信息发布会接待工作任务及操作要点
发布时间：2010/10/8 11:34:12 来源：城市学习网 编辑：ziteng
接待工作任务
根据背景资料，完成情景演示。
情景一
在经济发达地区，网络软件运用广泛的地区召开信息发布会的会务工作。
情景二
在经济欠发达地区，网络办公设备较落后的地区召开信息发布会的会务工作。
【背景资料】
广州市新新软件有限公司创建于1998年。至今已有近十年的管理系统研发经验和遍布全国的十余万家的客户群。目前，已完全自主开发了七大系列30多个版本的管理软件，数百家的销售服务网点已覆盖了国内绝大部分的主要城市和地区。公司现有员工50多名，其中，具备5年以上行业经验的团队核心比率占到全员的70%以上。新新软件公司于2007年入驻广东软件科学园。新办公区位于广州科学城中的广东软件科学园，国家“863”软件专业孵化器(广东)基地。园区内汇集了众多国家级乃至世界级的著名IT企业。在为公司大型化发展提供良好的硬件配套的同时，也能及时接受最新的行业资讯和动态。
经过了近十年的锐意进取，广州市新新软件有限公司凭借求实、创新的企业精神，敏锐的发展眼光，雄厚的研发实力，主流产品除了广泛应用于商场超市、医药流通企业、服装批零企业、商贸批发企业外，也为诸如建材连锁、日化连锁、文化用品连锁、婴童用品连锁、食品加工企业(蛋糕店)、大型花场、玩具批发等企业用户提供了一体化的解决方案。而且建立了覆盖全国主要城市和地区的数百家晋业产品销售及服务网络，为十余万晋业软件用户提供及时高效的服务。最近该公司相继推出了《晋业2000系列》、《晋业6000系列》、《晋业超市管理系统》、《晋业商务管理系统》、《晋业医药管理系统》、《晋业服装行业管理系统》、《晋业DRP网络分销管理系统》等七大系列为主体的30多个版本的管理软件。
为了宣传新产品，公司决定在杭州市召开一次新产品信息发布会。届时将邀请相关同行及客户参加。
信息发布会会务工作操作要点
1．宣传资料的撰写
1) 产品成功案例介绍
广州市委多媒体数字信息发布平台
广州市委多媒体数字信息发布平台是2007年广州市委打造政府电子政务平台的重点项目。系统建设目标是以市委办公厅作为信息发布中心发布的市委各项文件、通知、报告、新闻、会议信息等，并播放广州城市宣传片，即用于内部信息传达，能起到展示城市形象的作用，接待来访宾客。现该系统已经投入使用，系统显示效果一流，获得广州市委领导的一致好评。
2) 产品系列介绍文字撰写
政府电子信息发布信息系统
随着知识经济时代信息化浪潮的迅猛发展，全社会越来越重视信息的传播和沟通，传统的平面文字发布方式已日益被多媒体信息的立体化、网络化发布方式所替代。四通科技公司顺应时代发展需要，经过自主创新独立研发成功的LT-MIDS数字多媒体信息发布系统，已达到国内领先水平，为各级党政机关、企事业单位提供最现代化的信息展示和沟通手段，取得了一流的社会效益和良好的经济效益。
为带动提高政府电子政务信息化应用水平，推动数字城市建设试点工作，全面启动数字多媒体信息发布系统，系统实现的目标为：实现政府办公区域范围内的信息集中编辑控制，联网发布；采用文字、图像、音频、视频等丰富多样的多媒体形式，提高信息的关注度和可看性；及时准确地发布各类通知、会议信息、接待欢迎词、办公分布图等；播放城市各类宣传片和城市文化理念，提高城市整体形象。
四通科技公司本着以上要求，用国内一流的专业数字多媒体信息发布系统，结合公司多年的相关专业工程经验，提供整体信息发布解决方案，力争使政府的信息化应用水平成为国内典范。
