办公室全景
　　1.1行政机构组织
　　具体要求和级别
　　组织机构的类型（适合一、二级）。
　　组织机构的各个部门（适合一、二级）。
　　行政机构人员的工作角色（适合所有级别）。
　　（1）组织的类型
　　组织有不同的类型，而每一种组织要求秘书履行的职责也不是完全相同的，一般而言，可分为：
　　★营利组织（制造业或贸易业）
　　这些组织是生产商品或进行贸易活动的机构，比如工程、造船、印刷和商品批发等机构，它们主要担负生产或销售的功能。
　　★营利组织（服务业）
　　这类组织通过提供法律、保险、会计、银行及广告等业务作为商业活动的辅助手段，对社会公众提供服务，当然这也是营利组织。
　　★非营利组织
　　这类组织通常是由公共资金资助的，提供私人性的服务，如医院、政府机构和大专院校等提供的服务。
　　（2）行政机构人员
　　任何一种机构都需要一位经理或执委会，对于长远规划和控制管理作出决定。在大多数情况下，董事会或管理委员会定期开会制定政策，决定作出后，由执委会贯彻执行。执委会必须有一个领导人来协调该机构的活动，并负责指导其日常工作。比如一个公司有一个常务董事或总经理（有的公司也有总裁职位，总裁是最高经理人员，有时也叫“首席行政官”即ChiefExecutiveOfficial，简称CEO；有些公司总裁与CEO由两个人担任，这时CEO为最高级经理人员，而总裁则接近于礼仪职务，负责对外交往）；一个会计公司有一个高级合伙人等。
　　由于总裁或总经理不可能担负他们所在各个部门的全部管理职能，所以在通常情况下，要委任几名副手来负责具体部门的工作，而这些副手又可以任命必要的中层管理人员来承担具体管理工作，这些中层管理人员在其机构内某一方面有所专长，并成为这方面的专家；有的还需要科长、督察员、管理员等来负责该当机构的管理程序，他们通常被称为“操作层管理人员”；再往下由各类办事员、秘书和打字员等人事日常的辅助性办公业务，这样就形成了一个完整的办事机构，如图1—1所示：
　　图1-1典型的办事机构
　　（3）组织图表
　　“能完成任务的最简单的组织结构就是最好的组织结构”。因此，企业组织结构只要不引起问题就是正确的。结构越简单，办公室组织就越容易理解，职工相互之间的关系就越明确。
　　组织形式通常是按职能、也就是按生产、销售、财务和人事管理等企业的职能来设计的。可以创立几种组织形式来筹划工作、确定职责、监督工作和衡量成果，这些形式有：
　　★直线式组织
　　☆直线式又称梯级式或军队式组织。在这种组织结构中，权力以最高层管理者下传到负责特定工作的中层管理者，再从中层管理者下传到直线管理工人的管理员。
　　☆直线式组织结构简单，职工易于理解。在指挥系列中，任务清楚，职责划分明晰。任务的执行可以直接归结到一个职工的指挥系列中的他的顶头上司身上。这种结构在决策中最少繁文缛节而行动迅捷。
　　☆可是另一方面，每一个管理员所负责的任务如果种类太多，就不可能样样精通。这样，就可能造成管理员专业知识不足。组织中各个层次担负的任务太多太杂，易导致中层管理者和管理员负担过重。结果，他们就无法照顾需要他们亲自关注的所有事情。在部门之间通常协作很少，因为每个部门关心的主要是自己的工作。
　　☆直线式组织多见于政府机构、军队组织以及较小型的企业。采用纯粹的直线式组织的企业很少，但在大公司中，某些方面的工作可以直线式组织的设计来开展。
　　★职能式组织
　　☆为了处理生产活动中的思想和事务工作，要组成一个办事班子，其中要包括一个工时和成本负责人，一个工作命令卡负责人，一个工作程序负责人和一个车间纪律负责人。
　　☆职能式组织旨在培养工长一级的专门人才，他们负责承担相当于直线式组织管理职位的各种任务。
