一、能够按要求处理值班的日常事务
　　(一)学习目标
　　能够按要求处理值班的日常事务。
　　(二)值班室日常事务的处理
　　值班室管理工作是秘书部门的日常工作之一，各单位和部门值班室的任务都非常庞杂，且各有不同的特点，一般来说，其管理工作主要是：
　　1.办理领导交办的事项
　　领导有很多临时性紧迫性工作，在一时找不到其他部门办理时，多数交由值班室。因此值班室工作很大一部分是承办领导交办的事项。常见的事项有：(1)临时性的会议通知。一些临时决定召开的会议，因时间紧，发书面通知已来不及，或会议内容与各个业务部门有交叉，难以确定哪个业务部门主办，在这种情况下，经常交由值班室处理，使用电话或其它方式召集有关部门和有关人员参加会议。(2)查问有关部门和有关人员对领导某一批示、要求的贯彻落实情况，并将查问的结果及时回复交办的领导，在工作过程中，值班室要恰当发挥机关一些职能部门的作用，以便顺利完成任务。(3)受委托做好接待工作，由于领导的工作原因或精力所限，有的接待工作就委托值班室来完成，值班室根据具体情况，或自己承担或通知有关部门做接待者的工作。(4)根据领导指示了解在本地区工作考察的上级领导的活动及生活接待情况。(5)向有关单位人员转告领导的指示等，领导交办的事项很多，范围也很广，需要根据具体情况灵活办理。
　　2.上传下达，沟通内外
　　上级机关经常派人到下级机关检查工作，了解情况，下级单位经常派人到上级机关汇报工作，反映问题，平级单位或无隶属关系的单位也常相互联系、协调工作，上述情况经常需值班室来处理。不论来自何部门、机关的同志，值班人员都要认真接待，或请有关领导接洽，或介绍给有关部门。对上级的各项指示、通知和下级的请示、汇报，都要认真登记，及时汇报，及时处理。本单位的一些突发事件，值班室也有责任将新掌握的情况报告领导，通知有关人员。
　　3.认真处理来函、来电
　　日常的来电来往是由业务部门办理的，但在下班后或节假日，由于有些业务部门无人值班，应当由值班室担负起来电接收的工作，对于其中的急电、急件及时通知具体承办单位、部门或报告分管领导，对电话请示、文电内容，值班人员一般只传达不答复或不随意表态，以免造成机关和领导工作被动。若领导有批示或指示，再按领导的要求，及时办理。
　　4.负责值班人员安排
　　只有党政领导机关、大的企事业单位或一些性质比较特殊的单位才可能设立有固定人员值班的值班室，平时有固定的人员值班，法定节假日则由业务部门的人员轮流担负值班。较小的单位多采取轮流值班的办法，轮流值班人员名单，由秘书部门具体编写，与有关部门协商并报领导审定后执行。
　　5.随时掌握领导的外出活动
　　领导同志外出时应由秘书人员告知值班室，以便随时取得联系，值班要详细记录领导外出的情况，尤其是领导出差在外，要及时与领导联系，了解领导外出所在地的住址和电话号码，以便遇到有急事能随时找到领导，保证工作的正常开展。
　　6.协调处理安全保卫工作
　　值班人员在单位、机关下班后，除做好上述工作外，还要协助有关人员作好安全保卫工作，防止丢失、被盗、破坏等问题的发生。
　　(三)相应知识
　　值班室工作的基本内容和要求
　　值班室工作包括工作内容、工作制度和人员素质三个方面。重点介绍工作制度和值班人员素质的要求。一般来说以下几条具有共性的要求。
　　1.坚守值班岗位。值班人员在规定的值班时间内，必须做到人不离岗、人不离机(电话机)，始终保持通信联络畅通。值班室要接纳来自四面八方的函电信息，必须有人接收、传送处理。特别是在高级首脑机关或要害部门值班，随时都可能有突发性的事件报到值班室，有许多紧急事件无规律可循，必须随时准备应付复杂情况和处理突发性事件。因此，值班室人员必须坚守岗位，有事要提前请假，如无临时接班人，不得离开岗位。
