)装片
　　首先打开相机后盖，将相机左端的倒片轴抬起，再把胶卷暗盒放入槽内，然后把露在暗盒外的胶片拉出少许，将片头插入收片轴缝隙内，并使胶片齿孔与收片齿轮相啮合。扳动输片扳手，使胶片拉紧，在确认胶片与收片轴连结牢固后即可关上后盖。最后再将倒片轴按倒片方向(顺时针方向)转动，以使胶卷在暗箱内绷紧。装片后，需空拍两张后，再正式拍摄。在输片时应注意观察倒片轴是否转动，若转动则表明装片无误，否则就可能由于收片轴或收片齿轮与胶片脱位出现故障，一旦胶片脱位，还需打开相机后盖，重新装片。
　　(2)取景和调焦
　　利用取景器选定拍摄范围。取景时要突出主体，将主体部位置于画面中心，并以前景、背景等物为衬托，排除对表现主体无关的东西。取景时要选择最佳的拍摄角度，使画面布局具有艺术感。
　　调焦时可先将光圈开大，调节调焦环，直到影像清晰。调焦应以被拍摄的主体(或主要部位)为目标。对于自动调焦的相机，需将取景屏中心的对焦区(小方形标记)对准被摄物的主体部分。
　　(3)选定曝光量
　　拍照时感光胶片的曝光量是决定影像密度大小和清晰度好坏的重要因素，曝光量过大或小都会使影像质量变差。光圈和快门是控制曝光量的机构，光圈越大或快门速度越慢都会加大曝光量，反之，则减小曝光量。光强时，要适当收缩光圈或提高快门速度；光弱时，则应加大光圈或放慢快门速度。在相同亮度的条件下，使用同一种胶片拍摄时，加大(或缩小)一级光圈，同时减小(或加大)一级快门速度，则可以取得相同的曝光效果。如f11、1/100秒与f8、1/200秒的拍照效果相同。
　　(4)倒片
　　一卷胶卷一般可拍摄36张。若手动输片已感到明显受阻，表明暗盒胶卷已拍完。倒片时先按下相机底部的倒片按钮，将顶部的倒片手柄打开，并按箭头方向旋转，将胶卷倒回到暗盒内，然后打开相机后背盖取出暗盒，随即将后背盖关紧。若倒片时出现卡片或断片故障时，应停止倒片，需将相机置于暗室或暗袋内，打开后背盖将胶卷取出。
　　2.使用照相机的注意事项
　　装卷要牢靠，胶片片端应与片轴接牢，输片齿轮与胶片齿孔啮合紧，防止出现不输片或卡片故障。在拍照过程中随时注意检查输片情况。
　　拍摄前要取下镜头盖，拍完后需将镜头及时盖好，以防止镜头污染。
　　取景时要突出主体，还要注意衬托物的布局，选择好拍摄角度和距离，调焦测距要准确，以保证影像的清晰。
　　拍照时要拿稳相机，按快门时，不要用力过猛。以慢速拍照时(如1/30秒以下)，最好将相机装在三角架上，利用快门线触动快门，保证相机的平稳。
　　拍摄近距离物体时，物距最好不要小于1米，否则会造成影像变形。
　　3.照相机的维护和保养
　　照相机是一种结构复杂的精密设备，在使用时应注意做好维护和保养工作，以确保各机件的精度和正常使用。
　　(1)使用者应熟悉和了解照相机的结构、性能和操作方法。照相机应避免挤压碰撞和强裂震动，以防止镜头和内部机件的损坏或失灵。
　　(2)防止镜头污染、划伤。避免灰尘、水滴等物落在镜片上，防止手指接触镜片。相机随时盖好镜头盖。镜头上沾有灰尘或污迹时，不得用手帕等物擦镜头，防止出现划伤现象。应使用专用的吹气皮球、镜头纸、镜头刷、镜头水、脱脂棉等擦镜头的工具和用品轻轻吹拂擦拭。
　　(3)每次拍摄后，照相机快门、自拍机构应处于释放状态，以防止弹簧疲劳失灵。
　　(4)照相机闲置时，需放在凉爽干燥处，长期不用的相机应使用干燥剂，防止相机受潮损伤机件。
　　(5)照相机内电池电压不足时应及时更换，两极锈蚀、脏污的电池不宜使用。新旧电池不宜搭配使用。装电池时应按正负极方向正确安装。长时间不用的相机，应将电池取出，避免因电池漏液锈损机件。
　　(6)照相机应避免骤冷、骤热，以防止相机表面凝结水汽造成机件的锈损。尤其防止相机浸水、雨淋等事故的发生。 [NextPage]

　　(二)录音机
　　1.常用控制建
　　(1)放音键(PLAY)：按下后,磁带即正常走带，开始放音。
　　(2)快进键(F.FWD)：按下此键，磁带即快速向前走带。
