课
程
程
资
讯
讯
综
合
合
1、日志概述
日志是根据周计划表写出的一天时间内组织领导活动计划，一般分为纵横两种方式。
2、日志的方法
手工填写的工作日志
手工填写的工作口志通常要准备两本，一本为上司使用，另一本为自己使用。使用的方法是：
①提前了解上司工作和活动的信息，并在两份日志上填入，并于当日一早再次确定和补充。
②提前在自己的日志上清楚标出自己当日应完成的工作。
③填写的信息要清楚、方便阅读，保持日志整洁，最好先用铅笔填写，确认后再用墨水笔正式标明，还可以使用不同色彩。
④填写的信息要完整，标明各项活动的时间、地点、姓名、联络等必要，信息。
⑤填写的信息要准确，当日出现情况变化，应当立即更新日志，并告知上司出现的变化。
⑥在上司日志变化的同时，应更改自己的日志，并做好变更的善后工作。
⑦在自己的日志上要清楚标出为上司的有关活动所做的准备，并逐项予以落实。
⑧协助或提醒上司执行日志计划，在需要时能帮助上司排除干扰。
3．电子工作日志
计算机程序现已可以提供日历、日志和计划的功能，并应用于联网的计算机中。
4．上司工作日志填写的信息内容
无论手工填写日志还是电子工作日志，填写的信息内容应相同，上司工作日志内容通常包括：
①上司在单位内部参加的会议、活动情况，要记录清楚时间、地点、内容。
②上司在单位内部接待的来访者，要记录清楚来访者的姓名、单位详情、约会时间。
③上司在单位外部参加的会议、活动、约会等情况，要记录清楚时间、地点的确切细节以及对方的联络办法等。
④上司个人的安排，如去医院看病等，以保证秘书不会在这段时间安排其他事宜。
⑤上司私人的信息，如亲属的生日等，以提醒上司购买生日卡或礼物。
5．秘书工作日志的内容
秘书的工作日志内容除了包含上司的日志内容外，还需要包括：
①上司的各项活动需要秘书协助准备的事宜，例如，为上司的某个会议准备发言稿、制定会议议程、订机票，为上司的某个会谈草拟合同和订餐等。
②上司交办自己的工作，例如为签字仪式联系地点、媒体等准备工作。
③自己职责中应做的工作、活动，例如撰写半年工作总结，参加值班等。
6．处理工作日志的变化与调整
有时会因为预想不到的事或对方的原因而必须改变日程安排，如果是我方原因变更安排，会造成一些有形无形的影响，甚至会影响企业、单位的信誉和双方的信赖关系。因此，秘书应尽量想办法将日程安排的变更限制在最小的范围之内。
一般变更包括：
①原定结束时间延长超时。
②追加紧急的或新添的项目。
③项目的时间调整、变更。
④项目终止或取消。
调整时要注意：
①安排的活动之间要留有10分钟左右的间隔或适当的空隙，以备活动时间的拖延或新添临时的、紧急的情况。
②进行项目的时间调整、变更，仍然要遵循轻重缓急的原则，并将变更的情况报告上司，慎重处理。
③确定变更后，应立即做好有关善后工作，例如通知对方，说明理由，防止误解等。
④再次检查工作日志是否已经将变更后的信息记录上，防止漏记、错记。
此外，秘书还应注意：
①秘书应确保上司日志信息的保密，只给上司授权的人查阅。
②要保持两本工作日志信息一致和准确，若上司有了新安排，应立即补充，并且每天要进行检查和更新。
③秘书应熟悉上司工作的习惯和约会时间的长短，每天最早和最晚可安排约会的时间，以便安排的约会符合要求。
④秘书应熟悉上司用餐和休息的时间，以便安排约会避开上司的休息时间。
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