　　2.认真处理事务。值班室工作庞杂、琐碎，无规律性，处理起来有时比较麻烦，但值班人员不得有丝毫大意和马虎，如果出现差错或处理不当，轻则耽误工作，重则造成严重后果。因此，值班人员必须要有认真负责的态度处理好每一件事情。如认真接转电话，认真做好记录，认真接待来访人员等，真正起到问事员、联络员、收发员的作用。
　　3.做好值班记录。一是记好值班电话记录。值班人员除接待来访人员外，相当一部分值班工作都是靠电话来联系处理的，因此，必须认真记好值班电话记录。电话记录基本上有五个要素：来电时间，来电单位、姓名和对方的电话号码；来电内容，简明扼要地记下主要精神，领导批示和处理意见，记录人署名。对这五个要素，一定要记准确，记清楚。二是做好接待记录。对外来人员的姓名、身份、证件、联系事由、接洽单位要一一登记清楚，以备查考。三是做好值班日记，对外来的信函、电报、反映情况、外来的电话等，都要认真登记，使接班人员保持工作的连续性。
　　4.热情接待来人。因事来值班室联系接洽的人很多，值班室对各种来人，要根据不同情况做出恰当的处理。对于来洽谈工作者，查验明身份证件，问清意图后，协助并指引其办理有关事务，对于一般问题者，只要不涉及机密，应尽可能地给予帮助。
　　5.加强安全保卫。值班员的职责之一就是做好机关的安全保卫工作，值班人员一定要处理好热情接待来人和严格门卫制度的关系。既要热情接待，又要严格执行制度，严防坏人混入作案。如遇到紧急情况和可疑人员，应及时向领导和公安、保卫部门报告。值班人员要有坚强的保密观念，不能把亲戚、朋友带到值班室留宿，不能泄漏机关秘密，对于机密文件、他人信函，不得擅自拆阅。
　　(四)注意事项
　　1.注意建立和健全值班制度，使值班工作制度化，规范化。
　　2.注意值班工作的督促检查，发现问题，及时处理
　　二、能够处理一般来信来访
　　(一)学习目标
　　能够处理一般来信来访
　　(二)具体做法
　　1.来信可分为重要来信和一般来信两种类型。重要来信指的是来信反映的情况和信息，关系到国家的安全和利益，关系到全局性的问题，或者性质严重、影响很大；一般来信指的是反映的问题、情况，以及传递的信息是局部的、个人的，或性质一般、影响有限。
　　由于单位的大小不同，分工不同，因此，在处理一般来信上，方法也有所不同。
　　(1)转办
　　反映一般性问题的来信，按分级归口的原则，转交下一级责任单位或有关部门处理。一封来信提出几个问题或问题涉及几个单位的，按主要问题的责任单位转办。如几个问题都很重要，应将来信复印后分别转办。转办信由秘书部门负责汇总，标明件数，并在三日内转出。
　　(2)函转
　　对来信内容和反映的问题比较重要的，将来信摘录，给主管领导审定后以函的形式附原信转下级责任单位或有关部门处理，但不要求办理结果。
　　(3)直送
　　对领导私人交往信件和知名人士来信，以及内容比较重要、文字简朴、书写清楚的来信，直接呈送领导。
　　(4)批转
　　对反映问题比较重要，且表述清楚或内容不易扩散的来信，经主管领导审核后批示，直接转送下一级责任单位或有关部门的主要领导。
　　(5)摘报
　　来信文字较长，或表达条理不太清楚，但内容重要的来信，摘录整理来信要点，经主管领导审核后，呈报主要领导。
　　(6)自处
　　对于领导交办或需要直接处理的来信，办信人经主管领导同意后，直接协调解决问题并答复来信人。
　　(7)不处
　　没有办理意义的来信。主要包括：? 精神病患者的来信；? 来信人和反映对象都没有姓名、单位和住址，且内容无从查处的来信；? 有关单位做过恰当处理并做出明确答复的来信；? 没有实质内容的来信。对于这些来信经主管领导审核后保存。 [NextPage]

　　2.一般来访的接待办理
　　对于一般来访者的接待主要有接待、登记、接洽、处理、立案、回访六项内容。
　　(1)接待
　　凡是来访都要热情接待，主动问好让座，问清来访者的单位、姓名和事由。
　　(2)登记