　　(3)倒带键(REW)：按下此键，磁带即快速倒卷。
　　(4)录音件(REC)：录音时，要同时按下录音键和放音键。
　　(5)暂停键(PAUSE)：录音、放音过程中按下此键，磁带卷动暂时停止。
　　(6)停止和开门键(STOP/EJECT)：按下后，磁带停止走带，再按一下，磁带仓盖就自动打开。
　　(7)音量控制器(VOL)：旋向"MAX"为最大，旋向"MIN"为最小。
　　2.操作方法
　　(1)放音：将收录机收录开关置于"TAPE"位置，装好磁带，按下放音键，机器就开始放音。然后调节音量、音调控制器，以获得较好的音色。也可以从外扬声器插孔输出功率，此时机内扬声器自动断开。但要注意外接的音箱、扬声器的阻抗不能低于机内扬声器的阻抗，否则易烧毁功放管。
　　在录放立体声音乐或调频立体声广播时，应将工作方式选择开关拨到"STEREO"位置，就具备录放立体声的效果。
　　(2)暂停：录放音时，按下暂停键，磁带暂停走带，可节省不必要的磁带消耗，电器部分仍然保持工作状态。利用这一功能可以方便地进行录放音的调整、编辑工作。之后，再按一下暂停键，便恢复原工作状态。
　　(3)收音：将功能选择开关置于"RADIO"位置，将波段开关拨到相应波段位置即可收音。收听中波段时，可转动收录机使之面向最佳接受位置和方向。收听短波和调频广播时，应拉出天线。
　　收听完毕，应将收录机开关拨到"TAPE"位置，收音部分的电源即被切断。
　　(4)录音：
　　①机内话筒录音：最佳录音距离为30~150cm。在录音时需将监听开关置于"OFF"位置。
　　②外接话筒录音：外接话筒的插头插入"MIC"插孔，关闭监听开关，即可录音。
　　③广播录音：先按收音方法调谐好，找到所需录制的广播节目，按下录音键，即为广播录音状态。
　　3.使用注意事项
　　(1)使用前应详细阅读使用说明书，了解机器的性能和特点，并严格按照操作程序进行操作。录音机在使用过程中，如需要变换操作程序时，一般需按下停止(STOP)键，予以复原，然后再按下其他键，否则易损伤传动机构。
　　(2)电源选择：一般盒式录音机多为交直流两用。使用交流电源时应注意变换电压，国产机大多使用220V交流电，而部分进口机则使用110V交流电，这时应将机器上的电压选择器调定在220V档位上方可使用。
　　(3)当机器在录音状态时，会自动抹去磁带上原有的节目。如果录好一盒节目，想保存一段时间不被误抹，可将磁带盒两侧的防抹片除掉，这样录音键就按不下去，不能进行录音和抹音，从而保护了节目。日后如果需要重新录音，可用玻璃胶纸把除掉了防抹片的小口贴封即可。
　　(4)在录音时，首先要选择磁带。用于记录语言时，使用普通磁带即可。用于专业制作时，最好选用优质磁带。录音时要防止混入噪声，而且尽量采用传输线录音。一般盒式录音机内都具有录音电平控制电路，这种电路装置适合于语言录音。如果录制音乐节目，最好使用人工录音电平控制装置的录音机。录音机未装入磁带或磁带已除掉防抹片时，切不可强行按下录音键(REC)，以免损伤机件。
　　(5)每次使用完毕，应切断电源，以免电源变压器因长期工作而烧坏。各种按键必须复位放松，以免弹性元件疲劳变形。安装电池要注意"+"、"-"极性，电池耗尽应及时取出，防止电池漏液腐蚀机件。机器如长期不用或长期使用交流电源，也应取出电池。
　　(6)录音机使用一段时间后，要对录放磁头、抹音头、主导轴、压带轮进行清洗，擦去尘埃、磁粉等污垢，一般可用小木条或竹签包上棉花球，蘸一些无水酒精或磁头清洗剂轻轻擦洗。擦洗时要断电。
　　(三)磁带录像机
　　磁带录像机的种类很多，性能也不完全相同。按所用磁带宽度的不同，可分为2英寸、1英寸、3/4英寸、1/2英寸和8毫米录像机。
　　1.磁带录像机的使用
　　(1)常用功能键
　　磁带录像机是通过操作者按动有关的功能键进行工作的。几个主要功能键的作用分别是：