　　☆在职能式组织中，管理员可以充分发挥个人专长，把时间集中用于一个方面的工作。这种专业性能使职工受到内行和专家的监理，可以提高效率。
　　☆可是，随着各类独立的专家的增多，就有可能由于权力的交叉和职责划分的不固定而出现混乱。结果有可能导致推卸责任的弊病。由于职工要向几个管理员汇报工作，这样就会经济接到不一致的批示而造成许多工作上的混乱。由于有这些缺点，纯粹的职能式组织，像直线式组织一样，在现代企业中很少见到。
　　★直线与参谋式组织
　　☆在直线与参谋式组织中，最高管理层的政策和策略通常是按直线制加以贯彻的。权责直线之下，工作按职能由相对应的部门来执行。当相关专家作为各个部门的顾客来帮助进行管理工作时，参谋的性能就出现了。
　　☆在许多组织中，办公室经理是一种职能人员，他们负责企业的某些方向的工作，但只是通过提供文件管理、文字处理和复制服务等行政事务，来为许多其他职能部门当参谋。
　　☆由于中层管理者，比如行政办公室经理，能够直接控制他们手下的职员，而且负责某些专门工作，因而就能够通过专业化来提高工作效率。
　　☆参谋经理通常有必要的直线权力来管辖自己的部门，但他们的基本职能是提供专家咨询和为直线经理提供参谋服务。按照惯例，参谋经理不直接对参谋经理部门以外的直线人员发布命令，通常他们也无权把自己的建设直接付诸实施。执行工作的权利责任由直线经理担负。如果参谋部门侵夺直线权力并把这种权力实施于直线职业中的个人或部门，那么就会引起矛盾，造成冲突。而直线经理就有可能怯于承担责任，以至放弃他们的职权。应该牢记，直线经理是参谋人员所提供的服务的用户，参谋人员的任务就是要使直线工作能以较低的成本获取最大的效益。
　　★委员会式组织
　　☆组织越大越复杂，各级人员相互之间的关系就越需要协调。为了满足这种需要，委员会式组织提供的结构中，权责不是由一个经理掌握，而是由一个经理掌握，而是由一个群体联合掌握，委员会式组织形式通常和直线参谋式结构一起使用，或者作为直线与参谋式结构的一种补充。
　　☆其优点是：
　　*人们对集体决策比对个人命令常常更乐于接受；
　　*集体成员互相配合，会协作得更好，管理人员也会把他们的组织看成一个紧密结合的整体，而不只是自己的一个单独部门；
　　*由于集体能全面考察组织的行为，讨论影响公司组织部门的问题，并且能明了采取某种行为步骤的原因，因而对决策的认识会更加清楚；
　　*由于全体成员能将知识、信息和经验汇集在一起来参与制定计划，因而计划更易于付诸实施。集体判断一般比个人判断要更高，因此，委员会成员对计划的圆满完成更为关注。
　　☆其缺点是：
　　*集体决策虽然能避免仓促作出决断，但比个人决策要慢得多；
　　*由于根据多数意见决定问题，因而没有一个人对集体作出的决策完全负责任。
　　★矩阵式组织
　　☆矩阵式组织有时也叫项目组织，它把垂直的权力关系及水平的或交叉的工作关系结合起来，用于处理复杂的工作项目或产品的问题。采用这种组织结构的目的是获取比上述各种普通组织结构更大程度的协调一致。
　　☆工作的组织进行，是围绕几个正在进行的项目，而不是像直线式或直线与参谋式中那样，围绕几个特定的部门或职能领域。
　　☆简单的矩阵组织为：四个具有垂直权力关系的职能经理位于垂直轴线上，三个项目经理位于水平轴线上。职能经理和项目经理对在矩阵机构内工作的人员具有双重的领导权。矩阵的顶端是总经理或行政首长，他负责保持职能经理与项目经理之间的权利平衡。矩阵中的每个职工只对两个管理人员负责，一个是他工作所在部门的职能经理，一个是可在不同时期内管理项目工作的项目经理。由于一个职工之上有两个管理人员，容易发生矛盾，因此矩阵式组织的管理很复杂。不仅如此，矩阵式组织还随着有共用人力资源的额外压力。（建议打出表格）