　　对来访者的个人基本情况，反映问题的主要内容，来访次数进行详细登记，同时记清来访的时间、来访人数、问题的性质。
　　(3)接洽
　　这是接待来访工作的主要内容。主要有七项工作：? 集中精力倾听来访人的陈述；? 尽可能详细地做好记录；? 为弄清问题进行必要的询问；? 明确告知来访人要对反映情况的真实性负责；? 向来访人确认所反映问题的主要内容，征求来访人对记录的意见；? 向来访人索要书面材料；? 告知来访人对其反映情况的处理程序。
　　(4)处理
　　对来访人反映情况的处理要符合政策、坚持原则、按照程序、遵守制度，其具体要求是：
　　? 来访人提出的询问或其他比较简单明了的问题，自己能当即答复解决的，应予以答复解决。
　　? 来访人反映的问题，应该由所在地领导和单位处理的，可通过电话向有关单位进行初步核对，弄清有关情况，酌情处理；
　　? 来访人反映的问题比较重要的，要摘录来访要点，呈送主要领导批办和阅知；
　　? 来访人要求合理、政策允许、应解决而长期得不到解决的问题，可交办或直接调查，查明情况后，督促有关单位处理；
　　? 来访人留下的申诉材料，需要转办的，应及时转办，有关身份证明或其它证件，看后要退还来访人，必要时可将来访人的有关证件复制一份留下，以便处理问题时参考。
　　(5)立案
　　对来访人反映的重要问题，应根据立案标准立案查处。
　　(6)回访
　　回访就是受理来访问题的部门去拜访来访者。回访的过程就是调查研究，解决问题，了结案件的过程。回访的重复，一般应放在问题已恰当处理，而本人思想不通的人身上，以便有针对性地做疏导工作。
　　(三)相应知识
　　1.一般来信可分为以下几种类型。
　　(1)反映个人的看法和意愿
　　任何单位、机构的动作与管理都不可能十全十美，当这些行为触及到一些单位和人的利益，或不符合一些单位和人意愿的时候，他们就会通过书信的方式向政府反映情况，把自己的意见和要求提出来，以引起政府的注意和重视。这类书信有针对某一机构的，有针对某一项具体工作的，也有针对个人的。一般来说，内容比较丰富，涉及的面也非常广泛。
　　(2)检举揭发
　　对社会上的一些错误的、违法的，甚至是阴暗的、丑恶的人和事进行检举揭发，是群众来信中常见的一种形式。这些来信由于是以写信者个人的看法和标准衡量而得出的结论。因此，在处理时一定要非常谨慎。要经过深入细致的调查了解，弄清事实真相后方可作出结论；有的还需交纪检、公安、监察部门调查处理。这种来信又可分为三种类型：一是检举揭发坏人坏事，维护法律的尊严和社会的公正；二是诬告、陷害或挑拨离间，以达到自己不可告人的目的；三是道听途说，不负责任，缺乏事实根据。
　　(3)要求落实政策或解决某些问题
　　当认为自身利益受损或涉及自己利益的某一项要求没有得到满足时，反映问题，表达自己的意愿，这类来信比较多，重复率比较高，可能会反复来信，直到反映的问题有一个满意的结果。这种来信也可分为两类型：一是来信反映问题，应该给予解决的某一环节中出现的问题或遇到了困难，希望政府帮助解决；二是提出不合理的要求，企图"瞒天过海"，通过信访的形式，达到个人的目的。
　　一般来信的内容涵盖的面比较广，上述三种类型不能完全包括，如有请示的、查询的、提建议的等等，需要我们在实际工作中不断实践和研究。
　　一般来访可分为以下几种类型：
　　(1)文明平静型
　　这类上访者多有一定的知识和涵养，或要解决的问题不紧迫，或与本身关系不紧，还有的来访者是了解情况、咨询政策。
　　(2)感情冲动型
　　这类上访者由于反映的问题触及到自己的切身利益，所以感情反映强烈，言辞激烈尖刻、质问责问不断；有的拍桌瞪眼，大发脾气，大吵大闹；有的自觉委屈冤枉，大哭大闹，寻死觅活；有的甚至要冲进机关或领导办公室。
　　(3)纠缠反复型
