1、秘书的信息工作

　　研究信息的学者认为，人们在开发信息中的活动总和都是信息工作。我们可以认为秘书针对信息所开展的发布、收集、集中、筛选、分析、综合、汇报、利用和反馈等等活动的总和，都是秘书的信息工作。随着人们对信息的重视，信息工作在秘书工作中占据着十分重要的位置。邓小平同志曾经说过，做管理工作的人没有信息，就是鼻子不通，耳目不灵。他说的“做管理工作的人”，就是领导人，做决策的人。对秘书而言，我们的信息工作在某种意义上说决定了领导和决策者的正误和水平。在经济工作中，经济信息、商务情报甚至是企业和组织的生命。有人估计，21世纪将是中国在世界崛起的世纪，中国的政治、经济、文化等等一切今后必将在世界这个更大的舞台上活动。“知己知彼，百战不殆”，秘书的信息工作，也必将以世界为范围。所以，载体和手段的现代化，就是秘书信息工作的一个新课题。

　　2、秘书信息工作的特点

　　秘书信息工作的特点，是由围绕着秘书工作的信息的特点决定的。

　　（1）普遍性。信息的“无时不在”、“无处不有”，决定了信息工作的普遍性特点。对于秘书来说，在信息收集工作中，甚至没有职内职外之分，一切对工作有用的最新变化信息，都是我们的收集对象；在别人眼中，秘书的言行也都是在发布或传递着某方面有关的信息。所以对于秘书，信息工作是存在于时时处处的

　　（2）紧迫性。这是由信息的时限性和非消耗性决定的。信息工作出色的秘书，不仅在于信息获取量大，更在于准确率高，信息处理周期短。紧迫性就是要求秘书的信息工作又快又准。同样的信息，别人比我们利用得早，信息对我们就可能失去了价值。甚至同样的信息，由于人们可以共享，我们就失去了时间上的优势。所以又快又准地向领导和决策者提供信息，是“做管理工作的人”耳聪目明、决策科学的重要保障，是秘书做好“辅助管理”的重要保障。

　　（3）开拓性。这是由信息的可开发性的特点决定的。信息能不能有所开发，关键是秘书的信息工作是否有开拓性。更进一步说，是秘书是否是勇于开拓和善于开拓的人。早在20世纪80年代中期，中共中央办公厅在北京召开的部分省区市和中央部门秘书长、办公厅主任座谈会上，温家宝同志第一次提出了“高层次信息”的概念。他在《进一步做好信息工作，充分发挥办公厅的参谋助手作用》的讲话中指出：“信息的开发和处理，可分为两个层次；初级信息是对现有网络上的信息和各地、各部门报送材料的初加工，领导机关可以用它了解动态，但不能仅仅据此决定政策。高层信息是对原始信息的归纳、综合、分析，并在此基础上提出的对策意见和处理方案，也包括经过调查研究对其中的问题写出的有深度的材料。初级信息是信息工作的基础；高层次信息是初级信息的开发和深化，有更大的参谋咨询作用。在实际工作中，两者相辅相成，不可偏废。”努力开发并及时向领导提供高层次信息，是秘书信息工作的重要特点。它包括两方面含义：一个是秘书对信息内容的开发，即初级信息转化为高层次信息；一个是信息载体的现代化和信息加工手段的现代化，是秘书开拓性信息工作的重要保证。

　　（三）秘书做信息工作的基本程序

　　秘书做信息工作，信息内容是多种多样的，信息工作形式也是多种多样的。打个电话，可以收集到一条信息，也可以发布一条信息；从网络上查找到需要的资料，也是收集到一条信息。我们甚至会发现，秘书的一切工作，都是围绕着信息开展的。所以，秘书掌握正确的信息工作处理程序相当重要。

　　1．信息收集

　　这是对信息收集、汇总和初步整理的阶段。对于秘书来说，这一阶段的基本要求就是收集面要广。但是以有限的秘书工作范围和工作时间，面对无限的信息世界，“广”就是一个相对概念。这就要求秘书的分辨力要强。只要判断准确，广泛收集的信息中“含金量”就大大提高。为了提高信息的“含金量”，秘书首先就要解决信息收集工作中的“建网”环节，即建立秘书的信息渠道。像指定安排信息员、明确信息例会制度和信息交换制度、建立信息网站、实现计算机网络联系等等，都是秘书工作中建立信息渠道的方法。

　　2．加工分析

　　这是对信息进行分辨、分析和筛选，确定信息的价值，明确或决定信息的存储形式，并使其及时参与其他信息综合利用的阶段。对秘书在这一阶段的工作要求是分析要准，对信息的价值评判要准，综合处理要快。

