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办公室日常事务工作任务及操作要点实例

发布时间：2010/9/21 14:46:12 来源：城市学习网编辑：ziteng

1．具体情境

2005年5月10日上午10:00，××学院办公室秘书姜某接受了副院长王某交办的一件任务，请小姜按照年度出访计划安排，为学院党委批准的2005年由王炎院长带队青年骨干教师教育考察团一行5人将于暑假期间赴英国进行为期10天的教育考察办理因公出国手续。小姜根据有关规定，首先与学院的海外合作办学单位英国戴尔商学院联系，请对方发出邀请函。7天后接到了邀请函以及其他出访材料，小姜立即通过网络向浙江省人民政府外事办公室上报《浙江市因公出国、赴中国港澳地区任务申报表》。一周内上网查询到已获批准，于是小姜到市政府外事办公室取回《浙江省政府出国、赴中国港澳地区任务批件》。接着，小姜备齐了学院组织部办好的因公出国人员政审材料，连同《浙江省政府出国、赴中国港澳地区任务批件》以及英国戴尔商学院发来的邀请函的复印件、翻译件、行程安排表、团组人员表、行程费用表、出国人员身份证复印件，到浙江省因公出入境服务中心办理护照和签证。14个工作日后，小姜取回了由浙江省因公出入境服务中心办理好的护照和签证。至此，因公出国的手续基本办完，前后共计耗时近1个月。此后，还要准备有关文件、物品、礼品、订购往返飞机票、兑换外汇等诸多具体事务，直至将考察团送上飞机。

2．操作要点

1) 因公出国手续办理流程说明(表2-1)

表2-1 因公出国手续输流程说明

序号	工作环节名称	责任人	工作内容	注意事项
1	年初申报出访计划	预备出访的部门负责人	拟定出访计划，并上报本单位外事管理部门	外事部门审核，与情况相近的预备出访部门协调，合并、调整出访计划
2	审批出访计划	外事部门负责人单位领导	外事部门初审后，报送单位领导审批	被批准的出访计划方可实施
3	出访对象发来邀请函	外事部门负责出国手续办理工作的办事员	外事部门与出访对象联系，请对方发来邀请函	由外事处人员翻译
4	上报省或直辖市主管外事的机构审批	外事部门负责出国手续办理工作的办事员	将《浙江省因公出国、赴中国港澳地区任务申报表》上报省或直辖市人民政府外事办公室审批，在网上查询到已获批准后，取回《浙江省政府出国、赴中国港澳地区任务批件》	审批时间通常为一周
5	办理因公出国护照	外事部门负责出国手续办理工作的办事员	将全部所需材料备齐送交浙江省因公出入境服务中心审批，办理因公出国护照和身份证所需材料有：单位组织办好的因公出国人员审查材料、《因公出国、赴中国港澳地区任务申报表》，《市政府出国、赴中国港澳地区任务批件》、《申请出国护照身份证事项表》、出访对象发来的邀请函复印件及翻译件、行程安排表、出国人员表、行程费用表、出国人员身份证复印件等
6	出国前的准备工作	外事部门负责人、外事部门负责出国手续办理工作的办事员	外事部门准备出访礼品、外汇、订购往返飞机票等，并组织召开准备会，进行外事教育

2) 因公出国手续办理相关表格

(1) 因公出国、赴中国港澳地区任务申报表(表2-2)。

表2-2 浙江省因公出国、赴中国港澳地区任务申报表

主送单位：省政府外办上报序列号：22340

出访单位

单位名称

浙江传媒学院

文件编号

出访事由、时间：

考察英国职业教育情况；考察英国戴尔商学院职业教育体制，教学内容及方法；考察英国其他职业教育学院教育教学情况

负责人签名：胡可(用钢笔填写) 职务：外事处长(用钢笔填写)(外事处公章)

2005年5月16日

申报时间

联系人

电话

主管局级单位

单位名称(全称)

浙江传媒学院

文件编号

浙传外出字[2005]13号

主管局级单位意见(三资企业由外经部门签章)

同意

负责人签名：王富川(用钢笔填写) 职务：院长(用钢笔填写)(单位公章)

2005年5月16日

申报时间：

2005年5月17日

联系人

姜少薇

电话

64772345

附：① 邀请函及译文。

② 根据出访任务所需的其他有关材料。

(此表代替公函使用，请用钢笔填写，文字要工整，不得涂改)(2) 省政府因公出国批文(表2-3)。

表2-3 省政府因公出国批文

浙江省人民政府浙政外出字[2005]1610号
出国赴中国港澳地区任务批件
出访团组名称	浙江传媒学院青年骨干教师赴英国教育考察团	团组负责人姓名及总人数	王炎等5人
出访任务	执行教育考察任务
出访及途经地点、停留时间	英国(10)天共：10天

续表

浙江省人民政府浙政外出字[2005]1610号
出国赴中国港澳地区任务批件
邀请、接待单位名称	英国戴尔商学院
费用来源	自理
姓名	性别	出生年月	工作单位	职务或职称
王炎	男	1966/07/14	浙江传媒学院	副院长教授
路建设		1971/10/01	浙江传媒学院	讲师
富锦		1975/09/23	浙江传媒学院	讲师
程瑛		1970/05/13	浙江传媒学院	教研室主任
蒋虹		1978/07/10	浙江传媒学院	助教
附注：请于回国后20日将出访总结交市外办
二00五年六月七日 (浙江省人民政府出国任务审批专用章) 主送：浙江传媒学院

(3) 因公申请出国护照、签证事项表(表2-4)。

表2-4 申请出国护照、签证事项表

(此表代替公函使用，表内各项请逐项准确、详细地填写，不得复印、涂改)

上报序列号：24274 京外签字第号

1.派遣单位名称(在审外办备案的单位)	2.局级单位外事部门意见
浙江传媒学院单位编号：0502010 专办员：姜少薇电话：64752380	负责人签名及公章：胡可(浙江传媒学院外事处公章) 2005年5月16日
3.任务审批	4.出国人员审查
审批部门名称批件文号及发文日期市政府外办浙政外出字〔2005〕1610号 2005.6.7 审批部门名称确认文号及发文日期	审查部门名称批件文号及发文日期学院党委组织部京(组) 审字〔2005〕6号
5.出国目的(请选择)

续表

(1)友好访问 (2)科技考察 (3)科技交流 (4)经贸考察 (5)经济贸易 (6)文化体育 (7)讲学进修 (8)培训 (9)会议 (10)援外 (11)劳务 6.出访事由(与任务批件中出访任务一致) (12)随团				赴英国进行教育考察
出国总人数	5	境外停留时间数		10(天)	启程目期	2005.7.20
7.启程时间、往返路线(国内只填启程地点，国外填国名、日程)
日／月出境日期入境日期英国伦敦英国 20／7 30／7 航班号
8.国外邀请方情况
国家名称	停留天数		人数	国外邀请方情况 (此栏请打印)
英国	10		5	单位(中文)：英国戴尔商学院
单位(外文)：地址(外文)及电话： Tel：

3) 所需资料

英国戴尔商学院的邀请函译文

英国戴尔商学院

2006年5月11日

尊敬的王先生：

我们诚挚地邀请下列人士7月来我院进行教育考察。

王炎副院长

路建设讲师

富锦讲师

程瑛教研室主任

蒋虹助教

我们将为贵团提供在我校考察的机会。同时，我们还安排贵团参观相关政府教育部门和机构，以期获得实地考察和深入了解。有关政府官员、专家和学者们会就以上问题做相关介绍。

这次教育培训的费用由贵团成员自理。