　　这类上访者多为历史、人事、政治等复杂因素所致，所反映的问题，经过多次调查处理未能作出比较符合客观的结论，或未全面落实和兑现；或是要求过高，超出政策允许范围，又不愿放弃个人意愿；或胡搅蛮缠，想通过反复上访和纠缠捞取好处。
　　(4)集体上访型
　　这类上访者，一般在三人以上，有时十几人，甚至几十人，上访的内容是统一的，属于一个团体的共同的利益，有的有推选出的代表，有的没有代表，你一言，我一语，吵吵嚷嚷。
　　2.办理来信的基本要求
　　办理好来信是信访工作的重要组成部分，是获取信息的重要渠道，同时也是一项非常繁杂和细致的工作，其基本的要求是，及时拆封，详细阅读，认真登记，准确交办，妥善处理，做到件件有着落，事事有结果。
　　(1)及时拆封
　　对来信及时拆封是对办理来信的首要要求和先决条件，只有及时拆封，才能及时了解信件的内容，为正确处理来信中反映的问题和意见赢得时间，同时也不会造成来信的积压和贻误及时处理的时机。在及时拆封中注意以下几个环节：一是每天定时取回群众的来信，或者随到随取，为日后的处理工作争取时间；二是做到当日来信，当日拆封，不积压信件；三是拆封工作要按程序和要求进行，不搞随意性；四是加强管理，凡是群众来信都要妥善保管防止丢失，以免给日后的处理工作造成被动。
　　(2)详细阅读
　　详细阅读是处理来信的重要一环，只有通过阅读，弄清了信件的内容，才能为处理工作奠定基础，信访工作耗时、枯燥，是对工作人员的工作责任心和文化水平的一个衡量。要达到准确领会来信含义的目的，就要做到以下几点：一是阅读，凡接到来信必须逐一阅读，不能抽读，也不能只读头、尾，不读中间；二是细致，阅读来信要精力集中，不能"一目十行"，确定弄清来信的内容；三是分析，要通过阅读，分析来信的意图，考虑处理的途径，以及可能产生的结果。
　　(3)认真登记
　　凡是收取的来信必须按程序和要求进行登记，以便为处理工作提供依据和创造便利条件。之所以强调对群众来信进行登记，是因为以下几条原因：一是对群众来信的处理工作，很大一部分不是一朝一夕的事情，它需要一个过程，甚至在处理过程中工作人员有变更，认真登记，留下依据，是保持处理过程连续性的重要条件；二是便于对来信的查阅、分析和统计；三是工作成果的反映。
　　(4)准确交办
　　来信中反映的情况和要求解决的问题，许多是信访工作难以解决的，因此，需要信访工作考虑准确的"送和转"，"送"就是根据来信反映情况的批示进行处理。"转"来信反映的情况和问题不在本单位和部门处理的，可转给有关单位的部门处理，何时送、何时转，送给谁，转给谁，要根据来信内容和政策要求确定。
　　(5)妥善处理
　　回答来信反映的情况，解决来信提出的问题，是信访工作的最终目的，不回答问题，不解决问题，就失去了信访工作的存在和必要，在实际工作中，首先要有对工作和人民负责的精神，严肃正规，不敷衍了事，不粗心大意；其次在工作中，要想方设法解决问题，有不怕吃苦、不怕困难，不怕挫折的劲头；第三在处理工作中要讲政策，讲原则，不能感情用事，意气用事，避免由于工作不当造成问题不能解决，甚至矛盾激化；最后一点要注意积累工作经验，妥善处理各种复杂问题。
　　3.接待来访的基本要求
　　来访是反映情况、问题经常采用的一种方式，也是信访工作中难度较大，花费精力比较大的一项工作。信访工作对接待群众来访的基本要求是：热情友善，坚持原则，耐心疏导，严肃认真，高度负责。
　　(1)热情友善
　　来访是为了寻求帮助，是希望解决自己希望解决的问题，同时也表明了他们的信赖，不论来访者反映的是什么问题和情况，接待人员都应本着全心全意为人民服务的态度，热情、礼貌地接待，这有利于双方的沟通，有利于问题的解决。
　　(2)坚持原则
　　在处理来访时，遇到的情况可能会比较复杂，有吵闹的、哭诉的、愤怒的，甚至还有无理取闹的，不论遇到什么样的情况，信访工作者都必须保持冷静，坚持实事求是原则，不为来访者的情绪左右，把精力集中在弄清来访者反映的情况和问题上。在处理过程中，要讲政策，讲原则，不能随意许愿，更不能违反原则答复办理来访者提出的要求，这是信访工作人员需特别注意的问题。
