第一节 信息管理
　　一、办公室常备的信息资料有：
　　1、参考书
　　2、报纸、期刊
　　3、统计资料
　　4、地图集
　　5、档案
　　6、内部文献
　　7、人名地址录
　　8、有关政府出版物、法律法规汇编、政策汇编
　　9、广告材料和宣传品
　　二、阅读筛选信息资料的方法。
　　三、相关知识
　　1、信息的含义
　　信息是事物存在方式或运动状态的直接或间接的反映。
　　2、信息的特征
　　（1）客观性
　　（2）共享性
　　（3）开发性
　　（4）传递性
　　（5）时效性
　　（6）存储性
　　（7）可塑性
　　（8）无限性
　　四、相关知识
　　按照不同的标准，信息可以划分为多种类别：
　　1、按信息源的性质划分
　　信息可分为自然信息和社会信息。
　　2、按信息的表现形式划分
　　信息可分为语言信息、文字信息、声像信息、计算机语言信息和缩微信息。
　　3、按信息内容所涉及的社会领域划分
　　信息可分为政治信息、经济信息、文化信息、教育信息、军事信息、科技信息、体育信息等。
　　4、按信息来源方向划分
　　信息可分为横向信息和纵向信息。横向信息来自平行单位，纵向信息来自系统单位。
　　5、按信息稳定状态划分
　　信息可分为静态信息，如资源、统计资料；动态信息、如市场信息。
　　6、按信息在秘书工作中的作用划分
　　信息可分为预测信息、动态信息、反馈信息。
　　五、信息观察法收集方法
　　1、优点
　　（1）方法简单、灵活
　　（2）获得较为客观的第一手信息材料
　　（3）适用于对环境、人物、事件实际状况的了解
　　2、缺点
　　（1）不易收集到深层次信息
　　（2）获得信息量有限
　　（3）观察效果受秘书观察能力的影响 [NextPage]

　　六、问卷法收集信息
　　由收集者向被收集对象提供问卷（精心设计的问题及表格）并请其对问卷中的问题作答而收集信息的方法。
　　1、优点
　　（1）避免主观偏见，减少人为误差
　　（2）节省时间、人力和经费，效率较高
　　（3）收集的信息客观、真实
　　（4）收集的信息便于定量处理和分析
　　2、缺点
　　（1）问卷的回收难以保证
　　（2）问卷的质量难以保证
　　（3）要求被调查者具有一定文化水平
　　七、问卷法的步骤
　　（1）设计问卷
　　（2）试用和修改：问卷设计出来后，可进行小规模试用，从中发现问题，进行修改，以保证收集到高质量信息。
　　（3）选定问卷调查方式
　　（4）报刊问卷，在报纸和刊物上公布问卷；
　　（5）邮政问卷，通过邮局把问卷寄出，对方回答完后按指定地址寄回；
　　（6）发送问卷，把问卷直接分发，对方立即填写，调查者直接回收问卷。
　　（7）对信息进行统计分析
　　八、网络法
　　网络主要指以因特网为核心的计算机通信网络，它是以资源共享为目的，使用统一的协议，通过数据通信信道将众多计算机互联而成的系统。
　　1、优点
　　（1）信息时效性很强
　　（2）最新信息补充及时
　　（3）收集信息迅速、广泛
　　（4）收集信息不受时间、地域的限制
　　（5）能收集文字图表信息和声像信息
　　2、缺点
　　（1）信息来源复杂，有大量未经核实的信息和信息垃圾
　　（2）需要掌握计算机知识
　　九、相关知识
　　1、秘书收集信息的范围主要有：
　　（1）企业信息
　　企业概况、企业的财务资产状况、企业的信誉与信用等级情况、企业背景信息、企业经营活动信息
　　（2）国际市场信息
　　（3）客户信息
　　（4）贸易信息
　　（5）国际金融信息
　　（6）法律政策信息
　　（7）交际活动信息
　　2、秘书收集信息的渠道主要有：
　　（1）大众传播媒介渠道
　　（2）图书馆
　　（3）数据库
　　（4）供应商和客户
　　（5）贸易交流
　　（6）信息机构渠道
　　（7）关系渠道
　　（8）调查渠道
　　3、信息收集的原则
　　（1）价值原则
　　（2）时效性原则
　　（3）层次性原则
　　（4）针对性原则
　　（5）全面系统原则