广州市委信息发布系统方案
广州市委位于广州市法政路30号大院。本次市委的5号楼应用信息发布系统终端设置为：在大厅放置一块3×3等离子拼接大屏幕。具体应用如下。
为倡导和谐城市，加强精神文明建设，必须把高科技手段应用到实际当中，从而真正把技术转化为生产力。如何利用科技手段进行教育及宣传是四通公司产品的根本，从各种角度考虑，建立数字多媒体信息发布系统主要体现出两个优势：一是社会影响及社会效益体现，二是经济效益的体现。
(1) 社会效益。
随着社会经济的腾飞发展，如何建设社会主义精神文明，体现我国全民素质教育是市委市政府的首要目标，当前为提倡政务公开和谐社会，利用科技手段进行全方位视音频进行宣传。采用播放多样教育片段的方式进行实时宣传，从而提高市委市政府的群众形像，体现政府政务公开、电子政务的多样性，树立民众形像，提高全民素质。真正地提高市委市政府办公环境的先进性、时效性、多样性、灵活性等，实现人民政府真正的领导、教育、管理作用。
(2) 经济效益。
全民素质的提高势必带动人民群众生产生活的积极性，从而间接地体现了全民经济效益，提高人民生产总值，同时体现党和人民统一战线的思路。
综上所述，无论在社会还是经济效益方面，信息发布系统都是当前不可或缺的科技与生产力结合的产物，也是市委市政府当前最急需向民众宣传的主要方式。提高全民素质，体现中国特色的管理宣传方式。(本系统已经在市委市政府实施，得到了市民及领导的高度评价)。
(3) 设计目标。
作为信息系统的发布系统，形成数据流衔接和发布端口功能，实现信息的集中编辑控制，联网发布；采用文字、图像、音频、视频等多媒体形式，提高信息的关注度和可看性；及时准确地发布各类通知、会议信息、接待欢迎视频、文字、办公分布等。
2．主持人相关事宜
1) 主持人人选
在选择会议主持人人选时，有以下几种方法。
(1) 与议题有紧密关系的人。让与议题关系最紧密的人担任会议主持人大多是在展示会议或介绍情况的会议上，由于这种会议中一般是以个人为中心，由他们向大多数人传递信息可以成效最佳地准确掌握好会议的节奏和步骤，以便更好地进行交流。这样的人可能是相关部门的经理，也可能是这个项目的负责人。
(2) 控制能力较强的人。如果会议可能会出现很多复杂的情况，甚至可能出现混乱的场面，如股东大会或是内部审核的评议会等，这种会议可能危机四伏、困难重重，是对会议主持人控制能力的有力挑战，因此，此时需要一位对现场控制能力较强、可以在现场当众协调各方利益关系的人，至少可以让会议继续下去，不致半途而废。当然，如果会议各方的矛盾不可调和，那么会议失败的结局不是一个能言善辩的主持人个人可以改变的。
(3) 与会者中领导地位最高的人。如果会议中可能出现很多不同的意见，而再做出决议时整合意见又比较困难，会议上就十分需要一个权威的声音，那么此时会议主持人由参与会议的最高领导来担任这一职务是再合适不过了。最高领导担任会议主持人的优势是显而易见的，由于职务显赫的缘故，所以较之其他与会者考虑问题更具有全局性和权威性，在整合大家意见时，尤其可以体现这点。但由于最高领导一般事务十分繁忙，不一定有时间或有精力来胜任会议主持人的工作，所以会议组织者如果选择最高领导为会议主持人，一定要注意与领导多加沟通，协调此事。
(4) 会议组织者。 会议组织者成为会议主持人的优点是相当明显的，因为会议的议题、议程、时间、地点等各种因素都是由会议组织者所确定的，所以会议组织者成为会议主持人可以在会议的开始前后对会议均有很好的控制。但会议组织者成为会议主持人不但受自身能力的限制，而且也许还会成为其他人指责会议组织者操纵会议的借口。