　　(3)耐心疏导
　　凡来访者都希望尽快解决问题，因此，他们的心情难免比较复杂急躁，有的来访者甚至想法单一或认识偏激。遇到这种情况，信访工作者一定要有耐心，在听取他们讲述之后，根据实际情况及时准确处理。当遇到政策不允许或现实情况无法解决的情况时，也不能一推了之，要做来访者的思想工作，耐心说服疏导，为缓解矛盾，消除矛盾，奠定基础。
　　(4)严肃认真
　　对来访者反映的任何情况和问题，都要按程序和要求认真登记处理、立案、回访，每个环节的工作都要认真细致，准确及时，不能丢三拉四，马马虎虎。凡是涉及到政策性、原则性等问题，要严肃谨慎，不能有随意性，对一些反映问题不大，情况不严重的问题，也不能不重视不办理，更不能有"事不关己，高高挂起"的错误思想和不良作风。
　　(5)高度负责
　　要把处理好来访者反映的情况和问题看成是改进工作和稳定社会的大事来抓，该处理的要按政策及时处理，该立案的一定要根据立案标准坚决立案查处，要有不怕困难，不怕挫折的精神。对解决不了的问题要及时向群众解释，不能拖着不管，对已解决的问题要及时给群众回复，通过自身的努力，充分发挥信访工作的职能作用。 [NextPage]

　　二、能够处理一般来信来访
　　(一)学习目标
　　能够处理一般来信来访
　　(二)具体做法
　　1.来信可分为重要来信和一般来信两种类型。重要来信指的是来信反映的情况和信息，关系到国家的安全和利益，关系到全局性的问题，或者性质严重、影响很大；一般来信指的是反映的问题、情况，以及传递的信息是局部的、个人的，或性质一般、影响有限。
　　由于单位的大小不同，分工不同，因此，在处理一般来信上，方法也有所不同。
　　(1)转办
　　反映一般性问题的来信，按分级归口的原则，转交下一级责任单位或有关部门处理。一封来信提出几个问题或问题涉及几个单位的，按主要问题的责任单位转办。如几个问题都很重要，应将来信复印后分别转办。转办信由秘书部门负责汇总，标明件数，并在三日内转出。
　　(2)函转
　　对来信内容和反映的问题比较重要的，将来信摘录，给主管领导审定后以函的形式附原信转下级责任单位或有关部门处理，但不要求办理结果。
　　(3)直送
　　对领导私人交往信件和知名人士来信，以及内容比较重要、文字简朴、书写清楚的来信，直接呈送领导。
　　(4)批转
　　对反映问题比较重要，且表述清楚或内容不易扩散的来信，经主管领导审核后批示，直接转送下一级责任单位或有关部门的主要领导。
　　(5)摘报
　　来信文字较长，或表达条理不太清楚，但内容重要的来信，摘录整理来信要点，经主管领导审核后，呈报主要领导。
　　(6)自处
　　对于领导交办或需要直接处理的来信，办信人经主管领导同意后，直接协调解决问题并答复来信人。
　　(7)不处
　　没有办理意义的来信。主要包括：? 精神病患者的来信；? 来信人和反映对象都没有姓名、单位和住址，且内容无从查处的来信；? 有关单位做过恰当处理并做出明确答复的来信；? 没有实质内容的来信。对于这些来信经主管领导审核后保存。
　　2.一般来访的接待办理
　　对于一般来访者的接待主要有接待、登记、接洽、处理、立案、回访六项内容。
　　(1)接待
　　凡是来访都要热情接待，主动问好让座，问清来访者的单位、姓名和事由。
　　(2)登记
　　对来访者的个人基本情况，反映问题的主要内容，来访次数进行详细登记，同时记清来访的时间、来访人数、问题的性质。
　　(3)接洽
　　这是接待来访工作的主要内容。主要有七项工作：? 集中精力倾听来访人的陈述；? 尽可能详细地做好记录；? 为弄清问题进行必要的询问；? 明确告知来访人要对反映情况的真实性负责；? 向来访人确认所反映问题的主要内容，征求来访人对记录的意见；? 向来访人索要书面材料；? 告知来访人对其反映情况的处理程序。
