秘书常识辅导之与上司的关系
发布时间：2010/3/2 15:38:06 来源：www.xue.net 编辑：城市总裁吧
秘书是为辅助上司工作而存在的，因此，秘书必须与上司保持良好的关系，让上司信赖自己；只有这样，才能使双方的工作相得益彰。
一、了解上司的范围
要与上司保持良好的关系，秘书首先就得了解上司。作为助手，秘书至少要了解上司这么几个方面：
1、上司的工作内容
作为上司的助手，秘书要了解自己上司的职责范围和权限。秘书不仅要了解上司的工作内容，秘书还应熟悉本公司各职能部门的分工和责任，清楚知道谁、在哪、负责什么样的业务等；只有这样，才能在工作中根据实际情况，迅速地采取对应的行动，熟练地完成文件、传真、电话等交流，高效率地辅助上司的工作；也只有这样，秘书才能在日常工作中根据上司的职责范围和工作重点的需要，积极主动地做一些准备工作。
如果你的上司是负责技术开发工作的公司副总经理，那么，你就要了解公司目前有哪些开发计划、在和什么公司进行技术合作等方面的事情；上司要出席公司内外哪些会议；上司所负责部门的运营和管理的情况；上司在人财物等方面到底有多少权限等。
2、上司的工作习惯、个人性格、价值观等
上司也是普通的人，也有个人的喜怒哀乐，所以，作为秘书，一定要了解上司的工作习惯、个人性格、价值观等。只有这样，你才能了解上司真正的意图，并根据他的意图来辅助他的工作。比如，于雪的上司过去长期从事计算机软件研究，惯于逻辑思维，喜欢用数据说话，对于公司潜规则等人际关系方面的东西不太了解和适应。于雪根据这种实际情况，主动而又有针对性地开展一些工作，弥补上司在处理人际关系方面能力的不足，从而深得上司的信赖。
3、上司的交往范围和一些家庭私事
在公司内部一般都不过问对方的隐私，但作为秘书，又得多多少少地了解一些上司的个人交际范围，只有这样，你才有可能帮上司处理一些人际关系。比如在接待客人的时候，如果你知道对方与上司是一种什么样的交往，那么你就能把握好接待的分寸。又比如接电话时，你一拿起话筒对方就问：“李长生在吗？”李长生就是自已的上司，总裁办公室主任。对方既不说出自己的工作单位，也不报自己的姓名。这是谁呢？不过，你能从这有些耳熟的声音中很快知道对方就是主任知青时代的铁哥儿们，于是，你马上说：“对不起，主任正在开会，您……”相反，如果你没听出对方是谁，对于这种来路不明而且有些无礼的电话，可能就会这样例行公事：“对不起，主任不在！”说完，就把电话挂了，从而造成误会。
有时上司会找机会和秘书商量一些关于他个人的事情或委托秘书帮他办些私事，在这种情况下秘书最好不要辜负上司对自己的信任，因为这种信任是双方工作相得益彰的基础。由于秘书与上司仅仅是一种工作关系，所以秘书对上司的私事也不要了解得太多，比如，上司周末喜欢做什么、个人资产是多少等。秘书要把自己与上司的关系调整到这样一种状态，即既不介入对方上司的私生活，又在一定程度上了解上司的行动。
二、了解上司的途径
要了解自已的上司，秘书就要加强与上司的交流沟通，但因为双方在地位、年龄、经验和阅历等方面存在着巨大的差异，所以，秘书与上司之间的交流不是一件很容易的事，而且上司对自已的工作的重点很少给秘书有明确的指示，因此，秘书要了解上司，只能循序渐进，慢慢地去观察和琢磨，比如他每天见了哪些人，打了哪些电话，批了哪些文件；他在约见客人时，先后顺序的安排，谈话时间的长短，说话的口气，关注的问题等。通过这种日常观察，秘书可以渐渐了解上司，知道他内心真正在想些什么，比如他目前最关心哪些问题；哪些问题最让他头痛；他有哪些项目想急于实现，他正在筹划什么项目或行动。如果秘书能真正了解上司在想些什么，那么，她也就基本把握了自己的工作重点。
三、让上司了解自己
上司与秘书在工作中必须有一种默契，只有这样，工作才有效率，心情也会愉快。既然要有默契，那了解就必须是双向的，所以，作为秘书，不仅有责任去了解上司，而且还有义务让上司了解自己。相互了解可以避免工作中的失误和纠纷，增强双方的信任。但是，有些秘书因为怕上司打官腔，不太愿意主动与上司沟通，让上司了解自己。
