秘书资格考试办公室日常事务工作：印信管理
发布时间：2010/9/20 15:23:10 来源：城市学习网 编辑：ziteng
1) 印章的概念
印章是印信凭证的一种，是刻在固定质料上的代表机关、组织或个人权力、职责的凭据。盖印标志着文书生效和对文书负责。印的历史可以上溯到商代。清代史学家朱简所著《印章要记》中记载：“印始于商周，盛于汉。”秦代开始有印、玺之分，皇帝的印称作“玺”，专用玉材，大臣的印称作“印”。到了汉代，官印中又有“章”和“印章”之称。明代官印为长方形半印，君臣各持其半，便于拼对验证。清代官印用正方形，官级较高的官印多用九叠篆文刻制。现代机关、单位印章具有3个特性：一是法定性，我国党政机关都是依法成立的，合法的机关印章才合法，印章经过依法批准才合法，即使公安部门管理着特种行业，但其本身公章的制发也必须按规定办理；二是权威性，印章是机关权威的象征；三是效用性，有了以上两点，印章才有效用，发的文件才能被承认和执行。
2) 印章的种类
印章按其性质、作用、质量可分为正式印章、专用印章、套印章、钢印、手章、名章、戳记七大类。
(1) 正式印章。
正式印章是按照国家规定由上级领导机构正式颁发给所属领导机构使用的代表一定职责、权力的印信凭证。
(2) 专用印章。
专用印章是各级各类领导机构为履行某一项专门职责，经过一定批准手续，颁发给所属某一专门机构使用的印章，这种印章不代表整个领导机构，只代表领导机构某项专门业务内容和权力。它包括财务专用章、合同专用章、业务专用章等。
(3) 套印章。
套印章是根据需要，按照正式印章或专用印章的原样复制而成、专供印刷用的模印。它主要用于印刷需加盖印章的文件、颁发的通和、布告以及经缩微后在各种凭证的印刷品上使用，它用制版印刷的方式代替手工盖印，适用于大宗公文凭证用印。
(4) 钢印。
钢印是用钢材制作的印章，它用于加盖各种证件。既有相同于正式印章的钢印，又有相当于专用印章的钢印。加盖钢印就是使用加压设备，采用模压方法加盖无色印章，只显出印章凸出的字样、式样和图样，而不显出图样、字样的颜色。一般加盖在证件与照片的交接处。
(5) 手章。
手章是指刻有某人姓名的图章，各级领导机构的领导的个人手章代表行使法定职能的领导的个人印信。例如，在各级机构使用的支票上，除要盖有专用印章外，还需要盖有主管领导的手章。
(6) 名章。
名章属于私人印章，使用名章可以代替手写姓名，加盖个人名章可作为个人对某事负责的凭信。
(7) 戳记。
戳记是刻有一定字样的，带有标识性质的印章。这种印章字迹醒目，常加盖在显要的位置上，起着提示的作用。例如，财务单据上盖的“现金收讫”，文书处理中所盖的“急”、“特急”等。
3) 印章的效用
有人说：“印下有性命关天，印下有财产百万。”极言印章的重要。印章的效用有两点：一是权威性或立法性，二是凭信作用。权威性就是代表一个单位、组织或个人的权力，凭信就是代表组织或个人对事务起证明作用。凡是以单位的名义发出的文书都要加盖本单位公章才能生效。如果开具证明信、介绍信，不加盖本单位印章，那么这个证明信或介绍信就不起作用，是个白条子。
印章加盖在文书的不同位置以及在文书处理的不同环节中，其作用也各不相同，主要有如下几种。
(1) 落款处。
盖于文书作者落款处，表明法定作者及文书的有效性。凡文书都应加盖落款章，无印的机构可以借印，例如，派出机构可以借用所驻机关(单位)的印章，共同机构(如在水利局设抗洪指挥部)可借用实体机关(水利局)的印章等。
(2) 更正章。
对文书书写中的夺(脱字)、衍(多字)、讹(错字)、倒(颠倒)进行改正后，要加盖更正章，以作为法定作者自行更正的凭信。一般不要使用刊有“校对”字样的小色章作为更正专用章，以避免作弊现象。