　　☆矩阵式组织常为大公司、跨国公司、政府机构所采用。矩阵式组织生成和处理的信息很多，因此在这种结构中，常常会把决策工作委托组织中较低层次的人。这样决策就是由具备处理信息所需要的相关知识的较低层次的人类作出的。由于把许多管理决策委托给了较低层次者，矩阵式组织的上层就不会因日常业务决策的问题而负担过重。
　　1.2办公室工作、职能和服务
　　具体要求和级别
　　了解办公室服务的主要内容（适合一、二级）。
　　理解办公室工作的性质（适合一、二级）。
　　了解办公室应履行的职能（适合所有级别）。
　　（1）办公室工作的性质
　　如果我们能把办公室放入组织整体中去探讨它特定的职能和服务，这会是很有意义的事情。大家都知道办公室从来都不是单纯起作用的，它的存在与组织内其他部门是密不可分的。不管是制造业的办公室还是服务业中的办公室，它们都表现为以下三个方面的基本特征：
　　★从属性
　　相对于一个组织首要的关注点，办公室始终处于一种次要地位，它的职能是从属性的。
　　★补充性
　　正因为办公室工作对一个组织首要的工作是从属性的，它的职能也就具有了补充性的特点。
　　★管理性
　　办公室另一个重要作用是它的管理职能。实际上，对于一个社会组织而言，办公室是其实施内部管理的惟一机构。办公室的控制职能通过一系列检查和资金平衡得以实施。比如它通过制定严格的预算来管理支出；通过实施打卡上班及弹性合理的政策对人员进行管理；它通过建立一系列基本的程序对供应品的发放进行管理等等。
　　（2）办公室的职能
　　办公室的职能一般分为五种：
　　★接收和收集信息
　　要注意信息来源渠道的多样性；
　　个人的口头信息；
　　电话信息；
　　书面信息；
　　计算机输出信息；
　　传真通读；
　　其他各种形式的收面联络信息，包括内部和外部的。
　　记录信息。通过一定的记录系统进行信息的记录，并做好保密工作，这样才能使信息以一定的格式保存下来，以备日后查用。方式用：
　　逐字记录；
　　摘要；
　　统计分类；
　　直观记录；
　　将数据转换成计算机存储的形式。
　　★准备和整理信息
　　对各种信息进行整理是为了使信息以一种可用的形式出现，并在将来能发挥它的最大作用。方式有：
　　汇编或编辑；
　　计算和总结；
　　整理和分类；
　　注释；
　　复制或以一种完全不同的形式进行复制以供以后管理活动的需要。
　　以最有效的方式传播信息。方式有：
　　人对人的口头传递；
　　通过电话；
　　通过文件；
　　通过图表或较直观的形式；
　　数据通信。
　　★保护公司的资产
　　方式有：
　　检查财务收支情况；
　　检查库存；
　　检查固定设施和装备；
　　建立安全保障措施；
　　通过履行法定义务。
　　（3）办公室工作对组织职能的渗透
　　随着时间的流逝和信息技术的发展，组织开始要求以更快的速度处理更多的信息并作出更多决策。由于包括计算机和威力巨大的通讯设备在内的新技术促使办公室人员具有更大的信息处理能力，管理部门就开始更加依靠办公室工作人员了。单一部门办公室的概念逐渐为一个更广泛的全公司范围的信息管理概念所取代了。具体地讲，办公室工作是通过对组织中每一种管理职能的介入来体现出自身服务的。
　　★计划
　　这种管理职能就是分析过去和现在的有关信息，估计未来可能的发展，由此制定行动方案，从而使公司能达到既定的目标。与此相应的办公室工作范围是为各种信息处理业务确定方针和目标，如：
　　☆通讯、文件管理、邮递和复制技术；
　　☆物色合适的办公室场所；
　　☆用现代化的实用办公室家具、机器和设备装备工作区；
　　☆为办公室配备合格的人员，使办公室工作顺利而迅速地得以开展。
　　★组织