　　(4)处理
　　对来访人反映情况的处理要符合政策、坚持原则、按照程序、遵守制度，其具体要求是：
　　? 来访人提出的询问或其他比较简单明了的问题，自己能当即答复解决的，应予以答复解决。
　　? 来访人反映的问题，应该由所在地领导和单位处理的，可通过电话向有关单位进行初步核对，弄清有关情况，酌情处理；
　　? 来访人反映的问题比较重要的，要摘录来访要点，呈送主要领导批办和阅知；
　　? 来访人要求合理、政策允许、应解决而长期得不到解决的问题，可交办或直接调查，查明情况后，督促有关单位处理；
　　? 来访人留下的申诉材料，需要转办的，应及时转办，有关身份证明或其它证件，看后要退还来访人，必要时可将来访人的有关证件复制一份留下，以便处理问题时参考。
　　(5)立案
　　对来访人反映的重要问题，应根据立案标准立案查处。
　　(6)回访
　　回访就是受理来访问题的部门去拜访来访者。回访的过程就是调查研究，解决问题，了结案件的过程。回访的重复，一般应放在问题已恰当处理，而本人思想不通的人身上，以便有针对性地做疏导工作。
　　(三)相应知识
　　1.一般来信可分为以下几种类型。
　　(1)反映个人的看法和意愿
　　任何单位、机构的动作与管理都不可能十全十美，当这些行为触及到一些单位和人的利益，或不符合一些单位和人意愿的时候，他们就会通过书信的方式向政府反映情况，把自己的意见和要求提出来，以引起政府的注意和重视。这类书信有针对某一机构的，有针对某一项具体工作的，也有针对个人的。一般来说，内容比较丰富，涉及的面也非常广泛。
　　(2)检举揭发
　　对社会上的一些错误的、违法的，甚至是阴暗的、丑恶的人和事进行检举揭发，是群众来信中常见的一种形式。这些来信由于是以写信者个人的看法和标准衡量而得出的结论。因此，在处理时一定要非常谨慎。要经过深入细致的调查了解，弄清事实真相后方可作出结论；有的还需交纪检、公安、监察部门调查处理。这种来信又可分为三种类型：一是检举揭发坏人坏事，维护法律的尊严和社会的公正；二是诬告、陷害或挑拨离间，以达到自己不可告人的目的；三是道听途说，不负责任，缺乏事实根据。
　　(3)要求落实政策或解决某些问题
　　当认为自身利益受损或涉及自己利益的某一项要求没有得到满足时，反映问题，表达自己的意愿，这类来信比较多，重复率比较高，可能会反复来信，直到反映的问题有一个满意的结果。这种来信也可分为两类型：一是来信反映问题，应该给予解决的某一环节中出现的问题或遇到了困难，希望政府帮助解决；二是提出不合理的要求，企图"瞒天过海"，通过信访的形式，达到个人的目的。
　　一般来信的内容涵盖的面比较广，上述三种类型不能完全包括，如有请示的、查询的、提建议的等等，需要我们在实际工作中不断实践和研究。
　　一般来访可分为以下几种类型：
　　(1)文明平静型
　　这类上访者多有一定的知识和涵养，或要解决的问题不紧迫，或与本身关系不紧，还有的来访者是了解情况、咨询政策。
　　(2)感情冲动型
　　这类上访者由于反映的问题触及到自己的切身利益，所以感情反映强烈，言辞激烈尖刻、质问责问不断；有的拍桌瞪眼，大发脾气，大吵大闹；有的自觉委屈冤枉，大哭大闹，寻死觅活；有的甚至要冲进机关或领导办公室。
　　(3)纠缠反复型
　　这类上访者多为历史、人事、政治等复杂因素所致，所反映的问题，经过多次调查处理未能作出比较符合客观的结论，或未全面落实和兑现；或是要求过高，超出政策允许范围，又不愿放弃个人意愿；或胡搅蛮缠，想通过反复上访和纠缠捞取好处。
　　(4)集体上访型
　　这类上访者，一般在三人以上，有时十几人，甚至几十人，上访的内容是统一的，属于一个团体的共同的利益，有的有推选出的代表，有的没有代表，你一言，我一语，吵吵嚷嚷。 [NextPage]

　　2.办理来信的基本要求