于雪新换的上司是负责销售的公司副总经理。这位新上司特别喜欢加班，如果没有应酬，晚上七点半之前他不会离开办公室。于雪下班回家，需要倒两次公交车，在路上的就得一个多小时；每周要上一次夜校，另外还要与男朋友约会。作为职业秘书，于雪一开始严格要求自己，每天都是在上司下班后自己才下班。但在坚持了一个多月之后，她实在坚持不下去了，而且通过观察，她知道上司是因为怕塞车才养成七点半之后开车回家的习惯的。于是，她直接找上司谈了一次。她把自己的实际情况向上司说了之后说：“今后如果您有事需要我加班，哪怕到晚上十二点钟也没问题。如果您没什么事，那我每天就六点下班，您看可认吗？”听于雪这么一说，上司有些恍然大悟似地说“没问题”。事实上，作为一个经验丰富的秘书，晚上需不需要加班于雪心里有数。
当然，像于雪这样与上司沟通的时机和方式都很难把握，你不能因为心里有怨气就用不满的态度说话；你说话的口气一定要是询问式的和建设性的，只有这样，你的意见才有可能让上司接受。即使上司回答的是“不行”，那你也要清楚上司为什么会回答“不行”；这样，你就有机会熟悉和理解上司思考问题的方式和处理问题的方法。
四、正确对待上司的“毛病”
作为秘书要维持与上司良好的关系，有一点很重要，那就是发现并承认上司身上的优点。西方有句谚语：“仆人眼里无伟人。”这就是说，无论与什么人相处久了，你都会发现对方身上有这样或那样的毛病和缺点。作为一个血肉之躯，在上司身上肯定会有这样或那样的缺点。如果秘书总是把眼光盯着上司身上的毛病和缺点，在心里“批判”上司，那她就很难搞好与上司的关系。作为秘书，最好站在这样的角度来看上司：既然他的职位比我高，我只能做他的助手，那就说明他在许多方面比我强，我应该学习他的优点。如果这么看问题，那你就会发现上司身上有许多优点，因而对他就变得宽容多了。
这一点反过来也是一样的，即上司也要看到秘书身上的优点。但是，秘书只有通过诚实而又努力的工作来让上司了解自己，千万不能投机取巧，弄巧成拙。
五、与新上司的关系
作为职业秘书，更换上司是常有的事。作为一名新秘书或新换了上司的秘书，首先要主动与上司进行交流沟通，了解上司的性格和开展工作的一些想法；如果暂时不便交流，那也要及时向自己的部门经理或上司原来的秘书请教。在另一方面，有些老秘书在新换了上司之后，不去了解新上司的想法，以前的上司是怎么要求的现在就还怎么做，并经常拿老上司和新上司的要求进行比较；一旦觉得新上司的要求不合自己的意，心理就产生抵触情绪。对于一个秘书来说，这是缺乏职业素养的典型表现。
每个上司都有自己的工作习惯（或者叫做工作作风）。秘书在起草文件或处理来信来函时，原则上第一次都应该请示新上司如何处理；如果新上司的处理方法与前任相同，问题当然不大；即使有不同之处，稍微协商一下问题也不大；问题是在很多情况下，上司不允许秘书多说。如果遇到这种情况，那就按新上司的意见处理。
在另一方面，新上司可能经常会反过来征求秘书的意见：“以前，这类文件是怎样处理的？”如果是这样的话，你就把原来的方法告诉他，再请示他究竟是用原来的方法还是改一改。当新上司犹豫不决时，你不能这么建议：“过去都是这么办，所以最好还是用原来的方法。”这是一种自作主张的做法，非常有害。比如，刚刚由销售经理提升上来的公司副总对新产品研发方面的工作不是很熟悉，没有什么经验，面对研发部送上来的申请报告，不仅作不出什么指示，而且也不清楚应该如何处理；在这种情况下，秘书应该这样建议：“我觉得用这种方法比较妥当，因为过去一直是采用这种方法。”总而言之，秘书要尽快适应新上司的工作习惯；在另一方面，秘书作为助手，要让新上司尽快熟悉自己的工作。
六、与“霸道”型上司相处
有些企业的领导人显得非常“霸道”，就像电影里那些老军阀，动不动就训人，家长制作风严重。其实，这种外表盛气凌人的上司大多内心脆弱，也就是人们常说的“外强中干”。他们大多也并不喜欢自己的家长制作风，只是由于某种原因，造成了他们自卑，再加上不善于沟通，所以他们才显得很霸道。