一般来说，如果此次会议不太可能出现严重的意见分歧或会议组织者的立场比较超然，加之会议组织者自身的能力可以胜任，那么会议主持人就不妨由会议组织者来担任。由于会议主持人的确是会议组织者的责任，因此会议组织者可以根据具体的情况自行斟酌，做出恰当的选择。
(5) 被公认的人。如果会议中已经出现了明显的几方势力，那么会议本身的目的往往就变成了这几方势力相互利益的场所，这时会议的主持人就应当是一位各方面都可以接受的人选，他可能是一位中立人物，或是一位获得各方共同认可的无异议公众人物。这样，在主持会议时，各方才可能在会议上听从此人的统一安排和意见，并可能接受其主持协调的结果。
会议的主持人在会议中是举足轻重的重要人物，一旦确定以后，需要建立权威性和唯一性，任何在会议上向主持人挑战的行为都应当被严格制止并受到严厉惩罚。
2) 主持人的职责
一般而言，在会议活动中，会议主持人的职责主要有以下几项。
(1) 确保会议顺利进行。会议议程应让与会者对要讨论的事项有心理准备，也方便在每次讨论告一个段落时，检查有无该讨论而没有讨论的地方。另一方面，让与会者对会议流程有一个清楚的认识，极大地避免讨论离题，倘若议程表来不及在会前发给与会者，也应在会场利用视听设备(如投影机)公开展示。若与会者对议程有疑问，应在讨论开始前就排除，从而使会议能真正照议程正常进行。
(2) 确保与会者良好沟通。会议主持人如同导演，与会者如同演员，演员的行动要听从导演的指挥，为了使演员能与导演协调配合，开一场圆满成功的会议，会议主持人必须处理好与会者的关系。会议主持人的插话、引导做到有礼有节，不要把自己的意志强加于人，也不过早地表明自己的观点，以免先声夺人，给与会者造成“定调子”的感觉。会议主持人对要讨论的问题应有所准备，以便能够更好地诱发与会者发表意见，多倾听与会者的看法，充分发挥与会者的聪明才干，力争做到集思广益，从而更为全面、客观地看待问题；其次，要适时地终止辩论，有时辩论已经达成了某种妥协，但主持人却没有发现，结果是“夜长梦多”，节外生枝。及时终止辩论的情况有多种方式，如基本一致就及时终止，求同存异而及时终止等。
(3) 倾听少数人的意见。为了开好一个高效率的会，会议主持人要善于倾听少数人的意见，因为有时少数人的意见会在日后被证明是对的。会议主持人要使与会者懂得，即使不同意他人的意见，也要尊重他人的发言。会议主持人的工作就是要在当少数人的积极发言受到压制时，尽可能让他们多发言，尽管他们的声音微弱，观点有可能被一面倒的会中意见所淹没，但少数人所提出的见解对提高决议质量有时很有帮助。
(4) 营造和谐的会场气氛。当过分严肃和紧张的气氛弥漫在会议中时，与会者就很难畅所欲言，会议主持人要鼓励与会者发言。会议主持人除了应尽可能启发与会者发言外，更重要的是要营造和谐的气氛。当与会者的发言带有批评口气时，会议主持人要避免露出不悦或接话反击，否则，就很难让会议有和谐的气氛。会议中，发言者情绪化地要他人承认其想法是错误的，也是有失会议礼节的，这样就会产生不必要的争端。当这种情况发生时，会议主持人要立即打断其发言，说明其争辩的内容与会议议题无关，如果争辩内容没有离题，就可以鼓励其继续辩论下去，但会议主持人应调和双方的情绪，引导双方按议题的思路辩论下去，以避免发生过激言论及行为。
(5) 总结。在会议进行时，会议主持人有必要在每次讨论告一个段落时，将结果做一次总结。总结要系统地陈述讨论过的内容及达成的共识，如有疑义，应立即修正并提出执行意见，总结完毕之后，会议主持人再宣布开始下一阶段的讨论。总结的目的也是使会议能按照既定的议题进行，同时避免忽略任何有建设性的意见。