(3) 证见章。
对以他人名义出现的文书盖章作证，例如，两单位签订合同，须请双方上级主管部门加印证见章；旁证材料由旁证人所在单位证见，摘抄档案内容要由档案保管部门证见。
(4) 骑缝章。
介绍信与存根衔接处须骑缝加盖印章，以便必要时查核、对同。
(5) 骑边章。
重要案件的调查、旁证、座谈记录等材料很多是由调查人自作笔录，为完备手续起见，除了应由当事人盖落款章，所在单位盖证见章外，还必须将该材料多页沿边取齐后均匀错开，从首页至末页骑页边加盖一完整公章，以证明该材料各页是同时形成的，避免日后改易之弊。
(6) 弥封盖。
在公文封套封口处加盖公章以确保在传递中无私拆之弊。调查档案时，于封口处用盖有印章的纸条加以密封。
(7) 封存章。
在封条上加盖印章，以封存财册、文件橱、财物、仓库、住房等。常在节假日前夕或特殊情况下使用。
4) 印章的刻制
印章的刻制是印章工作一个重要环节，不论刻制哪一级单位的印章都要有上级单位批准成立该单位的正式公文。刻制印章时，必须由本单位、本部门申请，开具公函，并详细写明印章的名称、式样和规格，经上级单位批准。到单位所在地的公安部门办理登记手续。印章必须在持有公安部门颁发的特种行业营业执照的刻字单位制作。在刻制过程中，要严格按保密要求办理。承担刻制印章的单位和刻字者一律不许留样和仿制。本单位不许自行刻制自己单位的印章。刻制本单位的业务用章，也须持有本单位的正式公函，刻字单位才能办理刻制手续。公安部门虽然管理着刻制印章的行业，但其自身公章的制发，也必须按规定办理。对于伪造印章和使用伪造印章者，应当依法惩处。我国《刑法》第一百六十七条规定：“伪造、变造、或者盗窃、抢夺、毁灭公文、证件、印章罪的，处三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利；情节严重的，处三年以上十年以下有期徒刑”。
5) 印章的颁发
印章的颁发是指上级单位给下级单位颁发印章。颁发印章的对象必须是有使用印章的实际需要的法定机构，这两者是颁发印章的基本原则，两者缺一不可，这在刻制印章之前就应该严格审查。颁发印章时，要严格履行颁发手续，确保安全。特别是正式印章的颁发，更应该郑重其事，安全可靠；即使是其他印章，也不能够滥发乱发。制发印章单位颁发印章时，要进行详细的登记，并要留下印模。颁发印章时，可以派专人送给受印单位，也可以打电话通知受印单位来专人领取，取送印章要按照取送机密文件一样对待。取送重要印章时必须两人同行。
6) 印章的启用
印章的启用是指印章从何时开始生效使用。受印单位在收到上级单位颁发的印章后，是不能随便启用的，应该从便于工作的衔接上考虑，来确定印章的启用时间。在选择好启用印章的时间时，应该提前向有关单位发出正式启用印章的通知，注明正式启用日期，并附印模，同时报上级单位备案。颁发机关和使用机关、单位都要把启用日期的材料和印模立卷归档，永久保存，在启用印章通知规定的启用日期之前，该印章是无效的，只有在规定日期开始后，印章才能使用。要强调印章的启用日期，并要永久保存，假若以后出现一张票据或证明的日期在印章启用之前，那么，印章的启用日期就能起到辨别真伪的作用。印章启用通知可用大字头文件，也可用小字头文件，但一般以上级单位或代管办公室小字头文件为宜。启用通知上的印模应用蓝色印油，以表示第一次使用。启用通知的发放范围视该印章的使用范围而定。
业务用章的启用可以由各单位的领导自行决定。对外产生效用的印章，如财务专用章、收发文件专用章等，在启用时，应该将启用的时间、印章式样通知有关单位。 [NextPage] 7) 印章的保管
(1) 选择好单位印章放置的地方。