　　办理好来信是信访工作的重要组成部分，是获取信息的重要渠道，同时也是一项非常繁杂和细致的工作，其基本的要求是，及时拆封，详细阅读，认真登记，准确交办，妥善处理，做到件件有着落，事事有结果。
　　(1)及时拆封
　　对来信及时拆封是对办理来信的首要要求和先决条件，只有及时拆封，才能及时了解信件的内容，为正确处理来信中反映的问题和意见赢得时间，同时也不会造成来信的积压和贻误及时处理的时机。在及时拆封中注意以下几个环节：一是每天定时取回群众的来信，或者随到随取，为日后的处理工作争取时间；二是做到当日来信，当日拆封，不积压信件；三是拆封工作要按程序和要求进行，不搞随意性；四是加强管理，凡是群众来信都要妥善保管防止丢失，以免给日后的处理工作造成被动。
　　(2)详细阅读
　　详细阅读是处理来信的重要一环，只有通过阅读，弄清了信件的内容，才能为处理工作奠定基础，信访工作耗时、枯燥，是对工作人员的工作责任心和文化水平的一个衡量。要达到准确领会来信含义的目的，就要做到以下几点：一是阅读，凡接到来信必须逐一阅读，不能抽读，也不能只读头、尾，不读中间；二是细致，阅读来信要精力集中，不能"一目十行"，确定弄清来信的内容；三是分析，要通过阅读，分析来信的意图，考虑处理的途径，以及可能产生的结果。
　　(3)认真登记
　　凡是收取的来信必须按程序和要求进行登记，以便为处理工作提供依据和创造便利条件。之所以强调对群众来信进行登记，是因为以下几条原因：一是对群众来信的处理工作，很大一部分不是一朝一夕的事情，它需要一个过程，甚至在处理过程中工作人员有变更，认真登记，留下依据，是保持处理过程连续性的重要条件；二是便于对来信的查阅、分析和统计；三是工作成果的反映。
　　(4)准确交办
　　来信中反映的情况和要求解决的问题，许多是信访工作难以解决的，因此，需要信访工作考虑准确的"送和转"，"送"就是根据来信反映情况的批示进行处理。"转"来信反映的情况和问题不在本单位和部门处理的，可转给有关单位的部门处理，何时送、何时转，送给谁，转给谁，要根据来信内容和政策要求确定。
　　(5)妥善处理
　　回答来信反映的情况，解决来信提出的问题，是信访工作的最终目的，不回答问题，不解决问题，就失去了信访工作的存在和必要，在实际工作中，首先要有对工作和人民负责的精神，严肃正规，不敷衍了事，不粗心大意；其次在工作中，要想方设法解决问题，有不怕吃苦、不怕困难，不怕挫折的劲头；第三在处理工作中要讲政策，讲原则，不能感情用事，意气用事，避免由于工作不当造成问题不能解决，甚至矛盾激化；最后一点要注意积累工作经验，妥善处理各种复杂问题。
　　3.接待来访的基本要求
　　来访是反映情况、问题经常采用的一种方式，也是信访工作中难度较大，花费精力比较大的一项工作。信访工作对接待群众来访的基本要求是：热情友善，坚持原则，耐心疏导，严肃认真，高度负责。
　　(1)热情友善
　　来访是为了寻求帮助，是希望解决自己希望解决的问题，同时也表明了他们的信赖，不论来访者反映的是什么问题和情况，接待人员都应本着全心全意为人民服务的态度，热情、礼貌地接待，这有利于双方的沟通，有利于问题的解决。
　　(2)坚持原则
　　在处理来访时，遇到的情况可能会比较复杂，有吵闹的、哭诉的、愤怒的，甚至还有无理取闹的，不论遇到什么样的情况，信访工作者都必须保持冷静，坚持实事求是原则，不为来访者的情绪左右，把精力集中在弄清来访者反映的情况和问题上。在处理过程中，要讲政策，讲原则，不能随意许愿，更不能违反原则答复办理来访者提出的要求，这是信访工作人员需特别注意的问题。
　　(3)耐心疏导
　　凡来访者都希望尽快解决问题，因此，他们的心情难免比较复杂急躁，有的来访者甚至想法单一或认识偏激。遇到这种情况，信访工作者一定要有耐心，在听取他们讲述之后，根据实际情况及时准确处理。当遇到政策不允许或现实情况无法解决的情况时，也不能一推了之，要做来访者的思想工作，耐心说服疏导，为缓解矛盾，消除矛盾，奠定基础。