在完成会议的各项任务和程序后，主持人就要对会议的全过程做简要的回顾，对会议的执行情况和会议所取得的成果进行全面、客观地总结，对不能确定的或未解决的问题则要解释说明。总结要全面、扼要、准确。
3) 会议主持要求
(1) 主持人开场白。会议主持人必须在每次会议开始时，以前面所阐述的会议目的为基础强调为什么要召开这次会议，这样可以帮助会议达到预期的效果：
(2) 使与会者精力集中。如果没有一个清晰的目标说明，与会者就不可能集中精力，而且很可能会浪费宝贵的时间。为了激励与会者，一定要根据他们的利益和兴趣来设定会议的目标。
(3) 使会议进展状况明晰。清晰的目标或成果陈述使会议主持人能够评估与会人员的进展情况。如果没有预期的成果，会议主持人就无法正确判断会议是否正在朝向目标迈进。 [NextPage] 3．会议主持的方法
这里针对一些有效的会议主持方法来进行详细的分析、探讨。
1) “头脑风暴”法
“头脑风暴”法简称BS法(Brains Sudden)，是一种会议主持形式。BS法原来的意思是指精神病患者，精神错乱时的胡言乱语,这里转用它的意思是无拘无束、自由奔放地思考问题，会议在非常融洽和轻松的气氛中进行，在改进方案方面不受任务条条框框的限制，主持人一般不发言或是很少发言，以免影响会议的自由氛围。国外经验证明：采用BS法提出方案的数量要比同样的人单独提方案多70％。“头脑风暴”法会议有4条原则：不互相批判。无人身攻击；自由发言；欢迎提出大量的可行性方案；每个人在提出自己的方案时都要善于结合别人的意见。从上述4条原则中可以看出，其主要特点是互相启发。
“头脑风暴”法最具特色的地方就在于让与会者无任何顾忌地自由发表自己的理论观点。首先将会议议题告知与会者，然后让大家自由地陈述，不要审视自己的观点，也不要顾虑重重。这样可以使与会者的潜在创意得到合理有效地充分释放。当与会者提出自己的观点时，其他与会者不要审查他的观点，更不要打断或提出任何对立或是反对的观点，可以在别人已经提出的观点上汲取灵感，提出自己更有创意的见解。
2) “名义小组”法
“名义小组”法的好处是要求每个人都有机会陈述自己的观点，实际上就是变相地逼迫每个与会者都把自己的观点贡献出来。其突出特点是：背靠背，独立思考。“名义小组”法的主要步骤是罗列想法，即将与会者关于议题的想法全部穷尽。程序为：每次循环时，每位与会者都要根据议题独立地提出自己的想法，一次只能提出一个观点，依次提出，直到每个人都提出了自己的观点；由会议主持人将这些观点罗列出来，然后继续刚才的循环，直到与会者穷尽自己所有的想法为止。将所有的观点都罗列出来之后，就需要对这些观点进行筛选。当所有的与会者都提出了自己的观点之后，需要给与会者再一次独立思考的机会，主要是对会议中提出的所有观点都分别进行思考。然后让每个与会者再按思路拉回至开头，各自从所有的观点中挑出5个或10个最好的观点，按优先次序进行排列，并将这些经大家选出来的观点全部罗列出来；将所有的观点进行筛选并罗列出来之后，就要根据大家选择的分布集中程序而确定最后的观点。如果其中有两三个观点的意见集中度相差不多，那么可以就这几个观点进行讨论。利用“名义小组”法可以令与会者有更充裕的时间进一步发表自己的观点。
“名义小组”法与“头脑风暴”法的最重要的区别就是在会议过程中，除非是请求解释观点或是就某个想法提出简短的问题，使观点显得更清楚，否则，与会者不可以和其他人交谈和交流观点。
