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秘书资格考试复习指导：第五章信息与档案1

发布时间：2010/1/17 17:38:50 来源：城市学习网编辑：海蓝

　　第一节信息管理
　　一、秘书辅助决策的信息服务
　　1、决策前的信息超前服务
　　秘书超前信息服务的主要工作是：
　　（1）广泛涉猎信息，调查了解情况，借助信息发现问题、提出问题；
　　（2）尽可能把全面、真实、准确的信息及时提供给决策者，供其在形成决策意图时参考；
　　（3）随时把客观实践中涌现出来的新动向、新趋势、新经验、新问题，迅速提供给决策者；
　　（4）对所提供的信息进行必要的深加工与综合处理，使所提供的信息有利于领导决策意图的明晰化。
　　2、决策中的信息跟踪服务
　　（1）利用信息确定决策目标
　　（2）利用信息制定决策方案
　　（3）利用信息选定决策方案
　　3、决策后的信息反馈服务
　　二、秘书辅助决策的信息工作内容主要有：
　　1、为领导准备好论证所需的翔实的信息资料，并将这些信息资料系统整理；
　　2、为参与方案论证的专家准备好所需的全部信息资料；
　　3、对各次论证会发言要点进行综合，并将主要倾向性意见和建议列出，供抉择；
　　4、对决策对象及其所处环境条件变化的信息及时分析综合，供参考；
　　5、当选择过程中任何一个层次上发现问题，都必须根据问题产生的原因与性质，及时地将信息反馈到相应层次中去，以便对决策修订补充；
　　6、提供论证依据、评价标准等信息；
　　7、对各种决策方案提出综合评价，为抉择提供科学依据；
　　8、及时提供决策的背景、条件、目标、策略等信息。
　　三、秘书辅助决策的信息工作方法。[NextPage]

　　四、信息在决策中的功能
　　1、决策有赖于信息发现问题、提出问题
　　2、决策有赖于信息确定目标
　　3、决策有赖于信息制定方案
　　4、决策有赖于信息对方案进行评估、选择
　　5、决策有赖于信息控制实施
　　五、秘书信息资源管理内容
　　信息资源管理就是运用管理科学的一般原理和方法，对信息活动的各种要素进行科学规划、组织、协调、控制，确保信息资源的充分开发和合理利用。
　　信息资源管理有宏观层次和微观层次。
　　六、秘书信息资源管理工作
　　信息资源管理包括信息资源的技术管理、人文管理（信息政策、信息法律、信息道德）和经济管理。秘书应具体做好如下信息资源管理工作：
　　1、建立健全信息工作规章制度
　　2、信息工作指导
　　3、信息工作计划
　　4、信息工作组织协调
　　信息工作组织协调的内容有：
　　（1）合理组织信息、人员、设备等各种资源要素，实现信息工作最大效益；
　　（2）针对工作中心和进程，及时调整具体信息工作安排和人员配置；
　　（3）对整个信息资源的开发和利用活动进行协调；
　　（4）加强信息沟通和工作协调。
　　5、信息工作控制
　　6、提高整体信息处理能力
　　信息处理能力指信息的收集、组织、分析能力，涉及信息机构、人员素质、设备条件、经费状况等因素。应提高自身素质，借鉴现代化信息管理思想，运用现代化信息技术，提高信息的整合能力。必须做到：（1）明确信息需求；（2）科学地处理信息；（3）完善信息管理系统；（4）开展信息工作培训。
　　7、促进合理配置信息资源
　　8、为信息系统建设提供基础支持
　　七、信息资源管理的特征。
　　八、信息资源管理的原则
　　信息资源管理是一项十分复杂的管理活动，必须符合信息资源运动的客观要求，遵循如下基本原则：
　　1、共享原则；2、系统原则；3、科学原则；4、安全原则。
　　九、信息系统概念
　　信息系统是信息资源诸要素的有机结合，是根据特定需要，对信息进行加工处理、选择程序以及流通传播的组织机构。一个典型的信息系统是由信息（数据）库、信息技术设备和信息专业人员组成的。要运用信息技术对收集来的信息进行加工处理，形成信息（数据）库，并根据用户的需要开展信息服务，从而实现开发利用信息资源的系统功能。