　　(4)严肃认真
　　对来访者反映的任何情况和问题，都要按程序和要求认真登记处理、立案、回访，每个环节的工作都要认真细致，准确及时，不能丢三拉四，马马虎虎。凡是涉及到政策性、原则性等问题，要严肃谨慎，不能有随意性，对一些反映问题不大，情况不严重的问题，也不能不重视不办理，更不能有"事不关己，高高挂起"的错误思想和不良作风。
　　(5)高度负责
　　要把处理好来访者反映的情况和问题看成是改进工作和稳定社会的大事来抓，该处理的要按政策及时处理，该立案的一定要根据立案标准坚决立案查处，要有不怕困难，不怕挫折的精神。对解决不了的问题要及时向群众解释，不能拖着不管，对已解决的问题要及时给群众回复，通过自身的努力，充分发挥信访工作的职能作用。
　　三、一般的活动安排
　　(一)学习目标
　　一般的活动安排。
　　(二)活动安排
　　合理安排领导的公务活动，是办公室的一项经常性任务。主要有外事接见、洽谈和宴请，内事有礼仪性庆典、接见、与会、陪客以及外出参观、下去视察等。安排领导的公务活动，大多表现为对领导活动布局的协调。
　　1.适当分担，各就其宜；
　　2.需要为准，能少则少；
　　3.社会活动，老人、德高望重者宜多安排；
　　4.业务活动，任务重者，年轻领导人、第一线领导人宜多安排；
　　5.自愿为主，商谈为辅，决不强请。办公室要根据这些原则；合理安排领导人的公务活动，做到布局恰当，各乐其行。
　　领导活动，可分为两大类，一类是外事活动，主要由外事部门负责具体安排、落实，办公室只起配合、协调作用；另一类是内事活动，这类活动是大量的，需要办公室部门进行安排、落实。具体方法是：
　　1.制定详细的活动计划
　　计划要包括活动时间、地点、参加人的范围、人数等项。同时要有活动前和活动中的具体安排。
　　2.搞好协调
　　有些重要活动，需要事前把有关单位请来，开好协调会。要向各单位讲清任务，提出要求，明确责任，分头落实。对各单位的工作人员，明确提出到达岗位时间，尤其是一些有重要任务的单位，如新闻单位，千万不可迟到。
　　3.查看现场
　　凡重要活动，必须查看现场。千万不可只在电话中落实，也不可只根据有关单位报来的材料纸上谈兵。有关工作人员要亲自到现场看一看，到领导要去的路线走一遍，到劳动现场转一转。对行车道路是否畅通，是否会停电等，都要考虑周全，做好充分准备，做到万无一失。
　　(三)相应知识
　　在日常工作中，各部门、单位开一些会议或搞一些社会活动，总想通过办公室邀请领导同志出席，以此表明对其工作的重视程度，更好地推动工作开展。应当肯定，领导同志参加必要的事务性活动，确属工作的需要。但是，如果办公室对领导同志的活动不能恰当地作出安排，不但使精简会议、改进工作的措施得不到落实，领导同志精力受到影响，而且还会在群众中造成"会议、活动成灾，领导成了摆设"的不良影响。事实说明，合理妥善地安排好领导同志的事务性活动，是办公室工作的一项内容，它有利于领导深入基层办实事，集中精力抓大事。因此，在安排领导同志活动方面，既要把关，又要协调。如纯属一般性的总结、表彰、联欢、参观等活动，能不安排领导出席的，尽量做到不安排，事先把道理讲明，取得主办单位的理解。同时，要向领导同志汇报，向领导讲明某单位举办了什么活动。如主办单位所请的不止一两位领导，我们就向所有被请领导同志汇报，使领导心中有数，不能出现办公室把关后，领导尚不知此事的情况。这样既为领导把住了关，又向主办单位讲清了道理，这就是我们在安排领导同志活动中所采取的把关与协调相结合的作法。
　　(四)注意事项
　　安排、精简领导同志的活动，是一项比较难做的工作，只讲原则没有一点灵活不行，只灵活无原则更不行，在具体工作中还需细致、周密地做好各方面的协调工作，才能把工作做好。