“名义小组”法与“头脑风暴”法的相同之处在于：与会者都绝对不允许对其他人提出的观点加以反驳，只能尽可能多地罗列观点。
3) “反向讨论”法
“反向讨论”法是发动与会人员以逆向思维的方式取得对特定讨论对象的进一步完善的会议讨论方法。使用此种方法时，会议主持人要做以下工作：会议开始时，会议主持人对此次会议的背景、目的及希望取得的成果等清楚地向与会人员做出详细说明，并就解决某个问题较完整地谈出自己的想法或拿出一个已基本成形的方案(也可以是该组织就某个问题所做出的决定等)。之后，要求与会人员对主持人的意见和方案充分发表意见，“横挑鼻子竖挑眼”，以分析和指出原方案的不足之处，对方案赞同的意见则可以不谈或是少谈。
由于“反向讨论”法表现的是与会人员对会议主持人提出的意见和方案的逆向思维，是以提不同意见为主的，因此，该方法的使用需要具备必要的条件，在组织内部要有良好的群体关系(特别是领导和下属的关系)，否则，此方法难以使用和被人接受。
4) “会前预约”法
“会前预约”法的使用规则是：在会议召开之前，会议主持人把会议的内容及本人的意图向预定参加会议的有关人员做个别介绍，请有关人员就有关问题提前准备，并在会上做重点发言。由于会前通过预约有人提前做好准备，因此，这样的发言对其他与会者的思考和发言可以起到很好的引导作用。在使用此方法的过程中，会议主持人要注意以下两点：第一，要重视预约发言对会议讨论的引导作用，对即席发言中有价值的内容要及时地捕捉和高度的重视；第二，要根据会议进行的情况灵活地调整原有的安排，以最大限度地集中群体的智慧，使会议收到预期的效果。
5) “各抒己见”法
使用“各抒己见”法主持召开的会议一般不安排具有较高职位或德高望重的人参加。
会议开始时，会议主持人根据本次会议的主题提出一个没有严格限制的议题，然后与会人员各抒己见，自由发言。发言既可以是直接针对会议议题，也可以是针对某一个人的发言；既可以同意某人的发言，也可以就某人的意见提出相反的观点。会议主持人的责任只是使与会人员充分地、自由地发表意见，对各种意见只是听取，不做总结。
“各抒己见”法强调自由发言，创造轻松的会议气氛，使与会人员在没有任何约束的情况下发表意见。“各抒己见”法适用于一些学术性、征询性和论证性的会议。
6) “列宁开会”法
“列宁开会”法是指列宁在主持人民委员会会议时所使用的方法。“列宁开会”法包括以下7个方面的内容。
(1) 只请与讨论问题有关的人员出席会议。
(2) 在向会议提交议题时，必须同时附带有以下材料：对议题的简要说明；拟定好的人民委员会决议的草案；与议题相关的部门的反映和提出的反对意见。
(3) 禁止迟到。无故迟到半小时罚款5卢布，半小时以上罚款10卢布，任何人不得例外。
(4) 在会议进行过程中，与会人员有事只许递纸条，禁止私语。
(5) 报告人做报告的时间限制为10分钟。
(6) 发言人的发言时间第一次是5分钟，第二次是3分钟。发言不得多于两次。
(7) 对议题赞成或反对的每次表决只占1分钟。
列宁在主持会议时，一律严格按照以上方法进行，使会议表现出了很快的节奏和很高的效率。每次开会，如遇报告人或发言人请求有所例外将时间变动时，列宁总是摇摇头，对他们说：“这不符合我们的会议规则，是违反纪律的，绝对不能给予考虑。”
4．对会议主持人的要求
主持人成功主持会议的技巧还有如下要求。
1) 会议主持人的形象