　　这种管理职能是把全部经济资源（工作、工作场地、信息了职工）组织成可控的（可以管理的）组织单位，以完成各项具体的目标。与此对应的办公室工作范围是把办公室组织的基本原则应用于确立职工间的工作关系，以最好的物质设备和工作流程装备职工，获取最高的工作效率。
　　★领导
　　这种管理职能是动员的指挥职工，使组织目标得以成功地实现。与此对应的办公室工作范围是：
　　☆有效地指挥和监督办公室的工作；
　　☆选用一种切实可行的保持旺盛士气的人事政策；
　　☆制定办公人事政策；
　　☆对办公室人员进行培训、辅导、提升和酬偿；
　　☆为职工和上司提供通畅的通信线路。
　　★控制
　　这种管理职能是保证工作成果尽可能与组织的计划一致。与此相对应的办公室工作范围是：
　　☆制定、建立和改善行政办公室的规章制度，以使在完成办公室各项重要的工作时有所遵循；
　　☆对办公室报表及其他用品的置备、编制和使用进行监督；
　　☆估量已完成的办公室工作并制定完成任务的标准；
　　☆编制预算、报告和工作细则，用以降低和控制成本。 [NextPage]

　　（4）办公室服务
　　任何一种组织，不论其规模和性质如何，其办公室的基本业务活动却是一样的。作为秘书人员，需要了解很多的办公室服务，比如：归档、邮件处理、消息和信件传播及使用电话、接待访问者及保存财政活动中形成的文件。由办公室承担这些工作通常是很有利的，比如：打字、归档、复印、邮寄、文具控制、接待和集中组织控制电话系统。这就意味着，一个信息处理中心为所有的部门提供秘书服务；不是由各个部门保存它自己的文件，而是有一个中央部门来集中处理所有的文件工作；一个复印中心提供所有部门的复印和打印的需要；所有的邮件由一个中心邮件处理部门来接收和发送。
　　任何一个办公室提供的服务类型将在某种程度上由组织的各种情况而定，如它的职能、规模、所有权和计划等等。但是无论其特征如何，由办公室提供的服务范围都是相似的。
　　★内容
　　☆接收邮件；
　　☆分发邮件；
　　☆发送邮件；
　　☆接待来访者；
　　☆接听并转接电话；
　　☆安排会议；
　　☆安排和控制运输；
　　☆打字服务；
　　☆口授打字；
　　☆复制和复印；
　　☆文件整理；
　　☆文件保管；
　　☆库存控制；
　　☆处理各种文件；
　　☆接收现金；
　　☆支出现金；
　　☆各种计算；
　　☆各种簿册的保管和会计事务；
　　☆准备直观显示设备；
　　☆文件运转；
　　☆文字处理；
　　☆数据处理；
　　☆确保办公室之间的联系和沟通。
　　1.3秘书人员
　　具体要求和级别
　　掌握秘书工作的角色和自己的职责（适合于所有级别）。
　　团队合作和良好的工作习惯的重要性（适合一、二级）。
　　树立秘书的良好形象（适合所有级别）。
　　（1）秘书人员的形象
　　上司都希望给自己的秘书小姐下这样的评语，清秀不是漂亮，理智而不是浪漫，可信而不是多变，温和而不是妩媚。是什么，不是什么？前者后者都可以有一个好形象，但女秘书的妆型恰恰是前者。清秀的妆型，脸部略长，妆面光洁，并有干净柔顺的直发。展开有平眉及单眼皮会给人理智可信的印象，不强调嘴唇的峰谷而是平滑又上翘的微笑型唇廊会给人以温和服从的印象。眼镜框要简单、细巧，这将会被人认为她们懂得现代企业的一套操作程序。否则就有知识陈旧的感觉了！可以有简单无色的首饰品，这样能恰到好处地照顾好自己的工作。
　　下面就是秘书人员的工作妆：
　　★一个得体的、光彩照人的白领丽人，是办公室中西装丛林里的一道亮丽风景
　　它来自于雅致的装束，来自于优美的气质，来自于富有神采的化妆。白领丽人的化妆，首先要顾及光源的问题。所有的妆都是辉映下的反映。在普通的人工照明中，多采用白炽灯和日光灯。“白炽灯”就是大家常见到的钨丝灯泡。它的颜色偏暖，也就是大家平时说的发黄；蓝、绿之类的颜色则会变得肮脏和暗淡。通常办公室里的光源多采用日光灯。它的颜色则显得偏蓝，偏冷。所以被它照射到的颜色也随之起相应的变化。红黄类的颜色变得偏蓝、明亮；黄棕类的颜色常常变暗，变脏；蓝绿类的颜色会变浅、变白；包括本来在暖光中发闷的黑色，在冷光下也显得透亮，甚至会发生淡淡的蓝色。当然，现在有些地方还较普遍地使用节能灯，它们的颜色通常稍显严肃，色彩的变化则相对不够明显。