　　3．载体转换

　　这是信息利用的准备阶段，也是选择信息存储形式、手段的过程。信息利用的效率水平，在某种意义上，也取决于信息载体的选择。比如在人烟稀少之处发生的地震，有关地震台网在仪器仪表上马上就能知道震中和裂度。可是，地震造成的伤亡损失却要十天半月后才能知道。两种信息我们都需要，但是因为载体不同，信息的效率就不同，当然我们利用信息或处理信息的情况也因此会有所不同。所以，这一阶段对秘书的要求一是选准载体，努力利用先进的运载手段，使信息效率提高；二是注意保密。信息的非消耗性是一面双刃剑，它既可以使秘书获得信息，也会使秘书失去机会。准确地把握信息扩散范围，使信息成为自己组织的成功胜券，保密工作非常重要。

　　目前信息载体的形式依存储和传输两方面，分别可以采用语言、文字、数据、声像、缩微技术、计算机及多媒体技术、电信、电报、传真、计算机网络技术、卫星传导技术等等。存储是为了以后利用；传输是为了更广泛地享有信息，二者只是时间与空间的不同，都是信息的载体转换阶段。

　　4．信息利用

　　这是信息工作的核心阶段、终极目的。如果信息得不到利用或者利用价值较低，那么围绕信息的一切工作都毫无意义或事倍功半。在秘书工作中，信息的利用最重要的是将有价值的信息汇报递送给有关领导和有关管理部门。领导和有关部门利用秘书提供的信息，辅助决策，或者参考制定政策，或者了解掌握基层情况。信息的利用还包括采取恰当的传输形式，及时发布、传播给有关组织和人员加以利用，采取恰当的存储形式，将信息保存，形成信息中心、信息库，供有关组织和人员浏览查阅。无论信息起到什么作用，只要它对领导和有关部门“有用”，秘书的信息工作就有意义。用处越大，意义越大。所以，这一阶段对秘书的要求是注意对信息的综合利用。某一条单一信息的利用，远远不如对多种信息的综合处理后的利用。这就是中央提出的“高层次信息”。

　　5．信息反馈

　　这是对信息的适用程度、信息工作的效益效率以及存在问题的考察阶段。完善的信息工作，没有不关心反馈环节的，它是检验信息工作的重要环节，也是掌握信息利用程度、效率水平的过程，是更新一轮信息工作的基础。要做好信息反馈，关键是对信息工作目标的量化。质量、效率标准定在工作之先，才能对信息反馈有所分析。

　　以上五个环节，周而复始地运动，是秘书信息工作的基本程序。这个程序可以用如下简单的示图表示。

　　信息工作在秘书工作中的地位和作用

　　秘书部门是机关、单位的综合办事机构，是为各级领导服务的。领导工作离不开信息，信息贯穿于领导工作的全过程。秘书部门为领导工作服务的一项重要内容，就是提供信息服务。领导工作的过程一般说是：决策、实施、指挥、控制、协调。在这全过程中，秘书工作都必须为领导提供信息服务。

　　首先，必须为领导决策提供信息服务。决策是领导工作中最重要、最基本的一个环节。信息是决策的基础和依据。领导者的决策工作，在一定意义上说就是对信息的处理工作。进行科学预测、确定决策目标、拟定和确定决策方案，整个过程就是收集信息、利用信息、分析信息、综合处理信息的过程。秘书部门不是决策者，不参与决策，但必须为领导决策服务，要为领导决策提供及时、准确、有参考价值的信息。

　　其次，领导作出决策以后，要付诸实施，这就需要把决策信息及时准确地传递下去，也就是要把领导机关的决定、方针、政策、意图传达下去。这是自上而下的信息传递，也是需要秘书部门来做的，要求把领导机关的决策准确地表述出来。

　　最后、在领导进行指挥、控制、协调以达到决策目标的过程中，要提供反馈信息。所谓信息反馈，就是把输出的信息与作用对象相比较的结果再输送回来，并对信息的再输出发生影响的过程。反馈是控制论中很重要的原理。反馈是系统调节控制的基本形式。实施决策，进行指挥、控制、协调的过程，也就是反馈调节的过程。信息反馈可分为信息输出、作用结果返回来、再输出三个阶段。输出的信息与作用对象相比较的结果再输送回来，这个结果也是一种重要信息，叫反馈信息。在领导工作中，反馈信息对于实现正确的指挥、控制、协调是十分重要的。同时，反馈信息对于决策也是十分重要的。它是判断、检验决策是否正确的主要尺度，是对决策进行不断修正、不断调整，使之符合客观实际的主要依据。