一个会议主持人的主持形象与整个会议都有很重要的关系。如果他面容憔悴，衣衫不整，显得疲惫不堪，说话有气无力，甚至连离他最近的人都需仔细倾听，这样的表现很容易打击与会人员的士气。尽管大家都是士气高昂、精神抖擞地走向会场，一旦看到会议主持人萎靡不振的情绪，他们的热情也会被挫伤。所以，有经验的会议主持人总是在开会之前有充足的休息，以保证第二天自己能以饱满的热情出现在会场上。
2) 形成自己的风格
独创新意，形成自己的风格如若一次会议像影印机复印出来的一样，丝毫没有加入新颖、生动的内容，参加会议的人对这样的会议往往采取沉默不语的与会态度，坐等会议结束是他们必然的选择。如若会议主持人能够对会议进行精心的设计，虽然与会者很可能对会议的某个环节看不惯，但是，这种打破常规的做法往往能用新颖的形式抓住每一位与会者的心，能够使与会者以极度的热情投入到会议之中。那些呆板老套的形式早就应该淘汰了，每一次会议都能开出新意来，而且要富有成效。
幽默风趣的主持风格会使会议在比较轻松、活泼的氛围中进行。与会者一般认为自然而然的幽默不会破坏会议的主要目的，它会发挥促进作用。因此，主持人要善于培养幽默风趣的品质和性格，只需几句妙语就可以使郁闷的人们眉头舒展，笑声不断。有时，主持人的微笑也同样可以产生调节会场氛围、缓解矛盾的作用。笑容能给怯于发言的人以鼓励，也能使心焦气躁的人冷静下来。所以，主持人除了要学会幽默、风趣、热情外，还要让脸上时常充满笑容，这也是形成独特风格所不可或缺的。
3) 激发与会者的思维活力
大家清楚地明白，前来与会的人员都是在某些方面有专长的人才，有能力或有特殊的贡献。他们的头脑灵活，思维敏捷，勤于思考，不过，那是在他们独处的时候。与会时，很多人坐在一起，他们不但要熟悉会场气氛，而且还要在人际关系上考虑到如何与人相处得更融洽，因此，有些人的思路往往会因自己的信息传递得不到大家的理解而马上中断，有些人可能欲言又止。所以主持人要有出色的判断力，哪些人的发言对会议有建设性的意见，哪些人的观点很好而证据不足，哪些人整个发言很平常，没多大效果等。这些都需要主持人能准确地判断，并注意激发发言人的思维活力，善于启发他们朝着积极的方向思考。
4) 不偏离会议主题
在会议进行过程中，最忌讳大家坐在一起漫无目的地聊天，聊的都是与主题无关的事情，这不但浪费了宝贵的时间，还会使人心涣散。作为主持人，会议一开始就应该使会议的进程紧紧围绕会议的主题，如果有人试图将话题引到一边，主持人应立即出来制止。但主持人要切记，既要使会议主题不偏离方向，又不能伤害与会人员的感情，任何生硬的语言都会伤害与会人员的感情，同时也有损主持人的形象。如果主持人发觉有与会者偏离主题的现象，会议主持人可以适当地对这位与会者提出忠告(而不是尖刻地批评)，而且要恰到好处地提醒他注意他的发言已经跑题了。这样既保住了这位与会者的面子，又能进一步抓住要害，使话题深入下去。
5) 不追加会议任务
会议环境中能给人强烈感觉的是一种热烈愉快的气氛，严肃认真的气氛，奋发进取的气氛，团结、互相尊重的气氛。所以主持人要随时引导和调整会议气氛，要严格按会议议程来主持会议，切不可随意追加或更改会议任务，应该给与会人员适当的休息与娱乐时间。
6) 不以个人的喜好评断、引导他人
主持人在主持会议时，在心里应牢记这样一个观点：要把自己当成绿叶，而红花则是坐在会场的每一位与会人员。毕竟主持人一个人的能力有限，看问题也不如大家全面，所以主持人要摆正自己在会议中的真正位置。整个会场不是主持人一个人表演的舞台，主持人不要自命不凡，轻视别人的观点。为了激发大家群策群力，集思广益，主持人不要急于表达自己的观点，这样做很容易使与会人员以为你已经在做总结了。
7) 保持中立