　　记录键(REC)――使录像机进入记录状态。
　　重放键(PLAY)――使记录在磁带上的图像和声音输出，并显示重放。
　　快进键(FWD)――使磁带正向快速走带。
　　暂停键(PAUSE)――在记录或重放时，使磁带停止走带运行，录像机处于暂停状态。此间，磁头仍继续运转，在监视器屏幕上可出现静止画面。
　　倒带键(REW)――使磁带收入供带盘。
　　停止键(STOP)――使处于工作状态的部件立即停止运转。
　　(2)操作步骤
　　接线：在开机前，首先将各线路接通。所用接线导线主要有：电源线、输入信号线和输出信号线。
　　接线时，应按录像机说明书的规定进行操作，根据不同型号录像机的要求将导线插入相应插孔内。
　　调整：录像操作比较简单，首先接通电源，并将磁带盒插入机内，然后根据录制需要按下相应工作键即可。
　　在直接录制电视节目时，录制前，必须将电视画面调节清晰后再开机录像。
　　在重放时，一般不需要调整。如果一旦出现画面扭曲、雪花干扰、条纹、色调不佳等现象时，可分别调节扭曲(SKEW)旋扭、跟踪(TRACKING)旋扭和彩色锁定相位(COLOURLOCK)旋扭，直至消除干扰、失真为止。
　　2.磁带的保管
　　磁带的性能直接关系到录音录像的效果。为了确保磁带质量，延长其使用寿命，在磁带的使用和保存时应做到以下几点：
　　(1)防磁化
　　磁带应远离磁场源，以防止磁带被外磁场磁化或产生退磁现象。磁带最好保存在具有磁屏蔽功能的铁皮柜内。
　　(2)防灰尘
　　磁带在使用和保存时，应保持周围环境和空气的洁净，防止灰尘沾染，并应注意在使用时不要用手触及磁性层表面。
　　(3)防高温
　　磁带应保存在常温(12℃～24℃)的环境中，避免日光的直射和其它热源(电炉、暖气等)的烘烤。
　　(4)防潮湿
　　磁带应保存在相对湿度为40%―60%的环境中，防止因磁带内含水量过多导致的变形、脱粉、发霉等现象的发生。
　　(5)防挤压撞击
　　由于外力的挤压或撞击，会造成磁带产生"去磁"现象，长期紧绕的磁带也会由于挤压而产生粘连变形以及"透印效应"(即由于紧压造成的相邻磁带间的相互磁化现象)。为此，应对记录信息的磁带做好定期检查工作，每年最少要进行两次倒带，以防止磁带的粘连，减弱"透印效应"。
　　(四)摄录机
　　1.摄像的步骤
　　(1)用适当的方式给摄录机供电。
　　(2)打开电源开关(OPERATE或POWER)。
　　(3)滑动摄像机/录像机选择开关(CAMERA/VTR)到摄像机位置。8mm摄像机备有三档开关：摄像、录像、停机。当选择"摄像"时，摄像机工作，可以正常摄像。当选择"录像"时，摄像机停止工作，可作录像机用。
　　(4)放入录像带。
　　(5)把增益、光圈、快门、聚焦、变焦等均选在合适的方式。
　　(6)在实际拍摄的光源条件下，调好白平衡。
　　(7)实际拍摄。选择适当的拍摄角度、高度和距离，恰当选景和构图，然后按开始/停止开关(START/STOP)，摄像开始，同时电子寻像器上出现"REC"的指示信号。恰当的运用推、拉、摇、移、跟等拍摄技术，完成一个镜头的拍摄。
　　(8)再按动一下开始/停止开关，摄像暂停，一个镜头完成了。同时，电子寻像器上显示出暂停的指示信号。以后每摄一个镜头，开始、结束可分别按一下开始/暂停开关。注意观察寻像器上的指示信号，摄像时指示信号是"REC"，暂停时是"PAUSE"。
　　(9)拍完后，取出磁带。
　　(10)关掉电源，取出电池。
　　2.摄录机的维护与保养
　　(1)使用摄录机最重要的一条就是严格按照说明书来操作、使用。
　　(2)在使用中不要使摄录机受到碰撞和震动。
　　(3)不要对着强光拍摄。也不要在尘土飞扬或有化学药品挥发的空间使用和保存摄录机。
　　(4)使用结束后，要切断电源，把电池和磁带从摄录机中取出来。镜头要加盖。
　　(5)保管环境要干燥。应使摄录机远离强磁场和强电场。
　　(6)摄录机长时间放置不用时，应定期通电驱潮。