　　所以，在选用有色彩的化妆品时，要尽可能地顾及到上述问题，多数要选用不太受影响的色彩。脸上粉底的色彩不要特别白，那样将会使肤色失去原有的红润；颊红也不要过于明显，只要稍稍偏红一点，在日光灯下也会显得娇艳无比；不要追求太前卫的色彩，尽可能选用较素的色彩系列，即黑、白、灰、棕的颜色搭配，这样的化妆，才能使秘书们穿行在光线变化的办公室中，随时保持一种典雅、得体的形象，顺利地处理事务及与他人的关系，这种平易、干练的外表会让你得益匪浅。
　　★一张干净、清丽的脸庞，不仅给周围的人带来舒目的愉悦，同时，也给自己带来自信和清爽的心情
　　如果自己本身的皮肤很好，固然省去了很多麻烦。但大多数的白领丽人，因为环境，心理和生理等各种各样的原因，皮肤都有这样那样的小毛病。这就需要在化妆前多考虑一番，最好不要马上毫不犹豫地用遮瑕的笔、膏之类去遮盖。要先想想是否可有以不遮盖它们。其实轻微的瑕疵并不见得会碍事，有时它们不但不会破坏你原先美丽，相反，还会使你的脸上多一点小情趣，多一个吸引人的点。这跟欧美人在化妆的时候，经常特意在脸上点一个痣以增加一份生动效果是一样的。
　　★这里还要特别提醒一下我们的白领丽人
　　有很多人都预备着一个小小的手镜，时常地拿出来照这照那，因为它能使自己的很容易地发现脸上的斑点，并加以修饰。可也正是这个原因，借助手镜发现的缺点使她们心事重重，甚至成了心病。其实人与人工作接触时的距离，通常较近的情况也只有大约一臂左右，甚至更远，这个距离远远大于用手镜观察自己的距离。自然那些在手镜中发现的缺点，别人看起来是很难注意到的，甚至是根本被忽视的。让秘书们记信，一个可爱的缺点往往正是表现个人魅力之所在。
　　可是假如在这些斑斑点点数量太多，或颜色太深，形状太差时，就真正需要遮盖了。
　　这时，你就需要在上粉底之前，用比粉底色稍浅一点的粉底先行点涂敷盖，然后再使用粉底，最好用具有一定遮盖力的。上妆时，要尽可能地用海绵粉扑轻拍，这样效果更佳，还要注意那些容易忽视的部位，尽量照顾到。例如：发际周围、耳朵、脖子等处。涂粉底的目的主要有两个：一是使脸色统一、干净，二是调整脸形。这就要求：量不要太厚，颜色不要太重，变化了不要太多。因为太厚、太重、太多，不但很难涂匀，还容易让人觉得修饰太过，而且会事与愿违地使原来并不很明显的皱纹、凹疤等显得更加突出，甚至使那些本来最怕感染的敏感部分受到更多的刺激，产生不良后果。
　　★女性脸部的皮肤要特别注意清洁和透气
　　虽然身处办公室，可以减少皮肤过多地受阳光照射而带来的损伤。但办公室的空调、电脑以及不够流通的空气，一样会使皮肤干燥，缺乏弹性和活力，也容易引发各种皮肤炎症。还有加班、熬夜、情绪的不稳定、化妆品的原因，也会使皮肤的状况下降。所以奉劝我们的白领丽人，要经常给自己的皮肤透透气，出出汗，多参加一点体育健身运动，这样不但保持了体型，还让本来积存在皮肤里的不良成分顺利地排出来，使皮肤获得锻炼，加强它们抵抗疾病和衰老的能力。
　　★化妆前的准备
　　另外，使用化妆品前，一定要清洗好肌肤，并敷上一点护肤、润肤的化妆品（保温一类的效果更好）。如果粉底用的不是干湿粉质的底色，千万不要忘记在扑完的底色上，敷一点粉。粉用好了，会收到意想不到的效果。因其在光线的照射下，有一种漫反射效果，会使皮肤显得比上粉前更加光滑、细腻、干净，别看只有薄薄的一层，千万不要忽视它。
　　★理论总结
