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秘书商务活动管理之开放参观活动准备与接待

发布时间：2010/3/23 16:53:02 来源：www.xue.net 编辑：城市总裁吧

　　案例分析：

　　年底，某电视台举办了一次开放参观活动，邀请的参观者就是员工家属。电视台台长十分重视这次活动，不仅组织人员做了大量的准备，如印发通知、安排会场、准备茶点等，而且亲自向家属介绍电视台的历史和现状。台长充分肯定了家属们对电视台工作的支持，并致以衷心的感谢；家属们被邀至各摄影室，并获得了在电视中露面的机会。

　　这一系列的活动安排虽然花费了许多精力，但却使许多员工家属得到了满足。他们觉得平日为家务操劳，今日得到了认可和感谢，从而也会更加支持家人的工作。

　　准备与接待工作

　　1．确定开放参观的项目

　　（1）组织的展览室；

　　（2）生产设备和工艺流程；

　　（3）厂区环境；

　　（4）员工的教育与培训设施；

　　（5）组织的服务、娱乐、福利、卫生等设施。

　　2．开放参观活动的操作流程

　　（1）准备宣传小册子——以简明、通俗的语言，介绍参观的内容，尽量图文并茂；少用深奥的专业术语，考虑一般观众的文化水平和接受能力。秘书应在参观之始将小册子发给来宾，使来宾对参观内容有大致的了解，有针对性的观看，免去了记录的麻烦。小册子还可供日后查考。

　　（2）放映视听材料——可在观摩实物前放映有关录像片、幻灯片或电视片，并做简洁介绍。

　　（3）观看模型——秘书可利用事先制作的组织全景模型，向参观者介绍组织的全貌，这样，参观者可择要参观，既省时，又省力。

　　（4）引导观摩实物——秘书引导参观者沿一定路线参观，并对重要实物给予讲解，讲解要简明扼要，避免长篇大论。

　　（5）中途休息服务——准备好休息室，备足茶水，供参观者中途小憩。

　　（6）赠送纪念品——最好是本组织制造的、或刻印有本组织名称的纪念品，起到宣传本组织的效果。

　　（7）征求意见——在出口处设置公众留言簿或意见簿；还可在观摩实物后，组织参观者座谈，请他们说观后感，提建议，便于组织改进工作。

　　3．秘书在开放参观活动中的职责

　　秘书此时的主要职责就是做好准备与接待工作。

　　（1）准备内容：

　　①准备与寄发请柬；：

　　②为来宾准备休息服务处；

　　③准备介绍材料；

　　④准备特殊的参观用品，如卫生服、安全帽等；

　　⑤准备茶水饮料；

　　⑥准备赠送的礼品和纪念品。

　　（2）接待服务与要求：

　　可组成接待班子，具体负责开放参观事宜。工作中要做到：

　　①来宾到达后热情引导接待；

　　②放映视听资料时认真解说；

　　③参观过程中为来宾做向导；

　　④做好招待来宾的餐饮服务；

　　⑤耐心解答来宾提出的各种问题；

　　⑥做好欢送工作。