有个很形象的比喻说，主持会议就像驾车，主持人想往哪个方向开就往哪个方向开。如果会议结果对会议主持者个人有影响，会议主持者肯定会有意无意地引着会议朝他希望的方向发展，以使其产生他期望的结果。
但事实上，谁都难以做到真正中立，每个人都有个人偏好和价值取向。因此，一个可行的做法是保持“操作中立”。意思是说，就与会者而言，作为主持人，他不能让自己的思想影响会议进程。会议主持人和与会者之间有一种无形的约定：每个与会者都有责任告诉会议主持人他是否对一个观点表现出了偏向。如果大家在开会过程中没有对会议主持者的行为提出质疑或异议，这就达到了操作中立。
在大多数会议上，主持人的角色可以由本部门的人轮流担任，可以定期选出一个人来做这项工作，这样每个人可以每隔几周或几个月主持一次。对于与每个人都息息相关的重要会议，应该从部门或其他组织请人担任主持。
如果会议主持人按照这些指导去做，他就能够实现所要求的操作中立。如果会议主持人抑制住自己，不为某个观点争辩，他就可能会帮助与会者团结合作，积极创新，获得双赢的方案。
8) 有效地控制会议
有些与会者的发言常常发生使思维的火车出轨的现象。通常这些与会者发言的开场白是这样的：“我还没有听到任何人提到……”，“首先我认为我们必须考虑……”，“你们似乎都忘了……”，紧接着是离题转入那些猎奇者特别喜欢的奇闻轶事。
这种情况的出现不能不说是主持人的失误，这就需要会议主持人认真反省一下自己。较好的解决办法是说明会议议题的重要性，及时让发言者回到会议的议题。有效地控制会议，这是每位主持人所必备的技能。
9) 成功地驾驭会议
作为一名会议的主持人，在会议开始时应对会议目的做简要介绍，并为会议定出基调。会议主持人要善于自己进行思考，更要善于用集体创造的新观念，要广泛吸收，不要受局限。
在会议结束后，主持人应再次强调会议的目的，告诉并通知与会者会议已经在某种程度上达到了预期目的。这些都是一个成功的会议驾驭者所应该做的。
10) 有效控制会议的进程
控制会议进程是一项重要的管理艺术，它需要依照会议规则进行，同时又需要根据不断变化着的情况灵活地采用各种措施和方法，有针对性地调整各种关系，解决各种随机性问题。为此，就需要会议主持人掌握一定的控制技巧，下面就针对会议主持人的控制技巧做详细的探讨。
会议召开之前，主持人须认真研读有关文件材料，了解议题和议程，了解与会者的构成情况及基本意见倾向；主持人必须严格守时，明确会议开始和结束的时间，准时开会和散会；在组织讨论时，应规定讨论与不讨论的界限，给每位与会者以平等发言的机会和权利。应善于及时纠正脱离议题的发言倾向，并注意其方式，不能因此而挫伤发言积极性；多议题会议的议题安排次序应科学合理，一般情况下，需要大家开动脑筋、集中献计献策的议题应放在会议前半部分时间；应善于对各种发言进行比较、鉴别和综合分析，正确集中大家的意见，经常用简明的语言说明讨论要点和有关发言人的发言要点。
总之，主持会议的技巧无定规，追求无止境，需要会议主持人自己去创造和积累，要学会运用各种技巧，使会议在轻松愉快的气氛中达到目标。
5．主持人的语言艺术
语言艺术特点有以下几方面的表现。
1) 突出中心、紧扣议题
无论开什么样的会，都必须事先拟定好一项或几项议题，议题是会议的目的、核心和灵魂。这样，会议主持人的重要责任就是组织引导与会者围绕议题，完成议题，这就要求主持人讲话的内容和思路都必须突出强调中心议题，为中心议题服务。
2) 澄清模糊信息
要保证发言人的话能够被全体与会人员充分理解。人们通常会有这样一种误解，认为讲话人向听众传递的信息既直接又充分，不会产生误会，其实不然。