　　☆秘书成功的重要因素之一就是在与人相处的过程中能掌握一定的技巧从而给人留下美好的印象，达到增强组织声望的目的，这也是秘书角色对上司的价值所在。
　　☆秘书职责范围广泛，因为秘书是上司的私人事务的组织者，一定程度上决定了他们与谁会见、他们与谁讲话、什么样的事务能引起他们的注意、什么样的事务能交给其他人去做。
　　☆秘书应该在上司和其所接触的各种各样的人中间起重要的桥梁作用，以保证他们之间的联系是高效而富有成果的。
　　☆秘书是上司的个人代表，这才是一位秘书关键的角色定位，在这个角色中秘书应该在搞好内外联系的同时，给人留下深受欢迎的印象。一位秘书如果没有深刻领会其上司工作的角色和目的以及这种角色和目的在组织整体中的作用，那么她就不能把握好自己的工作角色并充分的发挥作用；而且秘书应该清楚地知道她自己在协助其上司达到他工作目的的过程中应该完成事务。
　　☆秘书为了能使自己胜任委派给她的尽量多的工作，她应该对其上司的行为及其工作范围有充分的了解。她们应该能够作出决定、予以说明，并且能够在商务场合代表上司。
　　☆秘书的角色随着文字处理设备的普及，复制技术的发展，已经发生了变化。从普通的意义上讲，静电复印技术的发展使文书工作发生了革命性的变化。秘书工作中许多例行的耗时耗力的事情已经从传统的办公室工作中消失了。计算机技术的发展已经使秘书获得了迅速利用数据信息的机会。越来越多的办公室拥有了交互式文字处理终端、传真终端以及用于文字、文本和数据处理的微处理器，这些都对当今秘书的工作角色有显著的影响。但是有一点我们相信，不论多么复杂的设备和系统都不能代替一位能干的秘书，因为她有创造性、合作精神，并能承担组织协调并能与公众和其他人积极联系的角色。
　　★理论总结
　　秘书的素质包括商业活动中所要求的素质和个人品质。
　　☆商业活动中所要求的素质：
　　☆秘书的语言技能：包括高标准的速记、打字等。
　　☆组织技能：要能妥善组织一切活动，使办公室的工作无论如何都能取得最高的效率。
　　☆效率：要保持工作的高效率，以适应上司的节奏。
　　☆可靠性：要努力工作，成为上司最可信赖的“伙伴”，关键要能坚决地执行上司的指示，并严守商业机密。
　　☆责任感：随时准备担负起责任并接受上司授权给你的任何工作。
　　☆谨慎性：对上司意图的领会要谨慎，以防事情出差错。
　　☆机智和交际能力：在处理询问、接电话和接待来访者时，需要秘书冷静并保持机智；要有一定的交际手段，能与不同身份的人交往，并能与他们合作。
　　☆忠于职守：这是建立与上司理想关系中最重要的品质。
　　☆对商业的兴趣：要有读书看报的兴趣，并养成良好的习惯，这样才能获得相关领域的最新动态，给上司提供更令他满意的服务。
　　☆对个人品质的要求：
　　☆创造性：在日常的工作中能对习以常见的事务进行创造性的思考，并能提出自己的建议和想法。
　　☆守时性：要求必须有很强的时间观念，这样才能把上司和自己的工作安排好。
　　☆对未来需求的预测能力：能对工作中可能的发展变化作出预测，并对上司的工作安排和计划作出适当的调整。
　　☆良好的外表，整洁的服饰是给人的第一印象。
　　☆个性和幽默感也是工作中不可缺少的，能使自己在紧张的工作中保持乐观。
　　☆良好的适应性并乐于助人：无论何时，特别是在他人处于困难中要乐于助人，这样才有助于与周围的人员建立融洽的关系；当工作时间、性质等发生改变时要有很强的适应性。
　　☆礼貌和礼仪：举止要彬彬有礼，富有同情心；在接听电话时说要得体，平易近人；接待来访者的时候要有礼貌，懂礼仪。
　　☆乐观（尤其在工作压力比较大的情况下）：要用乐观的情绪去感染周围的人，这样的办公室群体才是有战斗力的。
　　（2）秘书的职责和限制
　　★秘书的具体职责