一般放在单位的机要室或办公室较好。若该单位不设机要室或办公室，则应指定专人负责保管印章，并存柜加锁。
(2) 选择好管理印章的人员。
(3) 印章的保管应建立起严密的制度。
单位、机关办公室负责人要对本单位或本机关有哪些印章及由哪些人负责保管心中有数。要建立印章保管登记册，载明什么印章、印文、印模和保管人姓名等项。印章保管人员应该明确责任，保证印章的正常使用和绝对安全，防止印章被滥用或盗用。按保密要求，印章保管人员不得委托他人代取代用。保管印章要牢固加锁，防止被盗。用完印章后要随手锁好，不能图省事而将印章随意放在办公室桌上或敞开保管柜。对于印章被盗用而产生的后果，保管人员应该负有法律上的责任。一旦发现保管的印章有异常情况或丢失，应该保护现场，报告领导，查明情况，及时处理。必要时，应该报告公安机关协助查找。印章保管人员还要注意保养印章，及时进行清洗，以确保盖印时清晰。印章使用的时间一长，表面就会被印泥渣子糊住，使盖印时字迹不清楚，难于辨认。保管人员可以先把印章浸湿，擦上肥皂或洗衣粉，再用小刷子或旧牙刷反复在清水下刷洗，就可除去印泥渣子。
8) 用印
机关、单位在使用印章时要十分谨慎，要求每次用印都要履行批准手续，并进行登记。印章管理人员在使用印章时应做到以下几点。
(1) 检查批准用印的签字。
用印时，首先应检查是否有机关、单位负责人批准用印的签字。原则上，机关或单位都制定有关用印的规定，用印应由这个机关或单位的有关负责人批准。但是，有的机关或单位为避免使领导人陷入一般性行政事务，对一些不涉及重大问题的事项用印时，如开具一般性证明等，往往将权力下放给办公室负责人或印章管理人员。但这也有一定的规定范围，超出范围的用印，仍应请示领导人批准。
(2) 审阅、了解用印内容。
要求不能不看内容就盲目盖印。同时，还要检查留存材料是否交全。一般用印要保留的材料有：
一般信件应保留有领导人签批的草稿。
协议书、合同应保留一份文本。
毕业证书、荣誉证书等各类证书要附有颁发文件或领导人批准的书面材料、名册及证书的样本。要逐一核对证书与名册的姓名是否相符，并清点证书数量与名册的人数是否相同。
若实在没有留存材料的，要详细地记载用印情况。这主要有两种情况：一种情况是机关或单位领导人在某份文字材料或文件上签注了意见，需加盖公章，应详细登记，注明何人在什么文件上签注了什么意见，发往何处等。另一种情况是为了证明某人为某机关单位职工，如在汇款单上加盖公章。这种用印虽然不用留底，但也须进行登记，不能随便拿来就盖。因为加盖公章后就起着凭信作用，是要对此负责的。
(3) 用印登记。
每次用印都要进行登记。登记项目包括用印日期、编号、内容摘要、批准人、用印单位、承办人、监印人、用印数以及留存材料等项。
除了机关单位的介绍信有存根，发文有发文登记簿而不用登记外，其他每次用印，不论大事或小事，都应进行登记。
(4) 盖印。
对公文、函件经过上述审查、登记以后，即可按要求加盖印章。盖章时精神要集中，用力要均匀，使盖出的印章端正、清晰、美观，便于识别。印章文字不能盖歪或盖得颠倒。
以机关名义发出的公文、函件必须加盖机关的印章。机关的正式公文只在文末落款处盖章。带有存根的介绍信、证明信或公函等要盖两处印章，一处盖在落款处，一处盖在公函连接线上。凡是在落款处加盖的印章都要端正盖在成文日期的上方，并做到上不压正文，下压成文日期年、月、日中4个字(视印章大小而定)，俗称“齐年盖月”。如果在日期上方有发文单位落款，按目前通常的做法，印章应该压在发文机关或成文日期上面。若没有机关落款，只要把印盖下压年月日即可。大批量印发的带有固定版头的机关文件可以加盖机关印章。
(5) 整理留存材料。
把用印留存的材料进行编号整理，归卷各档。对其中具有查考价值的，要在年终整理立卷时归档保存。