于雪的上司是公司负责研发的副总，不仅是个典型的工作狂，而且非常霸道，向于雪交代工作时，总是用一种不耐烦的口气说话：“打一下这个！”或“复印10份！”从来不会说“请帮我打一下这个。”或“劳驾帮我把这个复印10份”。一开始，于雪非常不习惯上司这种封建家长式的工作作风，每次接受工作之后都要在心里骂一句“我是秘书又不是你的丫环！”多次产生了辞职的念头，有次她在复印完之后，也是把材料往上司的办公桌上一扔。
但是，随着接触的增加，她发现这种“霸道型”上司并不是很难打交道。通过仔细观察，她觉得上司心地很正直，从不背后整人。由于有了这种发现，于雪慢慢地理解和适应了上司。对于上司的霸道，于雪开始像个大姐一样耐心地对待他。慢慢地，上司对于雪的态度发生了改变。
作为秘书，如果你与人为善，宽厚待人，那么，大家都会信赖你，都会愿意与你一起工作，而那些因霸道而把自己的人际关系搞得一团糟的上司，他们会更加信赖你。
七、与“婆婆”型上司相处
所谓“婆婆型”上司，就是他在给你交代工作时，不管什么事情，他都要从头到尾都说一遍，似乎只有这样，他才觉得放心。一开始，你可能觉得自己挺省心；久而久之，这种婆婆妈妈的做法会让你感到厌烦：你说得这么全面，还不如你自己做好了！更重要的是，你会觉得给这种上司当秘书，自己只是挂了个名称，对自己的成长没有一点好处。
于雪的上司是公司负责营销的副总。公司员工上千，销售额十几亿，可他连个日程表也不让于雪做。有一次，公司董事长问于雪她的上司这几天日程是怎么安排的，于雪只好回答：“我您问一下副总后再告诉你。”董事长以为于雪是对自己保密，马上在电话里破口大骂，气得于雪眼泪汪汪。因此，于雪下决心从此要改变这种局面。
对于这种“婆婆型”上司，秘书一定要有耐心，要逐步让上司学会“放权”。比如你可以这样说：“老板，你去忙吧，这个传真我会发。”或者“老板，这个文件我会写，下班之前一定交给你！”当你要求上司“放权”，上司对你说“不”时，那你就应该暂时停止“放权”的计划，虽然上司可能觉得这种事无巨细的操心的确是个问题，但他需要时间反省。当然，如果上司说“好”的话，那你就有用武之地了。
不过，当你要求上司“放权”之前，你要把上司所担心的各种问题都想到，并想出相应的对策，只有这样，上司才会放心。如果连续几次你没让上司失望，那上司就会逐渐信赖你：“这事你就自己看着办吧！”
八、消除紧张情绪
有些秘书新人，只要一站在上司面前谈工作，她就会显得特别紧张。她们中很多人性格开朗，能说会道，跟同事说起时装或影视明星来可以滔滔不绝。只要不是在办公室，与上司也可以有说有笑。为什么与上司一谈工作就紧张呢？那是因为私下闲聊时，你只把上司当作一位普通的长者，而一谈工作，你就会自觉不自觉地意识到“上司就是领导”，因而感到了他的威严。
于雪是一个性格开朗的女孩，给负责负责财务的副总当秘书有一年多了；每当她向上司汇报工作，她就会非常紧张，常常不知道从什么地方说起；只要是稍微复杂一点的事情，她的汇报就没有条理性。上司提醒过她几次，无论汇报什么都要先汇报结果，可她总怕上司不明白似的，先介绍事件的背景，背景之后又有背景，经常让上司云山雾罩。
如果与上司一谈工作就紧张，那就应该转变自己的“观念”：先把上司当长辈或朋友，自己与上司的关系不是上下级的关系。如果把上司当成朋友，那在汇报工作之前就先闲聊几句：“老板，昨晚湖南台播《大长今》，您看了吗？”；上司刚吃完饭回来，你就问：“老板，我给您推荐的那家湘菜馆，菜的味道如何？”谈起工作上的事，上司一是一，二是二，可能会非常严肃；即使他再古板，只要你一提起这类比较轻松的话题，他也会很放松。有了这种宽松的氛围，谈起工作来你自然就不会紧张了。
其实，有些上司也很孤独。在他们做决策的时候，他们只能依靠自己；能够与他们闲聊的人很少，因此，有时你一个很简单的话题，也会让他们非常放松。