　　全面处理机关的或公司的行政工作，以减轻政府官员和公司负责人较次要的行政事务及办公室工作。
　　能用速记记录口述。
　　能用翻译机将口述或将复制的记录信息译成文字。
　　处理上司的约会及提醒其赴约。
　　接见来办公室的客人。
　　接打电话。
　　处理上司私人重要邮件。
　　监督办公室其他人员的工作。
　　整理档案。
　　★当上司外出的时候秘书的职责和限制
　　秘书这时候就成了办公室的“卫士”，她要对下列事务负责：内外部的邮件、电话和来访者。
　　这个时候，秘书应该决定哪些事情比较紧急应该由经理委托人处理、哪些事情在上司授权的范围内自己处理；哪些事情应该等上司回来以后处理。
　　这些决定要想明智地实施是要经过一番学习的，当然秘书要切忌：不要越经理委托人的权。
　　如果秘书对要采取的行动有疑惑则可以咨询经理委托人，秘书在给其提供有关上司当前的商业事务的信息时要注意保密和安全。
　　如果有必要的话，秘书应该知道如何能够联系到上司。
　　如果上司给办公室打电话，秘书应该提供其所需要信息，并补充采取行动。
　　当上司回来的时候，秘书应该把其不在的时候所发生的重要事情打印出一份清单。重要的函件副本也应该放在文件夹中以备上司查看。
　　（3）团队合作和良好的工作习惯
　　建立团结合作的工作氛围：和养成良好的工作习惯；在秘书职能的充分发挥和其工作的出色完成中扮演着重要的角色。
　　★秘书与他人的关系
　　只有组织中和部门与部门之间，管理层与执行层之间；管理者与被管理者之间，管理者之间，被管理者之间建立起一种团结合作的关系，才能使组织充分发挥其整体效应。秘书活动必须在一定的组织环境中进行，理想的环境氛围，应该具有使全体组织成员明确组织目标并为之而共同努力的共识度，具有产生组织凝聚力的互信度，具有足以密切组织各子系统相互关系的相依度，具有促进各子系统不断发展的互促度。这样，全体组织成员才能统一认识，统一行动；才能相互信任，减少内耗，形成团体合力；才能确立相依互补的关系，靠组织内部的各种联系发挥出自身的最佳效应；才能在平等的条件下，争先向上。
　　☆秘书与上司的关系：
　　*秘书和她的上司有一种特殊的关系，这就是她以“伙伴关系”和上司一起工作，以达到他的职务所要达到的目标。他可能是这个组织若干总经理之一，他也可能要向更高级的经理或董事负责。秘书在忠于其上司的同时，还必须忠于雇用她的那个公司，在这个意义上，那个公司就是整个的经营管理部门。因此，秘书应该尽自己最大能力为这个公司服务。上司是经营管理部门的成员，而他的秘书在和这个部门的紧密配合中起着重要作用。她必须知道并尊重每个经理的作用，通过她的合作为使这个组织全面有效、顺利地工作作出贡献。合作对建立秘书与其上司之间的良好关系是至关重要的。
　　*一位秘书必须取得其上司的信任，以便当上司不在办公室的时候，能被授权处理机密文件和私人文件，例如那些上司必须及时处理的商业事务性材料。
　　*如果秘书和上司配合默契，那么上司制定工作方针的时候，使得秘书也能共同担负处理日常事务的责任；区分出业务中的必要和不必要；监督被指定的合作者和下属的工作。这样秘书就能大胆地进行创造性的工作，并以此完善公司的总计划、制度和方针政策。
　　☆秘书和组织中其他成员的关系：
　　*秘书必须有与其他合作者和睦相处的能力，不管他们的专业如何。在合作中，秘书必须显示出自己的忠诚、可靠及正确的评判。当与这些合作者一起工
　　作时，秘书的目标始终是：在了解更多的业务情况下，以最强的胜任力和最简单的管理方法来承担办公室里相当大量的工作。
　　*秘书的许多交往都是和其他秘书之间进行的。例如，她可能不得不取消或改变一个约会或要求紧迫的资料或文件，真诚的友好关系有助于这些接触取得圆满的结果。正是她和同事的关系中，秘书必须严加警惕，不透露秘密信息。