(6) 正式印章使用的地点。
使用正式印章要在办公室内，一般不能将印章携带出机关或单位外使用，印章不能脱离印章管理人员的监督。在一般印刷厂套印有单位印章的文件时，应有印章管理人员在现场监印，这个问题还没引起一些机关、单位的足够重视。例如，两个单位发联合通知，需要套印单位印章，主办单位派人到另外一个单位“借”印章到印刷厂套印，这种做法是不对的。因为印章不是一般的物品，印章使用后，机关、单位都要对此负责任，它是不能随便借用的。正确的做法应该是：主办单位请另一个单位的印章管理人员携带印章，一同到印刷厂监印。
(7) 不允许盖空白凭证。
印章管理人员应不允许出现盖有印章的空白凭证，因为他对于印章使用的后果要负有责任，因而，对于一切用印情况都应该具体掌握。但在有些特殊情况下，需做特殊处理。例如，有的业务部门以领导单位的名义颁发凭证，如土地使用证等，需要事先加盖领导单位的印章或套印，然后再填发。在这种特殊情况下，就按以下要求进行处理。
要有单位领导人的特别批准；
此类凭证要有指明用途的特定格式，除了这种指定的用途以外，不能再用做别的凭证；
此类凭证要逐页编号，最好将它装订成册，并须有存根；
领导单位的印章管理人员对于此类只进行宏观上的管理，即只办理领取登记的手续，登记的项目包括凭证名称、起止号码、张数、领取人签名项目；
此类凭证的具体管理应由领用部门负责，领用部门要派专人负责管理，填发时应履行批准手续。
(8) 代章。
有的单位或者因为刚成立，或者因为改变名称，或者因为改变隶属关系，印章没有刻制出来，而有些工作又急需要使用印章，可以采取代章的办法，即用其他印章代替应使用的印章。代章要在落款的后边注明“代”字。另外，党政机关之间代章必须是同级或是上级代下级，下级或是没有任何关系的单位一般不能代章，代章使用手续与正式印章相同。
9) 印章的停用
单位印章在该单位名称变更、机构撤销、式样改变或其他原因时，停止使用印章。应该按照上级规定及领导的指示认真负责地做好印章停用后的善后工作。首先要发文给该单位有业务往来的单位，通知已停止印章的使用，并说明停用的原因，标明停用的印模和停用的时间。其次，要彻底清查所有的印章，停用的废印章不能在原单位长期留存，要及时地送交颁发单位处理。
正式印章停用或作废并启用新章时，要发旧章作废并启用新章的通知。作废的旧章印在“印模栏”内，用红色；启用的新章印在“方框栏”内，用蓝色，表示刚刚启用。
按规定，旧章停用后，已失去原有的法人标志，不能作为现行机关、单位职权和活动的凭证。在特殊情况下，必须使用原单位名称时，例如，某人毕业于某大学，后来该大学改名，而此时此人准备出国留学，需要出具该大学有关证明，要求同此人原来持有的毕业证书等材料上的学校名称相符。在这种情况下，也要坚持原则，必须使用新印章，不能使用旧印章，但是可到公证处进行公证，公证“××”单位就是“原××单位”。这样，既遵守了印章使用制度，又做出了灵活处理。
10) 废印章的存档和销毁
旧印章停用后，应清查全部印章，并把清查结果报告领导，请领导审定旧印章的处理办法。根据领导的批示，分不同的情况或者上缴颁发机构切角封存；或由印章作废单位填制作废印章卡片，连同作废印章一起交给当地档案馆(室)立卷备查，并将作废印章予以销毁；或由本单位自行销毁。对于那些重要单位的、具有保存价值的印章要分期妥善保存；对于那些临时性单位、一般单位的、没有保存价值或保存价值不大的印章，应该集中起来，定期销毁；属于领导个人的手章，应该退给本人；一般戳记可经批准销毁。如果要销毁废旧印章，必须报请单位负责人批准，销毁时要有主管印章的人员监销。所有销毁的废旧印章都要留下印模保存起来，以备日后查考。
