秘书资格考试办公室日常事务工作：介绍信管理
发布时间：2010/9/20 15:24:05 来源：城市学习网 编辑：ziteng
介绍信是一种使用相当广泛的身份证明。一个单位的人员要出差办事，需有说明任务、证明身份的介绍信。介绍信的形式一般有两种：一种是秘书部门掌管的工作介绍信，按照统一格式印制，使用比较简单。有制发单位名称、使用人姓名、职务、事由、时间、有效期、用印等，只要填写即可。另一种是用公用信笺书写的介绍信，这是为请求或希望或证明某种情况而使用的。这类介绍信书写时要求叙事清楚，语气和婉。使用介绍信时，应严格掌握制度，当开则开，不开空白介绍信。介绍信的使用要严格管理，开出介绍信、转介绍信以及进入特区介绍信，都要履行一定的手续。
1) 开具介绍信的手续
需要单位介绍信者，应填写单位介绍信签批单，经主管领导批准后，秘书根据此单填写介绍信，盖章后发给需用人。履行签批手续，一可防止个人乱用介绍信，二可使机关、单位领导掌握情况。
2) 介绍信本的管理
对机关、单位介绍信的管理，应建立一种严密的有据可查的方法。大机关、大单位的介绍信要分给几个部门管理使用，秘书部门在给职能部门分发空白介绍信本时，必须严格履行登记签收手续。
3) 使用介绍信须知
负责管理介绍信的秘书应严格执行使用介绍信签批手续，否则，出现问题无处查找。严禁发出空白信。
介绍信存根应妥善保管，按保密要求归档。保管期为5年。
因情况变化，介绍信领用人没有使用介绍信，应即退还，未及时退还的，秘书要去收回，收回后，将它贴在原存根处，并写明情况，以免丢失。
如若发现介绍信丢失，领用人应立即向机关、单位反映，及时采取相应措施。
秘书在接待外单位介绍来人时，应认真查对来人姓名、商办事项和介绍信所开列的是否相符。
一项工作需要多次联系的，未结束前，其介绍信可继续使用。结束后，秘书一定要将来人的介绍信收下备查。
对前来借物、借款以及商洽较重大事件的人员，当事情已经办妥，在留下介绍信时，秘书要该人员在介绍信反面签注办理情况，如经手借到有关资料几件，以便日后查对。
4) 使用介绍信注意事项
(1) 使用介绍信者的合法身份与事由要严格审核。用信人的姓名、身份、人数、事由要一一写清楚，防止冒用和伪造。
(2) 单位名称要用全称或规范化的简称。签署、用印、时间等要写明。
(3) 介绍信要有编号和骑缝章。存根和发出的信要一致。