　　*在她和各级工作人员的谈话中，秘书应该抑制住自己不要加入闲聊，浪
　　费宝贵的办公时间。
　　*秘书人员应该通过如下的方式和他们的经理主管人员积极协作和合作：
　　有礼貌地接受要求；
　　完整地听取别人的意见，并不时予以反馈以表示理解；
　　预测可能发生的问题并准备好答案；
　　提供建议和帮助；
　　有礼貌地请求他人的协助；
　　讨论任何有关工作关系的困难，并将这些困难准确迅速地解决或者汇报；
　　对当前或者提议的工作系统作出建设性的批评。
　　*在社交中会见经理人员或其他工作人员时，秘书无论如何也不应该谈及自己的工作。因为把商业活动和私人活动分割开来是明智的原则。例如，如果上司听见了在办公室之外的场合把商业事务泄漏出去，他会对她的谨慎行事的能力失去信心。其结果会使这种关系蒙受损失。
　　*如果秘书有个人的抱怨，就应该遵循雇用合同中所规定的程序，这将很可能意味着她向上司申诉。如果她选择向女性的同事或其他经理人员发泄她的不满情绪，很可能这将无助于问题的解决，而且还会影响与她的上司的关系，从而可能产生其他问题。
　　*许多秘书还负责管理其他的雇员。秘书有责任树立一个好榜样以使她所管理的雇员仿效。在她分配任务时，必须明确，这是很要紧的。她必须把各项标准和她所期望完成的工作期限交代清楚。当年轻雇员工作出色时，应该表扬他们，以资鼓励。另一方面，如工作未达到预期的标准，秘书可以用婉转的口气向年轻雇员指出他们的不足之处，并帮助其改进工作。秘书必须认识到，不管年轻雇员的某一项工作做得如何出色，他们还是经验不足，需要时间在分配给他们的工作中熟悉自己的业务工作。
　　*对新招聘的雇员需要全面地介绍，以便使他明白诸如公司的职能、公司的组织结构及其交往渠道，办公室规章和保密规定；福利、医疗和急救设施，各种设备；申诉不满情绪的程序和商谈的安排；业务方面的情况；训练、进修和提升的远景等问题。介绍的内容通常包括到整个公司走一圈。这样做能使新雇员了解她的工作情况、目的和整个公司的状况，并使他认识到他与他的同事、上司之间的关系。这将会使他很快适应新的工作环境，使其工作更为有效。
　　*秘书与公众的联系。比如与公司生存有密切相关的顾客或顾主在增强公司的声望、商誉与公众尊重方面有着很大的重要性。良好的关系可以通过下列方式建立起来：
　　与外部人员保持有效的工作关系；
　　秘书人员应该迅速而有礼貌地照顾与公司有关系的公众，并及时确定其需要；
　　能以清晰的、准确的、迅速的和友好的方式提供其所要求的信息；
　　能将不在办公室人员职责范围内的要求迅速、准确地传递给组织中相应的人员；
　　穿着和外表要符合公司中已经为大家接受的标准。
　　*秘书还必须与参观者、应约而来的维修人员、邮递员、上门联系业务的业务员建立良好的关系。
　　如果一个秘书有助于创造并保持一种机关内部的友好团结的气氛，如果在工作上能使得公司外部人员对公司留下良好印象，那么这样的秘书就能在公司内占有一席之地，并能为以后的提升铺平道路。
　　★良好的工作习惯
　　☆打字要求的是“正确”和“速度”，不但要打得快，而且要打得正确。
　　速度太慢或常发生错误，都会影响工作，也使上司受不了。
　　☆速记可以分为中文速记和英文速记，最好两种都能学好掌握熟练，不管是替中国上司或外国上司工作都能得心应手。一位资深的女秘书说，速记必须要实地练习，适应每个人的口音，才能熟练。
　　☆档案管理是一项非常简单的事，只要稍微学习，就可以做得很好。这主要是因为秘书所要保存的资料并不会很多或很复杂，所以较容易处理。
　　☆书信写作则较困难，需要下很大功夫。中文信不易写，英文信也不易写，要能写好书信，必须有良好的语文基础。
　　良好的工作习惯和熟练的技能，只有靠不断的练习才能获得，才有可能应付所有繁重的工作。