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秘书资格考试复习指导:第一章文书基础

发布时间：2010/1/9 20:17:49 来源：城市学习网编辑：海蓝

　　第一章文书基础
　　第一节文书工作的含义与制度
　　一、公文的概念
　　行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
　　二、公文的制发程序
　　公文的制发程序又叫发文办理。发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、发文注册、用印、发文登记、分发等程序。

　　二、公文主体格式
　　1、公文标题：红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
　　2、主送机关：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。
　　3、公文正文格式：主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。
　　4、附件及附件说明：公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。
　　5、印章（发文机关名称）。
　　6、签署：签署是发文时，由机关领导人在公文落款处签写姓名或加盖签名章，代表公文的作者，证实公文的执行效果。
　　7、成文日期：用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。
　　8、附注：（文件发到哪一级）公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2个字加圆括号标识在成文时间下一行。
　　三、版记（文尾）格式
　　1、主题词：主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。
　　2、抄送：公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。
　　3、印发机关和印发时间：位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
　　4、版记中的反线和版记的位置：版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。[NextPage]

　　五、公文的特定格式
　　特定格式有三种：信函格式、命令格式、会议纪要格式。
　　第三节文种辨析与拟写
　　国务院2002年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》列出的13类公文：命令（令）、决定、公告、通告、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
　　1、了解命令的用途。
　　《国家行政机关公文处理办法》规定命令适用于依照有关法律发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
　　2、决定与决议的异同。
　　1、相同之处：都是决策性文件；都是上级机关对某些重要事项的处理或重要工作的安排意见；都是下行文，都要求下级机关贯彻执行。
　　2、不同之处：（1）使用范围不同；（2）形成方式不同；（3）内容不同；（4）格式不同。
　　决定的用途：《国家行政机关公文处理办法》规定决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。决定的特点：决定是一种重要的指挥性和约束性公文。党政机关、社会团体和企事业单位对某些重要事项或者重大行动作出安排，都可以用决定。
　　决定的分类：决定可分为两类，一类指令性决定，一类是宣告性决定。决定的一般写法：决定一般由标题、正文、发文机关、发文日期等部分组成。
　　3、公告与通报的异同。
　　第四节文书拟写基础知识
　　一、文章要素
　　公文与其他文体一样，也是由一定的要素构成的，这就是人们常说的文章“四要素”：材料、主题、结构、语言。
　　1、材料
　　材料是指为某一写作目的收集、摄取以及写入文章之中的一系列事实或依据。
　　材料工作有四个环节，即：材料的占有，鉴别，选择和使用。
　　（1）材料的占有：占有材料有两条途径，一是亲身经历所获；一是调查阅读所获。
　　（2）材料的鉴别：鉴别，就是对材料进行分析、比较的研究过程。
　　（3）材料的选择
　　（4）材料的使用
　　2、主题的概念：所谓主题（主旨、发文意图），即作者在说明问题、发表主张或反映生活现象时，通过文章全部内容所表达出来的基本观点或中心思想。
　　3、结构：对结构的总体要求是：严谨、自然、完整、统一。
　　4、公务文书运用语言的标准是：准确、简洁、平实。
　　二、公文的表达方式
　　通用的表达方式有：叙述、描写、对话、抒情、议论与说明。公文以实用为目的，故很少使用描写、对话、抒情，而较多运用叙述、议论、说明等方式。